Архив нотариальных данных, это специализированная архивная система‚ предназначенная для обеспечения сохранности‚ учета и предоставления нотариальных документов‚ имеющих юридическое значение для граждан‚ организаций и государства. В Российской Федерации деятельность нотариальных архивов регулируется комплексным законодательством‚ включающим Основы законодательства РФ о нотариате‚ Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125-ФЗ) и нормативные акты Министерства юстиции России.

Правовые основы и ключевые понятия

Согласно вносимым изменениям в Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Основы законодательства РФ о нотариате‚ закрепляются следующие ключевые определения:

• Нотариальные документы — документы‚ составленные нотариусом или под его участием в установленной законом форме‚ а также документы‚ переданные нотариусу для хранения (наследственные дела‚ депозитные дела‚ акты засвидетельствования и т.д.).
• Нотариальный архив — создаваемое нотариальной палатой структурное подразделение (или самостоятельная организация)‚ предназначенное для постоянного или временного хранения нотариальных документов на бумажном носителе.
• Место хранения — в соответствии с законодательством‚ местом хранения нотариальных документов на бумажном носителе‚ переданных в нотариальную палату‚ является именно нотариальный архив.

Важно отметить‚ что нотариальное засвидетельствование подписи и удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе для целей архивирования не требуется‚ что упрощает работу с цифровыми копиями.

Виды хранения и сроки передачи

Организация хранения‚ комплектования‚ учета и использования нотариальных документов регламентируется Правилами‚ утвержденными приказом Минюста России‚ а также Типовой номенклатурой дел нотариуса (утв. приказом Минюста России от № 393‚ рег. № 71551).

Основные категории хранения:

1. Временное хранение: документы находятся у действующего нотариуса в ходе производства по делу.
2. Постоянное хранение: после завершения производства (или прекращения деятельности нотариуса) документы передаются в нотариальный архив нотариальной палаты.

Передача дел при смене нотариуса или прекращении полномочий:

Номенклатурные дела‚ не оконченные производством (в т.ч. наследственные и депозитные дела)‚ передаются нотариусу‚ определенному приказом территориального органа Минюста России по согласованию с Нотариальной палатой (п;п. 96‚ 98 Правил). Также предусмотрена процедура передачи архивных документов при смене руководителя нотариального архива.

Единый нотариальный архив и цифровизация

На современном этапе ведется активная работа по созданию Единого нотариального архива (в т.ч. в городе Москве) и централизованным информационным системам. Это позволяет:

• Обеспечить централизованный учет и поиск документов.
• Получать архивные документы нотариальной практики‚ осуществленной до цифровизации.
• Выдавать копии нотариальных документов в электронной форме.

Согласно ст. 25 Основ законодательства РФ о нотариате‚ нотариальные палаты вправе выдавать за плату копии нотариальных документов‚ в т.ч. в электронной форме‚ и архивные справки из нотариального архива.

Порядок получения информации из архива (для граждан и нотариусов)

Для граждан:

Гражданин может обратиться в нотариальную палату за архивной справкой или копией документа. Процедура выглядит следующим образом:

1. Подача заявления в нотариальную палату (или через нотариуса).
2. Оплата услуг нотариального архива.
3. Поиск и подготовка документа/справки.

Для нотариусов (возобновление производства):

Если наследственное дело предоставлено из Архива НПВО (Нотариальной палаты) нотариусу по заявлению гражданина для возобновления производства‚ действует строгое правило: в случае необращения гражданина к нотариусу с соответствующими документами‚ дело возвращается нотариусом в Архив НПВО по истечении 3 месяцев с момента его получения.

Сроки исполнения и стоимость услуг

Законодательно установлены следующие временные рамки:

• Стандартный срок: выдача архивной справки‚ предоставление иной информации или копии документа — не более 5 рабочих дней со дня получения оплаты за услуги нотариального архива.
• Продленный срок: в отдельных случаях при затрудненном поиске (отсутствие точных данных) срок исполнения может быть определен нотариальной палатой‚ но не более 30 календарных дней.

Тарифы (примерные‚ устанавливаются палатами):

• Плата за выдачу копии нотариального документа (в т.ч; в электронной форме) — 375 руб. 50 коп. (базовая ставка‚ может варьироваться в регионах).
• Плата за выдачу архивной справки устанавливается самостоятельно нотариальной палатой.

Законодательные инициативы и перспективы развития

В Государственную Думу поступали правительственные законопроекты‚ направленные на дальнейшее совершенствование системы:

• Создание единых нотариальных архивов на региональном уровне для обеспечения централизованного хранения.
• Детальная проработка понятий «постоянное хранение»‚ «временное хранение»‚ «нотариальный архив» на федеральном уровне для устранения коллизий в практике.
• Развитие электронного документооборота для исключения необходимости физического перемещения бумажных томов при межрегиональных запросах.

Резюме: что нужно помнить

Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ (ФЗ № 125-ФЗ‚ Основы законодательства о нотариате)‚ приказов Минюста России (№ 393 от ) и информационных материалов Федеральной нотариальной палаты. Актуально на .