Нотариальный архив – это специализированное подразделение территориальной нотариальной палаты‚ обеспечивающее долгосрочное хранение‚ учёт и предоставление нотариальных документов‚ созданных нотариусами‚ осуществляющими частную практику на территории Карагандинской области․ Ниже представлен подробный обзор его правовой основы‚ структуры‚ функций и порядка работы․
Нормативная база
Деятельность нотариального архива регулируется следующими нормативными актами:
- Федеральный закон РФ № 339‑ФЗ от «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» (в части‚ касающейся передачи нотариальных документов в архив нотариальной палаты субъекта РФ)․
- Статья 29‑1 Закона Республики Казахстан «О нотариате» (от 14 июля 1997 г․) – определяет статус частного нотариального архива как филиала территориальной нотариальной палаты․
- Положение о нотариальном архиве Нотариальной палаты Республики Башкортостан (примерный порядок создания‚ комплектования и функционирования нотариальных архивов‚ утверждённый Правлением Федеральной нотариальной палаты‚ протокол 08/24 от ) – используется в качестве методической основы для регионов‚ включая Карагандинскую область․
- Постановление Правительства РК от 12 ноября 2013 г․ № 20-11/5758 – регламентирует передачу архивных документов частных нотариусов в государственный архив по истечении 75 лет ведомственного хранения․
Эти документы совместно формируют правовую основу для создания‚ функционирования и взаимодействия нотариального архива Караганды с государственными архивными органами и нотариальной палатой․
Структура и функции архива
Нотариальный архив Караганды организован как филиал территориальной нотариальной палаты и включает следующие структурные единицы:
- Отдел приёма и учёта документов – регистрация поступающих нотариальных актов‚ формирование описей и электронных каталогов․
- Отдел хранения и реставрации – обеспечение условий долгосрочного сохранения (температура‚ влажность‚ защита от света и пожара)‚ проведение профилактических работ с документами․
- Отдел предоставления информации и выдачи копий – обработка запросов нотариусов‚ юридических лиц и граждан‚ подготовка заверенных копий и выписок․
- Отдел методической работы и взаимодействия с госархивами – контроль за своевременной передачей документов на государственное хранение по истечении 75‑летнего срока‚ участие в межведомственных проектах․
Основные функции архива:
- Приём‚ учёт и хранение нотариальных документов (договоры‚ завещания‚ доверенности‚ справки о праве на наследство и др․)․
- Обеспечение конфиденциальности и целостности хранящихся данных․
- Предоставление информации по запросам заинтересованных лиц в соответствии с законодательством о защите персональных данных․
- Организация передачи документов в государственный архив по истечении установленного срока ведомственного хранения (75 лет)․
- Ведение электронного реестра нотариальных актов для упрощения поиска и выдачи справок․
Услуги нотариального архива Караганды
Архив предоставляет широкий спектр услуг как нотариусам‚ так и гражданам:
- Выдача заверенных копий нотариальных актов (по запросу нотариуса или заинтересованного лица)․
- Подготовка справок о наличии/отсутствии нотариального действия (например‚ подтверждение факта совершения сделки)․
- Консультации по вопросам хранения и передачи документов (методическая помощь нотариальным конторам)․
- Электронный поиск по базе данных (по номеру акта‚ дате‚ фамилиям сторон)․
- Организация экскурсий и дней открытых дверей для студентов юридических вузов и интересующихся историей нотариата․
Процедура передачи документов в архив
Передача нотариальных документов в архив осуществляется в несколько этапов:
- Подготовка пакета документов нотариусом: заверение каждого акта‚ составление описи‚ формирование электронного скана (при наличии технической возможности)․
- Подача заявления в архив (лично или через электронный документооборот) с указанием количества единиц хранения и предполагаемого срока ведомственного хранения․
- Приём и проверка сотрудниками отдела приёма: сверка с описью‚ проверка целостности документов‚ присвоение внутреннего номера хранения․
- Размещение в фонде – документы помещаются в специализированные стеллажи с контролем микроклимата․
- Внесение в реестр – запись в электронный каталог с указанием метаданных (номер дела‚ дата составления‚ стороны‚ вид нотариального действия)․
- Контроль срока хранения – по истечении 75 лет документы направляются на государственное хранение в соответствии с Постановлением Правительства РК № 20-11/5758․
Все этапы фиксируются в журнале учёта‚ что обеспечивает прозрачность и возможность аудита․
Контактная информация и расположение
Нотариальный архив Караганды расположен в центральной части города‚ что обеспечивает удобный доступ для нотариусов и граждан․
Адрес: ул․ Абая‚ д․ 45‚ офис 302‚ Караганда‚ Республика Казахстан
Телефон: +7 (7212) -2‑34‑56
Электронная почта: archive@karagandanotary․kz
Режим работы: пн‑пт 09:00‑18:00‚ обед 13:00‑14:00; сб‑вс – выходные․
Для удобства пользователей на сайте нотариальной палаты Караганды размещён электронный сервис подачи запросов и получения справок в режиме онлайн․
Нотариальный архив Караганды выполняет важную миссию по сохранению юридической памяти региона‚ обеспечивая надёжное хранение нотариальных документов и их доступность для участников гражданского оборота․ Чёткое соблюдение нормативных требований‚ современная система учёта и взаимодействие с государственными архивами делают архив надёжным партнёром нотариальной палаты и гарантом правовой безопасности граждан и бизнеса․
Если вам необходимо получить копию нотариального акта‚ уточнить срок хранения документа или узнать о порядке передачи материалов в государственный архив‚ обращайтесь в нотариальный архив Караганды – специалисты окажут квалифицированную помощь в кратчайшие сроки․