Нотариальный архив Гродненского нотариального округа — это ключевое государственное учреждение‚ обеспечивающее сохранность‚ учет и выдачу нотариальных документов‚ составленных на территории Гродненской области (Рépublique of Belarus). Архив играет критически важную роль в защите прав граждан и юридических лиц‚ храня документы‚ имеющие особую юридическую силу.

Актуальный адрес и контакты

Согласно официальной информации‚ с сентября 2020 года архив находится по новому адресу‚ что значительно улучшило условия хранения документов и комфорт посетителей.

• Адрес: г. Гродно‚ проспект Космонавтов‚ 37
• Телефон справочной/приемной: +375 (152) -5-21-93
• Ведомственная подчиненность: Главное управление юстиции Гродненского облисполкома / Белорусская нотариальная палата

Важно: Перед визитом обязательно уточняйте актуальный режим работы и необходимость предварительной записи по телефону или через сайт Белорусской нотариальной палаты.

Режим работы и прием посетителей

Архив работает в стандартном для государственных учреждений режиме с перерывом на обед. Существуют особенности графика в предпраздничные дни.

Стандартный график:

• Понедельник – четверг: 08:00 – 17:00
• Пятница: 08:00 – 15:45
• Перерыв на обед: 13:00 – 14:00
• Выходные дни: Суббота‚ Воскресенье

Особенности работы в предпраздничные дни:

В рабочий день‚ непосредственно предшествующий государственному празднику или праздничному дню‚ продолжительность приема посетителей сокращается на один час. Рекомендуется заранее уточнять график на портале Белорусской нотариальной палаты или по телефону.

Что хранится в архиве: фонды и временные рамки

Фонды архива формируются за счет сдачи на хранение дел из нотариальных контор и бюро Гродненского нотариального округа по истечении сроков их хранения в действующих конторах.

Ключевая статистика фондов (на 2020 год):

• Объем фондов: более 30 000 нотариальных документов.
• Хронологический охват: с 1947 по 2013 год включительно.
• Типы документов: завещания‚ доверенности‚ договора купли-продажи‚ дарения‚ обмена‚ наследственные дела‚ удостоверения фактов‚ протоколы осмотра доказательств и иные нотариальные акты.

Пример распределения по конторам (по данным 2020 г.): Документы нотариальной конторы №2 Ленинского района г. Гродно и других контор округа за период до 2008 года включительно сданы в данный архив.

Основные услуги и порядок обращения

Гражданам и организациям архив предоставляет следующие основные услуги:

1. Выдача копий (дубликатов) нотариальных документов, самая востребованная услуга (копии завещаний‚ доверенностей‚ договоров).
2. Выдача справок о факте составления/несоставления нотариального действия‚ о наличии/отсутствии завещания и т.д.
3. Предоставление документов для судов‚ следственных органов‚ нотариусов по официальным запросам.
4. Генеалогические и исторические справки (в установленном законом порядке).

Кто имеет право получить документ?

• Лица‚ в отношении которых составлен документ (или их наследники/законные представители).
• Нотариусы для совершения нотариальных действий.
• Суды‚ органы прокуратуры‚ следствия‚ органы внутренних дел — по официальным запросам.
• Иные лица, только на основании нотариальной доверенности или решения суда.

Необходимые документы для личного обращения:

• Паспорт (документ‚ удостоверяющий личность).
• Документы‚ подтверждающие родственные отношения (свидетельства о рождении‚ браке‚ смене имени) — при запросе документов по умершим родственникам.
• Нотариальная доверенность, если обращается представитель.
• Официальный запрос — для организаций.

Как подать заявку: современные способы

Для удобства граждан предусмотрено несколько каналов обращения:

Личный визит

Классический способ. Рекомендуется заранее позвонить по телефону 75-21-93 для консультации и уточнения комплекта документов.

Через сайт Белорусской нотариальной палаты (БНП)

На официальном портале notariat.by (раздел «Нотариальные архивы» или «Электронные услуги») можно подать электронную заявку на получение копии документа или справки. Это позволяет сэкономить время и узнать предварительную стоимость услуги.

Через нотариальную контору/бюро по месту жительства

Вы можете обратиться к любому нотариусу Гродненского округа (государственной конторе или бюро)‚ который поможет правильно оформить запрос в архив и направит его через ведомственные каналы. Это удобно‚ если вы находитесь в агрогородке или другом районе области.

Государственная пошлина и оплата

Услуги нотариального архива являются платными (за исключением запросов от судов‚ прокуратуры и т.д.). Размер государственной пошлины устанавливается Советом Министров Республики Беларусь (обычно базовые величины за выдачу копии‚ справки‚ за поиск документа).

Способы оплаты:

• ЕРИП (Единый расчетно-информационный пространство) — терминалы‚ интернет-банкинг‚ мобильные приложения банков.
• Банковские карты (при наличии POS-терминала в архиве — уточняйте заранее).
• Квитанция‚ выданная в архиве‚ для оплаты в любом банке.

Обжалование действий архива

Если вы считаете‚ что действия (бездействие) сотрудников архива нарушают ваши права (отказ в выдаче‚ нарушение сроков‚ неправомерное взимание платы)‚ вы имеете право обжаловать принятое административное решение.

Инстанция для обжалования: Гродненская областная нотариальная палата.

Жалоба рассматривается в порядке‚ установленном законодательством о нотариате и административных процедурах.

Историческая справка и значение

Архив является правопреемником архивов государственных нотариальных контор‚ функционировавших в советское время. Переезд в 2020 году по адресу проспект Космонавтов‚ 37 был связан с необходимостью обеспечения современных стандартов хранения: климат-контроль‚ пожаробезопасность‚ антивадальная защита и удобный доступ для граждан.

Сохранность документов с 1947 года делает архив уникальным источником для:

• Восстановления прав собственности на недвижимость (приватизация‚ наследство).
• Подтверждения факторов правовой значимости (брак‚ рождение‚ смерть‚ состав имущества).
• Генеалогических исследований истории семей Гродненщины.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить копию завещания‚ если я не наследник?

Нет. Копия завещания выдается только нотариусу‚ открывшему наследственное дело‚ или лицам‚ указанным в завещании (после открытия наследства)‚ либо по решению суда.

Сколько времени занимает поиск документа?

Срок исполнения административной процедуры обычно составляет до 15 дней с момента подачи заявки и оплаты пошлины. В сложных случаях (неточные данные‚ старые фонды) срок может быть продлен.

Что делать‚ если документ составлен после 2013 года?

Документы‚ составленные после 2013 года‚ скорее всего‚ все еще хранятся в действующих нотариальных конторах/бюро‚ где они были составлены. Обращайтесь напрямую в ту контору‚ где совершалось нотариальное действие.

Работает ли архив в субботу?

Нет. Суббота и воскресенье, выходные дни.

Краткая шпаргалка для посетителя

Резюме: Нотариальный архив Гродненского округа — это современное‚ доступное учреждение‚ централизовавшее хранение исторического нотариального наследия региона. Грамотная подготовка документов перед визитом или предварительная электронная заявка значительно ускорит получение нужной вам копии или справки.