Нотариальный архив – это специализированное хранилище нотариальных документов, переданных в государственное или региональное хранение в соответствии с законодательством о нотариате и архивном деле. В статье мы разберём, какие нормативные акты регулируют работу архивов, где они находятся, как получить доступ к документам и какие современные инструменты упрощают поиск.

Правовая база нотариального архива

Основные нормативные акты, определяющие порядок создания, комплектования и функционирования нотариальных архивов:

1. Положение о нотариальном архиве Нотариальной палаты Республики Башкортостан – разработано в соответствии с законодательством РФ и архивным делом, а также с Примерным порядком создания, комплектования и функционирования нотариальных архивов, утверждённым решением Правления Федеральной нотариальной палаты (протокол 08/24 от ).
2. Основы законодательства РФ о нотариате (в редакции от 11 января 2023) – дают право нотариальным палатам выдавать копии нотариальных документов, в т.ч. в электронной форме, за установленную плату;
3. Закон «Об архивном деле» (Федеральный закон № 119‑2004) – регулирует передачу документов в государственные архивы, их хранение и доступ к ним.

Важно: документы постоянного хранения передаются в государственные архивы соответствующего субъекта РФ (например, в Государственный архив Республики Беларусь для белорусских нотариальных архивов).

Типы нотариальных архивов

• Федеральные (единые) архивы – например, Единый нотариальный архив города Москвы, где хранятся документы, переданные из всех нотариальных контор столицы.
• Региональные архивы – создаются в каждом субъекте РФ (например, Нотариальный архив Нотариальной палаты Свердловской области или Нотариальный архив Республики Башкортостан).
• Местные (муниципальные) архивы – иногда документы хранятся в архивах органов местного самоуправления в зависимости от практики региона.
• Электронные (цифровые) архивы – в 2021 г. введена единая информационная система нотариата (ЕИС), где часть документов доступна в электронном виде, а нейросети Яндекса уже распознают текст сканов.

Как найти нужный нотариальный архив

Поиск через официальные сайты

Самый надёжный способ – воспользоваться официальными ресурсами:

• Федеральная нотариальная палата (notariat.ru) – раздел «Реестр нотариальных архивов» с контактами всех региональных архивов.
• Сайты региональных нотариальных палат (например, Нотариальная палата Республики Башкортостан).
• Порталы государственных архивов (например, Государственный архив Республики Беларусь).

Поиск по коду ЕДРПОУ

Если известен идентификатор юридического лица, можно быстро найти архив по коду:

• Пример: Код ЕДРПОУ ХАРЬКОВСКИЙ ОБЛАСТНОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НОТАРИАЛЬНЫЙ АРХИВ – 06717839. Введите его в поисковую форму на UA‑REGION или в ЕГРЮЛ для получения полной информации о структуре и контактных данных.

Онлайн‑поиск по фамилии, месту жительства и другим параметрам

Современные сервисы позволяют искать документы без личного посещения архива:

1. Перейдите на сайт Единого нотариального архива (раздел «Поиск документов»).
2. Введите известные данные: фамилию, имя, отчество, фамилии родителей, населённый пункт, дату рождения.
3. Система выдаст список документов, где встречаются указанные сведения. При наличии электронных копий их можно просмотреть сразу.

Благодаря нейросетям Яндекса текст сканов распознаётся автоматически, так что вы получаете готовый к чтению документ, а не просто изображение.

Порядок обращения в нотариальный архив

Что нужно подготовить

• Заявление (в свободной форме или по образцу, доступному на сайте архива).
• Документ, удостоверяющий личность (паспорт, водительское удостоверение).
• Сведения, позволяющие точно идентифицировать искомый документ (фамилия, дата, номер нотариального акта, место регистрации).
• Оплата государственной пошлины (размер уточняйте на сайте конкретного архива).

Как подать заявку

1. Выберите нужный архив (федеральный, региональный или местный) и уточните часы работы:
   • Нотариальная палата (Москва): Пн‑Чт 08:00‑16:00 (перерыв 12:00‑12:30), Пт 08:00‑15:00 (перерыв 12:00‑13:00).
   • Отдел «Нотариальный архив» (пример): Ср, Пт 09:00‑17:00.

Отправьте заявление в электронном виде через форму на сайте или лично в приёмный пункт.

2. Получите подтверждение о регистрации заявки (номер и срок выполнения).
3. При необходимости посетите архив лично – допускаются только с разрешения руководителя архива и в присутствии сотрудника.

Сроки и стоимость

Срок выполнения зависит от объёма запроса и наличия документа в электронном виде:

• Электронные копии – от 1 до 5 рабочих дней.
• Бумажные копии – от 5 до 15 рабочих дней.
• Плата за копию (в рублях) обычно составляет от 200 ₽ за страницу до 1500 ₽ за сложный документ.

Доступность для посторонних лиц

Согласно положению о нотариальном архиве, посторонние лица могут находиться в архивных помещениях только:

• С письменного разрешения руководителя (или его заместителя) архива.
• В присутствии сотрудника архива, который контролирует процесс просмотра.

Для большинства запросов достаточно получить копию документа, а не посещать архив лично.

Практические советы и часто задаваемые вопросы

Как ускорить поиск?

• Подготовьте как можно больше точных данных (полные ФИО, даты, номера актов).
• Уточните, в каком году и в каком городе был оформлен документ – это сузит диапазон поиска.
• Если документ был передан в государственный архив, уточните у нотариальной палаты, в какой именно архив он был передан.

Можно ли получить документ в электронном виде?

Да. С 2021 года в рамках Единой информационной системы нотариата (ЕИС) нотариальные палаты выдают электронные копии. При запросе укажите желаемый формат (PDF, DOCX) и способ доставки (электронная почта, личный кабинет на сайте).

Что делать, если архив «не найден»?

В некоторых регионах (например, в небольших субъектах) архивные документы могут храниться в муниципальных архивах или в архивах государственных органов (ФСБ, МВД). В таком случае:

1. Обратитесь в региональную нотариальную палату за уточнением места хранения.
2. Если палата не знает, запросите информацию в Государственный архив РФ по региону.

Список полезных контактов (по состоянию на )

Нотариальные архивы – важный элемент правовой системы, обеспечивающий сохранность нотариальных актов и их доступность для граждан и юридических лиц. Благодаря чёткой правовой базе, развитию электронных сервисов и наличию региональных центров, найти нужный документ стало проще, чем когда‑либо. Следуйте рекомендациям из этой статьи, готовьте необходимые сведения и документы, и вы сможете быстро получить нужную справку или копию из нотариального архива.

Помните: каждый регион может иметь свои особенности хранения, поэтому первым шагом всегда является обращение в региональную нотариальную палату.