В современной системе архивного дела нормативное регулирование труда играет ключевую роль. Нормы времени позволяют обеспечить:

• Своевременное получение пользователями необходимой информации;
• Рациональное распределение рабочего времени персонала;
• Соблюдение санитарных и трудовых норм.

Данные нормы утверждены Росархивом и регулярно обновляются в соответствии с изменениями трудового законодательства (в частности‚ с введением 40‑часовой рабочей недели).

Правовая основа

Основные документы‚ регламентирующие нормы времени в государственных архивах:

1. Приказ Федерального архивного агентства № 111 от «Об утверждении типовых норм времени и выработки на работы (услуги)‚ выполняемые государственными архивами».
2. Нормативный сборник‚ утверждённый Росархивом г.‚ включающий:
   • Раздел 4 «Описание архивных документов и научно‑справочный аппарат к документам архива»;
   • Раздел 5 «Использование документов архива»;
   • Комплексные нормы времени на подготовку публикаций и справочников (Государственный архив ФСР — ГАФ СССР).
3. Закон РФ от № 3543‑1 «О 40‑часовой рабочей неделе».

Классификация норм времени

2.1 Типовые нормы

Типовые нормы – это универсальные показатели‚ применяемые во всех государственных и муниципальных архивах. Они фиксируют:

• Время‚ затрачиваемое на выполнение конкретных операций (в днях‚ часах);
• Нормы выработки – количество единиц работы‚ выполненных за 7‑часовой рабочий день.

2.2 Укрупнённые нормы

Укрупнённые нормы разрабатываются для объединённых архивов‚ где хранятся документы по личному составу учреждений‚ организаций и предприятий. Их цель – адаптировать типовые показатели к особенностям крупномасштабных архивных комплексов.

Перед введением укрупнённых норм необходимо привести организационно‑технические условия работы к требованиям‚ прописанным в нормативном сборнике.

2.3 Нормы с применением ПЭВМ

С учётом автоматизации архивных процессов в 2001‑м году были введены специальные нормы‚ учитывающие работу с персональными электронно‑вычислительными машинами (ПЭВМ). Они охватывают:

• Электронный поиск и выдачу документов;
• Оцифровку и создание электронных копий;
• Подготовку электронных справочных систем.

Основные группы работ‚ охваченных нормативом

3.1 Описание архивных документов

Включает составление описи‚ каталога‚ справочников‚ а также создание научно‑справочного аппарата. Нормы времени определяют:

• Среднее время на описание одного фонда;
• Время на подготовку описательных карточек и электронных метаданных.

3.2 Использование документов архива

К этой группе относятся услуги по:

• Выдаче оригиналов и копий;
• Консультациям пользователей;
• Инструктажу и обучению специалистов‚ работающих с архивными материалами.

3.3 Подготовка публикаций и справочников

Сюда входят работы по:

• Подготовке научных публикаций‚ монографий и тематических сборников;
• Созданию справочников по документам (например‚ «Справочник по документам ГАФ СССР»);
• Оформлению и печати изданий.

3.4 Вспомогательные работы

Вспомогательная работа – это время‚ затрачиваемое на поддержание рабочего места и подготовительные действия‚ необходимые для выполнения основной работы. К ней относятся:

• Организация и уборка рабочего места;
• Подготовка оборудования (сканеров‚ микрофильмов‚ ПЭВМ);
• Ведение журналов и учётных форм.

Методика расчёта и применения норм

4.1 Единицы измерения

Нормы времени фиксируются в днях (рабочих) или часах. Нормы выработки – в единицах объёма работы‚ выполненных за 7‑часовой рабочий день.

4.2 Пример расчёта

Допустим‚ типовая норма на описание одного архивного дела составляет 0‚5 дня (4 часа). Если архивный сотрудник за неделю (5 рабочих дней) обрабатывает 10 дел‚ то:

1. Общее время‚ затраченное на описание: 10 × 0‚5 дн = 5 дн.
2. Поскольку в неделе 5 рабочих дней‚ норма полностью реализована – выработка = 10 дел за неделю.

4.3 Учет рабочего времени

При отсутствии сотрудника (отпуск‚ болезнь‚ командировка) нормативный расчёт корректируется пропорционально. Однако суммированный учёт нормы рабочего времени за период не должен уменьшаться‚ если отсутствие связано с официальными причинами‚ предусмотренными Трудовым кодексом РФ.

Практика внедрения и контроль

5.1 Подготовительный этап

• Анализ текущих организационно‑технических условий архива;
• Сопоставление существующих процессов с типовыми и укрупнёнными нормами;
• Обучение персонала методикам расчёта и применения норм.

5.2 Мониторинг и корректировка

Контроль выполнения норм осуществляется через:

• Регулярные отчёты о выработке (дневные‚ недельные‚ месячные);
• Сравнительный анализ плановых и фактических показателей;
• Корректировку норм в случае изменения объёма работы‚ внедрения новых технологий или изменения состава персонала.

Актуальные изменения (по состоянию на )

• Введены новые показатели для работы с облачными хранилищами и цифровыми репозиториями.
• Уточнены нормы времени на удалённые консультации и онлайн‑обслуживание пользователей.

Нормы времени на работы и услуги‚ выполняемые государственными архивами‚ являются ключевым инструментом планирования и управления трудовыми ресурсами. Их правильное применение позволяет:

• Обеспечить высокое качество архивных услуг;
• Сократить простои и избыточные затраты времени;
• Соблюдать законодательные требования по продолжительности рабочего времени;
• Адаптировать архивную деятельность к современным цифровым технологиям.

Регулярный пересмотр и адаптация нормативов к меняющимся условиям работы гарантируют эффективность и устойчивость архивных учреждений в долгосрочной перспективе.

Источник: Приказ ФАА № 111 ‚ нормативный сборник Росархива ‚ закон РФ № 3543‑1 от .