Эффективная деятельность любого государственного архива невозможна без четкого планирования, обоснованного расчета штатного расписания и объективной оценки трудоемкости выполняемых процессов. Ключевым инструментом решения этих задач выступают нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами. Данный нормативный документ, утвержденный Федеральным архивным агентством (Росархивом), является основой для нормирования труда в отрасли.
Правовая база и история принятия
Действующий нормативный сборник «Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами» был утвержден 3 ноября 2015 года. Его разработка стала необходимостью в связи с рядом фундаментальных изменений в законодательстве и производственной практике:
- Переход на 40-часовую рабочую неделю (ФЗ от № 3543-1).
- Принятие Трудового кодекса РФ (раздел 6 «Оплата и нормирование труда», гл. 22 «Нормирование труда»).
- Вступление в силу Постановления Правительства РФ от № 804 «О правилах разработки и утверждения типовых норм труда».
- Появление новых видов архивных работ и услуг, изменение технологий выполнения традиционных процессов (цифровое преобразование, электронные архивы).
- Устаревание предыдущего документа, «Типовых норм времени и выработок на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах» (М., 1988), который не соответствовал современному законодательству и не охватывал весь комплекс работ.
Методологическую основу пересмотра норм составили: Трудовой кодекс РФ, отраслевые нормативные акты (в т.ч. «Основные правила работы государственных архивов РФ»), а также положения об организации нормирования труда в учреждениях Государственной архивной службы (Приказ ГАУ при СМ СССР от № 57).
Сфера действия и назначение норм
Кому применяются нормы
Первоочередно нормы рекомендованы для применения в государственных архивах, хранящих:
- управленческую документацию;
- документы личного происхождения;
- документы по личному составу.
Кроме того, по отдельным позициям они могут использоваться в:
- архивах, хранящих научно-техническую документацию;
- архивах кинофотофонодокументов;
- муниципальных архивах (с учетом законов субъектов РФ).
Основные функции норм времени
Нормы времени не являются самоцелью — они выполняют критически важные управленческие функции:
- Планирование деятельности: определение трудоемкости работ при составлении планов работы архива в целом, его структурных подразделений и индивидуальных планов исполнителей.
- Кадровое обеспечение: расчет и обоснование необходимой численности основного персонала (штатного расписания).
- Контроль и анализ: анализ фактических затрат рабочего времени при составлении отчетов структурных подразделений, выявление резервов повышения производительности труда.
- Экономическое обоснование: основа для расчета фонда оплаты труда, тарификации услуг (при платных архивных услугах) и обоснования бюджетных заявок.
Методология разработки и структура нормативов
Принципы разработки
Нормы разработаны применительно к усредненному технологическому процессу на типовые работы и услуги. Ключевые принципы:
- Учет рациональной организации труда.
- Использование необходимых средств и предметов труда (современное оборудование, ПО, архивная техника).
- Ориентация на квалифицированного работника, владеющего рациональными методами выполнения работы.
Структура нормативного сборника
Сборник охватывает весь цикл архивных процессов. Типово он включает нормы времени на следующие группы работ:
- Прием и учет документов: экспертиза фондов, составление актов приема-передачи, инвентаризация.
- Фондовая работа (научно-описание): систематизация, описание дел, составление указателей, реестров, путемников.
- Хранение и обеспечение сохранности: размещение дел в хранилищах, контроль микроклимата, санитарная обработка, ремонт и восстановление документов.
- Информационно-справочное обслуживание (ИСО): поиск документов, выдача на пользование, оформление справок, выписок, копий.
- Публикация и информационное распространение: подготовка путеводителей, обзоров, выставок, публикаций.
- Цифровизация и электронное документооборот: сканирование, распознавание (OCR), ввод метаданных, формирование электронных копий, загрузка в ЭАРХ/АИС.
- Методологическая и организационная работа: разработка локальных актов, инструкций, обучение персонала.
Местные нормы: адаптация к реальным условиям
Важным положением документа является признание того, что типовые нормы не могут учесть все специфические условия конкретного архива. Поэтому предусмотрен механизм разработки местных (собственных) норм.
Основания для разработки местных норм:
- Увеличение сложности работы по сравнению с типовым процессом.
- Внесение новых элементов в технологию выполнения работы.
- Появление новых видов работ/услуг, отсутствующих в типовых нормах.
- Специфика условий хранения (состояние документов, оснащенность хранилищ).
Методы обоснования местных норм:
- Хронометражные наблюдения — замер времени выполнения операций в производственных условиях.
- Самофотография рабочего времени — изучение структуры рабочего дня специалиста для выявления потерь времени и установления нормированных перерывов.
Местные нормы могут быть более детализированными и учитывать:
- Опыт и уровень квалификации исполнителей.
- Сложность и состояние документов (плесень, повреждения, неразборчивый почерк).
- Условия хранения (удаленность хранилищ, отсутствие лифтов/конвейеров).
- Используемое программное и техническое обеспечение.
Практическое значение для управления архивом
Грамотное применение норм времени позволяет руководителю архива решить ряд стратегических задач:
| Задача управления | Роль норм времени |
|---|---|
| Формирование штатного расписания | Обоснование количества единиц архивариусов, техников, реставраторов, сканеровщиков перед вышестоящим органом или учредителем. |
| Распределение нагрузки | Справедливое распределение плановых заданий между сотрудниками/отделами (например, норма на описание 1 дела × плановый объем = трудоемкость в человеко-часах). |
| Оценка эффективности (KPI) | Сравнение фактического времени выполнения операции с нормативным для выявления лучших практик или проблем (неквалифицированность, неисправное оборудование). |
| Ценообразование на платные услуги | Расчет себестоимости услуги (поиск, копирование, справка) на основе затрат рабочего времени (ФОТ + налоги) + накладные расходы. |
| Планирование цифровизации | Расчет сроков и состава бригады для проектов массового сканирования фондов с учетом норм на подготовку, сканирование, постобработку, описание ЭК. |
Современные вызовы и перспективы развития нормирования
На 2026 год (актуально на момент написания статьи) отрась сталкивается с вызовами, требующими актуализации подходов к нормированию:
Цифровая трансформация
Внедрение систем электронного документооборота (СЭД), автоматизированных информационных систем архивов (АИС Архив), технологий ИИ для распознавания текста и автоматического атрибутирования меняет структуру трудозатрат. Нормы 2015 года требуют корректировки на операцию «контроль качества распознавания» или «обучение нейросети», которых не было в типовых процессах.
Удаленная работа и гибридные форматы
Постковидная практика показала возможность выполнения части операций (описание по актам, ввод метаданных, контроль ЭК) удаленно. Нормирование труда в таких условиях требует новых подходов к учету времени (трекинг активности, нормативы на объем, а не на время присутствия).
Интеграция с ЕАРХ (Единая архивная система)
Переход на федеральные стандарты метаданных и обмен данными в ЕАРХ накладывает дополнительные требования к полноте описания, что увеличивает трудоемкость единицы хранения (дела) по сравнению с локальными стандартами 2015 года.
Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами (утв. Росархивом ) — это фундаментальный инструмент управленческого учета в архивном деле. Они обеспечивают единство подходов к планированию, финансированию и оценке эффективности деятельности архивов разного уровня и профиля.
Однако статичность нормативного документа в условиях стремительной цифровизации требует от архивов активной работы по разработке и утверждению местных норм, отражающих реальную технологию, программное обеспечение и квалификацию кадров. Только сочетание федеральных эталонов с гибкими локальными стандартами позволяет архиву оставаться эффективной, прозрачной и социально защищенной организацией.
Ключевые нормативные ссылки для работы архивариуса-нормировщика:
- Трудовой кодекс РФ (Гл. 22 «Нормирование труда»).
- Постановление Правительства РФ от № 804 «О правилах разработки и утверждения типовых норм труда».
- Приказ Росархива от «Об утверждении Норм времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами».
- Приказ Росархива от № 100 «Об утверждении Основных правил работы государственных архивов Российской Федерации» (в ред. от 2023 г.).
- ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Архивное дело. Термины и определения» (для единообразия терминологии операций).
Примечание: Текст норм времени (Приказ Росархива от ) доступен в открытых правовых системах (например, КонсультантПлюс, ГАРАНТ) и на официальном сайте Росархива в разделе «Нормативно-методические документы».