Нотариальный архив Брестского нотариального округа — это ключевое государственное учреждение, обеспечивающее сохранность, учет и выдачу нотариальных документов, составленных на территории Брестской области Республики Беларусь. Архив играет критически важную роль в защите прав и законных интересов граждан и юридических лиц, являясь гарантом юридической силы нотариальных актов во времени.

Правовая основа и статус

Деятельность архива регулируется следующими нормативными правовыми актами:

• Закон Республики Беларусь «О нотариате и нотариальной деятельности» (в ред. от 2023 г.);
• Закон Республики Беларусь «Об архивном фонде и архивном деле»;
• Указ Президента Республики Беларусь № 239 от «О некоторых вопросах нотариальной деятельности»;
• Постановления Министерства юстиции Республики Беларусь и Брестского областного исполнительного комитета.

Архив является юридическим лицом, входит в систему органов юстиции и финансируется за счет средств республиканского бюджета;

Основные функции и полномочия

Прием и хранение дел

Архив принимает на хранение нотариальные дела:

1. Частных нотариусов, прекративших деятельность (по истечении срока хранения у нотариуса — 10 лет для большинства дел, 75 лет для завещаний и доверенностей с правом субагентства);
2. Государственных нотариусов (по истечении установленных сроков хранения в конторах);
3. Нотариальных контор и бюро, ликвидированных или реорганизованных;
4. Документов, изъятых у недобросовестных нотариусов по решению суда или органа юстиции.

Обеспечение сохранности

• Соблюдение режима температуры и влажности в хранилищах (ГОСТ/СТБ);
• Пожарная безопасность и охрана;
• Профилактика биологических повреждений (грибок, насекомые);
• Цифровое копирование (сканирование) ценных и изношенных фондов для снижения нагрузки на оригиналы.

Информационное обслуживание

• Выдача заверенных копий нотариальных документов (завещаний, договоров, доверенностей, свидетельств о праве наследования и др.);
• Выдача справок о факте составления/несоставления нотариальных действий;
• Поиск сведений по запросам граждан, нотариусов, судов, органов следствия, ЗАГСов и иных уполномоченных органов;
• Формирование электронных баз данных и реестров (в т.ч. Единого информационного реестра нотариальных действий).

Состав фондов: что хранится в архиве

Фонды архива формируются с 1939 года (с момента образования Брестской области) и включают документы, переданные из архивов соседних областей и республик (Польша, ЛРСР) за более ранние периоды.

Как получить документ или справку: Пошаговая инструкция

Кто имеет право на получение

• Лица, в отношении которых составлен документ (завещатель, доверенное лицо, стороны сделки);
• Наследники (после открытия наследственного дела);
• Нотариусы (для совершения нотариальных действий);
• Суды, прокуратура, следственные органы, ЗАГСы (по официальным запросам);
• Уполномоченные представители (по нотариальной доверенности с правом получения архивных документов).

Необходимые документы для обращения

1. Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность);
2. Доверенность (если действует представитель) — оригинал + копия;
3. Свидетельство о смерти (если запрашивает наследник/родственник умершего);
4. Документы, подтверждающие родственные связи (свидетельства о рождении, браке, смене имени) — при необходимости;
5. Заявление установленного образца (заполняется на месте или заранее).

Способы обращения

• Лично: в приемной архива (режим работы см. ниже);
• Через нотариуса: любой нотариус Беларуси может направить официальный запрос в архив электронным или почтовым способом (удобно для жителей других регионов);
• Почта / Курьерская служба: с нотариально заверенным заявлением и копиями документов;
• Электронно: через Единый портал электронных услуг (portal.gov.by) или сайт Минюста (для отдельных категорий справок).

Сроки и стоимость

• Срок выдачи: до 10 рабочих дней со дня регистрации запроса (для сложных поисков — до 30 дней с уведомлением заявителя);
• Госпошлина: взимается за выдачу копий и справок (базовые величины устанавливаются Налоговым кодексом РБ, оплата через ЕРИП или в кассе);
• Плата за поиск: если сведения не найдены, госпошлина за поиск, как правило, не возвращается, выдается справка об отсутствии сведений.

Контакты, адрес и режим работы

Особенности поиска старых документов (до 1991 г.)

Поиск документов, составленных в БССР, Польской Республике (1921–1939) или в период оккупации, имеет свою специфику:

• Смена алфавита/языка: Документы до 1939 г. могут быть на польском языке, 1940–1941 и после 1944 — на белорусском/русском (кириллица), в период оккупации — на немецком.
• Территориальные изменения: Некоторые районы входили в состав других областей (Пинская, Барановичская, Брестская до 1954 г. меняли границы). Запрос может потребоваться направить в Национальный исторический архив Беларузи (г. Минск) или Государственный архив Брестской области (для не нотариальных, а судебных/административных актов).
• Утеря фондов: В годы ВОВ часть архивов была уничтожена или вывезена. В таких случаях архив выдает Справку об отсутствии сведений, которая является основанием для восстановления прав через суд (ст. 303 ГК РБ).

Цифровизация и электронные сервисы

С 2020-х годов ведется активная работа по переводу фондов в электронный вид:

• Единый информационный реестр нотариальных действий (ЕИРНД): позволяет нотариусам онлайн проверять факты составления завещаний, доверенностей, сделок с недвижимостью (доступ для нотариусов и уполномоченных госорганов).
• Скан-копии: По запросу нотариуса или гражданина (при личном обращении) возможно предоставление скан-копии документа на электронном носителе или через защищенные каналы связи.
• Поиск по ФИО: Внедряется полнотекстовый поиск по базам данных для ускорения выдачи справок (вместо ручного перебора журналов учета).

Частые ошибки и советы

1. Обращение не в тот архив: Если нотариус работал в г. Барановичи — дело может быть в Брестском архиве (так как Барановичи в Брестской обл.), но если нотариус работал в г. Пинск до 1954 г., проверьте, не было ли дело передано в Пинский архив (если он был отдельным) или в Минск.
2. Неполные ФИО: Обязательно указывайте дату рождения и место жительства на момент составления документа (особенно для распространенных фамилий: Иванов, Ковальчук, Козлов).
3. Путаница с ЗАГСом: Нотариальный архив не хранит акты гражданского состояния (рождение, брак, смерть до 1990-х — в ЗАГСах/архивах ЗАГСов, после — в ЕРАЗГС). В нотариальном архиве только нотариальные акты.
4. Утраченное свидетельство о праве наследования: Дубликат выдает не архив, а нотариус (любой в РБ) по месту открытия наследства. Архив выдает копию дела (протокола осмотра, заявлений), если нужен для суда.

Нотариальный архив Брестского нотариального округа — это надежный хранитель правовой памяти региона. Благодаря системной работе по цифровизации и интеграции в ЕИРНД, доступ к документам становится быстрее и прозрачнее. Главное правило для гражданина: не откладывайте обращение на «последний момент» (например, за день до сделки или суда), так как поиск сложных дел может занять до месяца. Используйте услуги нотариусов для удаленного заказа справок — это сэкономит ваше время и нервы.

Данная статья носит информационный характер. Реквизиты, режим работы и тарифы могут меняться. Перед визитом обязательно подтверждайте актуальную информацию на официальном сайте Министерства юстиции РБ или по телефонам архива.