Дата актуализации источника: 03 ноября 2015 г. (КонсультантПлюс).
Ссылка на оригинал: Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами
Общие положения
Нормы времени (далее – нормы) разработаны Федеральным архивным агентством и утверждены Росархивом для применения в государственных архивах, где хранятся:
- управленческая документация;
- документы личного происхождения;
- документы по личному составу.
По отдельным позициям нормы могут быть использованы в архивах, работающих с научно‑технической документацией, кино‑фото‑фонодокументами, а также в муниципальных архивах с учётом регионального законодательства.
Цели внедрения норм
- Определение трудоёмкости конкретных работ и услуг;
- Планирование деятельности архивных подразделений;
- Расчёт и обоснование численности штатных сотрудников;
- Анализ фактических затрат рабочего времени при составлении отчётности.
Правовая и методическая база
Нормы построены на основании следующих нормативных актов:
- Трудовой кодекс РФ (раздел 6, глава 22 «Нормирование труда»);
- Приказ Минтруда РФ № 804 от «О правилах разработки и утверждения типовых норм труда»;
- Постановление Госкомитета СССР по труду и соцвопросам № 226/П‑6 от ;
- Положение об организации нормирования труда в учреждениях Государственной архивной службы СССР (Приказ ГАУ от № 57);
- Основные правила работы государственных архивов РФ (утратил силу, но использованы как методологическая база).
Методика расчёта норм
Нормы рассчитаны на 8‑часовой рабочий день при 40‑часовой рабочей неделе. При их расчёте учитывались:
- результаты хронометражных наблюдений в федеральных и региональных архивах;
- анализ местных (собственных) норм, полученных в ходе «самофотографии» рабочего времени;
- технологический процесс, характер документов и условия их хранения;
- время на подготовительно‑заключительные, вспомогательные операции и обслуживание рабочего места.
Для унификации использованы средние гармонические величины, полученные из совокупности местных норм.
Основные единицы измерения объёма работы
| Единица | Определение |
|---|---|
| Документ | Отдельный лист (формат A4) любого типа. |
| Лист | Текст с одной стороны листа формата 210 × 297 мм. |
| Машинописный лист | Текст, напечатанный на пишущей машинке (2‑й интервал), 29 ± 1 строк, 60 ± 2 знаков в строке. |
| Авторский лист | 40000 печатных знаков (≈22‑23 машинописных листа). |
| Учетно‑издательский лист | То же, что авторский лист. |
| Единица хранения (дело) | 150 листов (управленческая документация) или 50 листов (документы личного происхождения) формата A4. |
| Коробка (связка) | 10 единиц хранения (≈1500 – 5000 листов). |
| Карта, микрофильм, ролик и др. | Соответствующие единицы измерения, указанные в нормативных таблицах. |
Ключевые группы работ и их нормативные показатели
Приём‑выдача документов
- Выдача одной единицы хранения (дело) – 0,12 дня (≈9,6 минут).
- Выдача коробки (связки) – 0,5 дня (≈4 ч 00 мин).
- При работе в высотных хранилищах (потолки > 2,5 м, двух‑/трёхъярусные стеллажи) норма снижается на 15‑20 %.
- Для документов, упакованных в связки, снижение нормы – 10 %.
Оформление и комплектование дел
- Оформление единицы хранения управленческой документации – 0,15 дня (≈12 мин).
- Комплектование коробки (10 единиц) – 0,8 дня (≈6 ч 24 мин).
- Для документов досоветского периода норма увеличивается на 10‑15 % из‑за более сложного описания.
Оцифровка и работа с ПЭВМ
- Ввод данных (текст) в электронный каталог – 1,5 минуты на один лист.
- Сканирование одного листа формата A4 – 0,8 минуты.
- Общая продолжительность работы на ПЭВМ в течение 8‑часового дня не должна превышать 4 часов (50 % рабочего времени).
- Непрерывная работа на ПЭВМ – не более 2 часов; после каждого часа – перерыв минимум 10 минут.
Обеспыливание и консервация документов
- Обеспыливание одной единицы хранения – 0,05 дня (≈4 мин).
- Консервация (подготовка к хранению в специальных условиях) – 0,2 дня на коробку.
Специальные работы
- Работы с картографическими документами – норма увеличивается на 20 % (сложность геодезических описаний).
- Работы с кино‑фото‑фонодокументами – отдельные нормы, определяемые в специализированных методических рекомендациях.
Организация труда в государственных архивах
Рабочее место
- Минимальная площадь на одно рабочее место – 4 м² (при оптимальном размещении три сотрудника в помещении).
- Для руководителей – не менее 10 м².
- Оснащение: стол (один‑ или двухтумбовый), подъемно‑поворотное кресло, книжные шкафы, полки, канцелярия, ПК (при необходимости).
- Температурный режим: 17‑19 °C, относительная влажность 50‑55 %.
- Освещённость: общий свет 300‑400 лк; индивидуальная – при необходимости с помощью настольных ламп.
- Шум: не более 50 дБ в помещениях для умственной работы, до 60 дБ в зонах с пишущими/счётными машинами.
Режим труда и отдыха
- Стандартная продолжительность рабочего дня – 8 часов (40‑часовая неделя).
- Обязательный перерыв (обед) – минимум 30 минут (не учитывается в нормах времени).
- Дополнительные короткие перерывы (10 мин) после каждого часа работы за ПЭВМ.
- Время на подготовительно‑заключительные и вспомогательные операции включено в нормативные показатели.
Трудовые показатели
Нормы выражаются в днях (для объёма работы) либо в минуте/часе (для операций с ПЭВМ). При расчёте плановых показателей учитывается:
- коэффициент сложности (исторический период, тип документа);
- условия хранения (высота потолков, тип стеллажей);
- квалификация персонала (начинающий, специалист, эксперт).
Применение местных (собственных) норм
Если в конкретном архиве наблюдается значительное отклонение от рекомендованных нормативов (например, из‑за уникального технологического процесса или особых условий хранения), допускается разработка местных норм на основе:
- хронометражных наблюдений;
- самофотографии рабочего времени;
- анализов эффективности текущих процессов.
Местные нормы могут быть как выше, так и ниже рекомендованных, но должны быть документально оформлены и согласованы с руководством архива.
Практический пример расчёта нагрузки
Допустим, архив планирует за месяц обработать:
- 150 единиц хранения управленческой документации;
- 30 коробок (связок) личных документов;
- 2000 листов, подлежащих оцифровке.
| Работа | Норма (день) | Кол‑во | Общее время (дней) |
|---|---|---|---|
| Выдача единицы хранения | 0,12 | 150 | 18,0 |
| Выдача коробки | 0,5 | 30 | 15,0 |
| Оцифровка листа | 0,013 (≈0,8 мин) | 2000 | 26,0 |
При 22 рабочих днях в месяц получаем нагрузку ≈ 2,7 чел.-дня в сутки, что позволяет распределить работу между 3‑4 специалистами без превышения нормативных показателей.
Нормы времени, утверждённые Росархивом, представляют собой унифицированный инструмент для планирования, контроля и оптимизации труда в государственных архивах России. Их правильное применение позволяет:
- обеспечить рациональное использование штатных ресурсов;
- сократить избыточные затраты времени и средств;
- повысить качество обслуживания заявителей и научных пользователей;
- создать прозрачную основу для формирования бюджета и отчётности.
При этом архивы сохраняют гибкость: при необходимости могут разрабатывать собственные, более детализированные нормы, учитывающие специфические условия их работы.
Статья подготовлена на основе нормативного документа «Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами» (утв. Росархивом, 2015) и дополнена актуальными рекомендациями по организации труда в архивных учреждениях.