Вопросы обращения в нотариальный архив возникают у граждан при восстановлении утерянных документов, вступлении в наследственные права, подтверждении сделок прошлых лет или получении дубликатов нотариальных удостоверений. В Алматы функционируют две самостоятельные нотариальные палаты, каждая из которых ведет архивные фонды по своей территориальной подведомственности. Понимание разницы между ними, ключ к быстрому решению вашей задачи.

Территориальное деление: Город и Область

На территории Алматы и Алматинской области действуют две разные корпорации нотариусов. Обращение в не ту палату приведет к потере времени, так как архивы не объединены в единую физическую базу данных на уровне бумажных дел (хотя электронный поиск доступен через ЕНИС).

• Нотариальная палата г. Алматы — курирует нотариусов, работающих в городе республиканского подчинения Алматы.
• Нотариальная палата Алматинской области — курирует нотариусов, работающих в районах области (в с. Алмалыбак, г. Каскелен, г. Талагар и др.).

Нотариальная палата г. Алматы (Городская палата)

Это крупнейшая палата по количеству нотариусов и объему архивных фондов. Если нотариус, у которого оформлялся документ, имел кабинет в городе Алматы (по прописке или месту работы) — архив искать здесь.

Адрес и контакты

Что хранится в архиве городской палаты:

1. Нотариальные удостоверения (договоры купли-продажи, дарения, обмена, завещания, полномочия и др.), составленные нотариусами города Алматы.
2. Протоколы осмотра доказательств, протоколы наложения исполнительного надписи.
3. Дела нотариусов, прекративших деятельность (переведенных в архив палатой).
4. Реестры совершенных нотариальных действий (журналы учета).

Режим работы архива (справочно):

Обычно прием граждан ведется в рабочие дни (пн-пт) в первой половине дня (например, с 09:00 до 13:00). Обязательно уточняйте актуальное расписание по телефонам выше перед визитом, так как режим может меняться.

Нотариальная палата Алматинской области (Областная палата)

Обращайтесь сюда, если нотариус действовал в населенных пунктах Алматинской области (районные центры, села, города-спутники).

Важно: В с. Алмалыбак находится администрация палаты. Архивные дела нотариусов области, прекративших деятельность, как правило, централизованно хранятся именно в этом здании или в Государственном архиве Алматинской области (по соглашению).

Электронный поиск и ЕНИС (Единая нотариальная информационная система РК)

До личного визита в архив настоятельно рекомендуется воспользоваться онлайн-сервисами. Это сэкономит время и поможет точно определить, в какой палате хранится дело.

Основные функции ЕНИС (enis.kz):

• Поиск нотариуса: По ФИО или ИИН можно узнать, в какой палате состоит нотариус и действует ли он сейчас.
• Поиск наследственных дел: Реестр открытых наследственных дел позволяет узнать, не открыто ли уже дело по умершему тезатору, и у какого нотариуса.
• Электронный нотариат: Возможность оформления отдельных действий дистанционно (через ЕГОВ/Мобильный приложение eGov).
• Проверка полномочий: Проверка действительности доверенности по реестру.

Алгоритм действий перед походом в архив:

1. Заходите на enis.kz → раздел «Поиск нотариуса».
2. Вводите ФИО нотариуса, у которого делался документ.
3. Смотрите поле «Палата»: «Нотариальная палата г. Алматы» или «Нотариальная палата Алматинской области».
4. Если нотариус действует — документ у него в кабинете (обращайтесь к нему напрямую).
5. Если нотариус прекратил деятельность — дело передано в архив соответствующей палаты (см. адреса выше).

Правовые основы хранения и выдачи документов (Законодательство РК)

Деятельность нотариальных архивов в Казахстане регулируется:

• Законом РК «О нотариате» (ст. 31, 32, 41-1) — порядок хранения дел, сроки (75 лет для большинства документов, бессрочно для наследственных дел и доверенностей с правом субагентства), порядок передачи в государственные архивы.
• Правилами ведения нотариального архива, утвержденными уполномоченным органом (Минюст РК).
• Законом РК «Об архивном деле и архивах» — после истечения сроков хранения в нотариальной палате дела передаются в Государственные архивы (Государственный архив г. Алматы или Государственный архив Алматинской области).

Порядок получения копии/дубликата из архива палаты

Если документ утерян, а нотариус перестал работать, действует следующая процедура:

Кто может получить документ:

• Лицо, в пользу которого составлен документ (или его наследники/преемники).
• Лица, указанные в самом документе (например, уполномоченные по доверенности).
• Суды, органы прокуратуры, следственные органы, по официальным запросам.
• Нотариусы, для совершения нотариальных действий (по запросу).

Необходимый пакет документов для физлица:

1. Заявление (форму можно взять на месте или написать свободной формы с указанием: ФИО, ИИН, адрес, контактный телефон, реквизиты искомого документа — номер, дату, ФИО нотариуса, суть действия).
2. Документ, удостоверяющий личность (паспорт гражданина РК, вид на жительство и т.д.), оригинал.
3. Документы, подтверждающие права (если запрашиваете не свой документ): свидетельство о смерти тезатора, свидетельство о праве на наследство, доверенность на представителя (нотариально удостоверенная).
4. Квитанция об оплате госпошлины/услуг (выдача копии из архива — платная услуга палаты/нотариуса-архивариуса, тарифы уточняйте на месте).

Сроки рассмотрения:

Обычно до 5-10 рабочих дней с момента подачи заявления (время на поиск дела в архивных фондах). В сложных случаях (нечитаемые реестры, отсутствие точных дат) срок может увеличиться.

Государственные архивы: Следующая инстанция

Если нотариальная палата сообщает, что срок хранения документа в палате истек (обычно 75 лет), дело передано в государственный архив. Обращаться нужно сюда:

• Государственный архив г. Алматы — для дел нотариусов города Алматы.
• Государственный архив Алматинской области (расположен в г. Талдыкорган или имеет филиалы) — для дел нотариусов области.

В государственных архивах действуют свои правила доступа (оперативная выдача в читальном зале, оформление архивной справки).

Чек-лист перед визитом (Резюме)

Архив нотариальной палаты Алматы — это не одно помещение, а система хранения, разделенная по территориальному принципу между Нотариальной палатой г. Алматы (ул. Айтиева, 134) и Нотариальной палатой Алматинской области (с. Алмалыбак, ул. Хабибулина, 14). Ключ к успеху — предварительная проверка через ЕНИС (enis.kz) для идентификации конкретной палаты и статуса нотариуса. Соблюдая описанную процедуру и заранее готовя документы, вы минимизируете риск отказов и многократных визитов.

Данная статья основана на открытых данных на г. Адреса, телефоны и тарифы могут изменяться. Обязательно верифицируйте контакты по официальным источникам (сайт палаты, 2ГИС, ЕНИС) перед поездкой.