Нормы выработки – это установленный нормативный показатель‚ отражающий количество работы (времени‚ операций‚ документов)‚ которое должен выполнить сотрудник архива за определённый период. Они позволяют планировать трудовые ресурсы‚ оценивать эффективность работы‚ формировать бюджеты и контролировать качество выполнения архивных функций.
Правовая база
Нормативные документы‚ регламентирующие нормы выработки в государственных архивах РФ‚ включают:
- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации»;
- Приказ Росархива от № 75 «Об утверждении Регламента Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда РФ»;
- Приказ Росархива от № 111 «Об утверждении типовых норм времени и выработки на работы (услуги)‚ выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами»;
- Постановление Кабинета Министров Республики Узбекистан от № 100 «Типовые нормы времени и выработки на основные виды работ архивов» (для сравнения и адаптации в РФ);
- Ряд межотраслевых нормативов: «Типовые нормы времени на работы по копированию и размножению документов» (М.‚ 1986) и «Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы».
Все эти акты образуют единую нормативно-правовую основу‚ в рамках которой формируются конкретные показатели выработки.
Структура нормативного сборника
В нормативный сборник включены нормы времени и выработки по следующим направлениям деятельности государственных архивов:
- Обеспечение сохранности документов – контроль климатических условий‚ защита от физического и химического воздействия;
- Учёт документов в архиве – регистрация‚ инвентаризация‚ ведение реестров;
- Комплектование архива и экспертиза ценности документов – отбор‚ оценка исторической и правовой значимости;
- Описание архивных документов и научно‑справочный аппарат – составление описей‚ создание справочных баз;
- Использование документов архива – предоставление копий‚ консультации‚ работа с запросами;
- Организация работы архива – планирование‚ распределение задач‚ контроль качества.
Основные типовые нормы времени и выработки
Ниже представлены типовые показатели‚ утверждённые Приказом Росархива № 111 (2022). Все значения указаны в человеко‑часах (ч.ч.) на один документ или одну операцию.
| Вид работы | Норма времени (ч.ч.) | Примечание |
|---|---|---|
| Приём и первичная регистрация поступившего документа | 0‚15 | Включает проверку целостности и присвоение регистрационного номера. |
| Создание описи (краткой) на бумажный документ | 0‚25 | Для документов объёмом до 5 листов. |
| Создание электронного описа (в системе «Электронный архив») | 0‚20 | Включает ввод метаданных и привязку к скан-копии. |
| Копирование (сканирование) одного листа формата А4 в цвете | 0‚05 | С учётом настройки оборудования. |
| Экспертная оценка ценности (исторической/правовой) документа | 0‚40 | Включает подготовку заключения. |
| Подготовка выдачи копии (печать + оформление) | 0‚12 | Для одного листа А4. |
| Контроль условий хранения (проверка температуры‚ влажности) | 0‚08 | Проводится раз в сутки на каждый архивный зал. |
| Перемещение (перепаковка) -000 документов в новые коробки | 6‚0 | Включает маркировку и обновление реестра. |
Методика расчёта норм выработки
Выбор базовой нормы
Для каждой операции выбирается базовая норма из нормативного сборника. При необходимости корректируются коэффициенты‚ учитывающие:
- Сложность документа (специфический формат‚ язык‚ состояние);
- Техническое оснащение (наличие ПЭВМ‚ сканеров‚ автоматических систем учёта);
- Квалификацию персонала (специалисты‚ ассистенты‚ стажёры);
- Условия работы (рабочее место‚ освещение‚ температура).
Пример расчёта нагрузки отдела
Допустим‚ в месяц в архив поступает 2 500 документов‚ из которых 60 % требуют полного описания‚ 30 % – только регистрацию‚ 10 % – экспертизу.
- Регистрация: 2 500 × 0‚15 ч = 375 ч;
- Краткое описание (0‚25 ч): 2 500 × 0‚60 × 0‚25 = 375 ч;
- Экспертная оценка (0‚40 ч): 2 500 × 0‚10 × 0‚40 = 100 ч.
5 × 160 = 800 ч → недостача 50 ч‚ что требует либо привлечения временных сотрудников‚ либо оптимизации (например‚ автоматизация сканирования).
Коэффициенты корректировки
| Фактор | Коэффициент | Комментарий |
|---|---|---|
| Старый документ (плохое состояние) | 1‚3 | Увеличивает время обработки. |
| Автоматизированный процесс (сканер‚ OCR) | 0‚7 | Сокращает время. |
| Высококвалифицированный специалист | 0‚9 | Быстрее справляется с задачами. |
| Работа в ночную смену (снижение эффективности) | 1‚15 | Учитывается в планировании. |
Практика применения норм в разных типах архивов
Государственные архивы РФ
В государственных архивах нормы выработки применяются для:
- Составления годовых планов работ;
- Определения потребности в персонале и оборудовании;
- Контроля выполнения плановых показателей (показатели KPI).
Муниципальные архивы
Для муниципальных архивов характерна более ограниченная техника‚ поэтому часто используют межотраслевые нормы копирования (1986) и корректируют их с учётом локального оборудования.
Архивы в Узбекистане (пример из Постановления КМ РУз)
В Узбекистане нормы выработки схожи‚ но включают отдельный пункт «Работы с цифровыми архивными фондами»‚ где норма сканирования одного листа составляет 0‚04 ч. Это отражает более высокий уровень автоматизации в ряде регионов.
Проблемы и пути их решения
- Устаревание нормативов – необходимо периодически пересматривать нормы (не реже чем раз в 5 лет) с учётом новых технологий (ИИ‑распознавание‚ облачные хранилища).
- Недостаточная детализация – в некоторых случаях нормы «по умолчанию» не учитывают особенности редких форматов (например‚ микрофильмы). Решение – разработка дополнительных субнорм;
- Разрыв между планом и реальностью – часто наблюдается из‑за непредвиденных пиков поступления документов. Рекомендация – формировать резервные ресурсы (временные сотрудники‚ аутсорсинг).
- Отсутствие автоматизированных систем учёта – без ПЭВМ расчёт нагрузки становится трудоёмким. Инвестиции в системы «Электронный архив» позволяют автоматически собирать статистику и корректировать нормы в реальном времени.
Нормы выработки в государственных архивах – это фундаментальный инструмент планирования и контроля‚ который обеспечивает:
- Рациональное распределение трудовых ресурсов;
- Прозрачность расходов бюджета;
- Соблюдение требований законодательства о хранении и учёте архивных документов;
- Повышение качества обслуживания пользователей.
Регулярный пересмотр нормативов‚ их адаптация к современным технологическим решениям и учёт специфики каждого архивного подразделения позволяют поддерживать высокий уровень эффективности работы архивных учреждений.
Список использованных источников
- Приказ Минкультуры РФ от № 19 «Об утверждении Правил организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации». Официальный сайт Росархива.
- Приказ Росархива от № 75 «Об утверждении Регламента Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда РФ». Росархив.
- Приказ Росархива от № 111 «Об утверждении типовых норм времени и выработки на работы (услуги)‚ выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами». Росархив – Нормы 2022.
- Постановление КМ РУз от № 100 «Типовые нормы времени и выработки на основные виды работ архивов». NRM.UZ.
- Типовые нормы времени на работы по копированию и размножению документов. М.‚ 1986.
- Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы. М.‚ 1986.
Статья подготовлена в соответствии с актуальными нормативными актами на дату 14:22:36.