Вопросы формирования, хранения и использования нотариальных документов долгое время оставались недостаточно детализированными на законодательном уровне. Как отмечают эксперты, до 2023 года порядок хранения и использования нотариальных документов, в т.ч. архивных, в России не был урегулирован законодательно. Ситуация кардинально изменилась с принятием пакета нормативных правовых актов в 2022–2024 годах, создавших единую правовую базу для деятельности нотариальных архивов.

Данная статья представляет подробный обзор текущего режима хранения нотариального архива с учетом изменений, вступивших в силу к 10 июля 2026 года.

Нормативная правовая база

На текущий момент регулирование отношений в сфере хранения нотариальных документов строится на иерархии нормативных актов:

• Основы законодательства Российской Федерации о нотариате (ст. 18.1 «Хранение нотариальных документов», введена ФЗ от № 339-ФЗ; ст. 39.1 «Нотариальные документы, нотариальный архив»).
• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (в т.ч. ст. 22 «Сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение»).
• Федеральный закон от «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ» (уточнил сроки хранения документов у нотариуса до передачи в архив).
• Приказ Минюста России от № 395 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов» (базовый подзаконный акт, регламентирующий процессы в архиве).
• Приказ Росархива от № 77 (утверждает перечни типовых архивных документов со сроками хранения, порядок формирования номенклатур).
• Приказ Росархива от № 19 (стандарты ответственности и требования к архивному хранению электронных документов).

Ключевые понятия и определения

Согласно ст. 39.1 Основ законодательства о нотариате:

• Нотариальные документы — документы, составляемые нотариусом (государственным или частным) в процессе совершения нотариальных действий, а также документы, связанные с ведением нотариального дела.
• Нотариальный архив — структурное подразделение нотариальной палаты, созданное для постоянного и временного хранения нотариальных документов, их комплектования, учета, обеспечения безопасности и использования.
• Местом хранения нотариальных документов на бумажном носителе, переданных на постоянное или временное хранение в нотариальную палату, является именно нотариальный архив.

Виды хранения: временное и постоянное

Законодательство четко разграничивает два этапа жизненного цикла документа в нотариальном архиве:

Временное хранение

Происходит у нотариуса (в его канцелярии) с момента составления документа до передачи в нотариальную палату. Федеральным законом от установлены конкретные сроки, в течение которых нотариус обязан хранить документы перед их сдачей в архив. Нотариус несет полную ответственность за сохранность, целостность и соблюдение режима конфиденциальности на этом этапе.

Постоянное хранение

Осуществляется исключительно нотариальными палатами через нотариальные архивы. Документы передаются на постоянное хранение по истечении сроков временного хранения или в случаях прекращения деятельности нотариуса (сложение полномочий, лишение лицензии, смерть).

Порядок передачи документов в нотариальный архив

Процедура передачи строго регламентирована Правилами (Приказ Минюста № 395) и включает обязательные этапы:

1. Комплектование дел. Нотариус формирует номенклатуру дел за отчетный год. Номенклатура дел прошлого года сама по себе образует архивный документ, подлежащий постоянному хранению (п. 157 Приказа Росархива № 236).
2. Создание электронных копий. До передачи документов в архив нотариус обязан сделать копии всех имеющихся в деле нотариальных документов на бумажном носителе в виде их электронных образов и передать их на хранение в Единую информационную систему нотариата (ЕИСН). Это ключевое требование цифровизации нотариального фонда.
3. Акт приема-передачи. Составляется комиссией или уполномоченным работником архива в присутствии нотариуса. В акте указывается количество единиц хранения, наименование дел, сроки хранения.
4. Особенность приема номенклатурных дел. В случае фактического хранения номенклатурных дел, переданных на временное хранение нотариусу, занимающемуся частной практикой, в помещении нотариальной палаты (архивохранилища), акт приема-передачи дел не составляется, а вносится запись в журнал учета с указанием количества единиц хранения и наименований дел.

Организация хранения в нотариальном архиве (Правила Приказа № 395)

Нотариальный архив организует хранение путем реализации системы мероприятий, включающей:

• Рациональное размещение документов с учетом их учетных групп, сроков хранения и частоты обращений.
• Контроль за движением документов (выдача, возврат, перемещение между фондами).
• Контроль за физическим состоянием (температура, влажность, освещение, противопожарная защита, биологическая защита).
• Обеспечение сохранности от несанкционированного доступа, порчи, хищения или уничтожения.

Согласно Приказу Росархива № 77, сроки хранения устанавливаются на основании федеральных законов и перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, образующихся в процессе деятельности нотариальных палат.

Хранение электронных нотариальных документов

С вступлением в силу Приказа Росархива от № 19 установлены единые стандарты архивного хранения электронных документов. Нотариальный архив обязан:

• Обеспечивать подлинность, целостность, достоверность и доступность электронных документов на протяжении всего срока хранения.
• Применять форматы, открытые для длительного хранения (PDF/A, XML и др.).
• Вести реестры электронных документов с использованием усиленных квалифицированных электронных подписей (УКЭП) ответственных лиц.
• Организовывать регулярную проверку целостности (хеш-сумм) и миграцию данных на новые носители/форматы при смене технологий.

Сроки хранения нотариальных документов

Сроки делятся на две категории:

Примечание: Точные сроки для конкретных видов нотариальных действий (договоры, завещания, доверенности, акты свидетельства и т.д.) определяются по Номенклатуре дел нотариуса, утвержденной Приказом Минюста № 395, и типовым перечням Росархива.

Использование документов нотариального архива

Нотариальная палата через архив обеспечивает использование хранящихся документов. Порядок использования включает:

• Выдачу подлинников — только в исключительных случаях, установленных законом (например, судебный запрос), как правило, выдаются заверенные копии или выписки.
• Выдачу копий и выписок заинтересованным лицам (сторонам нотариального действия, их правопреемникам, нотариусам для совершения действий, органам власти по запросам).
• Предоставление сведений из архивных документов.
• Внутреннее использование для целей нотариальной палаты (контроль, статистика, обучение).

Все факты выдачи документов фиксируются в журналах учета выдачи/возврата и учетных карточках дел.

Уничтожение документов

Документы, истекший срок временного хранения которых не подлежат переводу на постоянное хранение, подлежат уничтожению. Процедура включает:

1. Экспертизу ценности документов (экспертная комиссия палаты).
2. Составление акта отбора к уничтожению.
3. Уничтожение способом, исключающим восстановление (шредерование, макулатура для бумаги; безвозвратное удаление для электронных носителей).
4. Составление акта об уничтожении.

Ответственность за нарушение требований к хранению

Законодательство устанавливает ответственность за нарушение правил хранения:

• Нотариус несет ответственность (дисциплинарная, материальная, административная, уголовная) за нарушение требований к хранению документов на этапе временного хранения, за несвоевременную передачу в архив, за отсутствие электронных копий в ЕИСН.
• Нотариальная палата / Работники архива несут ответственность за нарушение режима хранения, утрату, повреждение, несанкционированное распространение сведений, содержащихся в документах, а также за несоблюдение сроков и порядка уничтожения.
• Приказ Росархива № 19 вводит стандарты ответственности за соблюдение требований архивного законодательства, применительно к электронным документам.

Особенности хранения архивов прекративших деятельность нотариусов

Отдельное внимание уделяется приему на хранение номенклатурных дел нотариусов, сложивших полномочия, и государственных нотариальных контор. При приеме на хранение работник нотариального архива в присутствии нотариуса или комиссии (в случаях, установленных п. 10.12 Правил) проводит:

• Проверку комплектности дел по номенклатуре.
• Сверку с реестрами нотариальных действий.
• Оценку физического состояния документов.
• Приемку электронных копий в ЕИСН (если они были созданы нотариусом ранее).

На 2026 год система хранения нотариального архива в Российской Федерации представляет собой многоуровневую, жестко регламентированную структуру. Ключевыми векторами развития являются:

• Полная цифровизация: обязательное создание электронных образов перед сдачей в архив и их хранение в ЕИСН;
• Унификация: единые Правила (Приказ Минюста № 395), типовые номенклатуры и перечни сроков (Приказы Росархива № 77, № 19).
• Разделение зон ответственности: нотариус — за этап текущей работы и подготовку к сдаче; палата/архив — за долгосрочное сохранение и предоставление доступа.

Соблюдение данных требований является гарантией правовой значимости нотариальных документов, защите прав граждан и юридических лиц, а также сохранению документального наследия страны.

Данная статья подготовлена на основе действующего на года законодательства (Основы законодательства о нотариате, ФЗ «Об архивном деле», Приказы Минюста России № 395, Росархива № 77, № 19 и др.). Для решения конкретных практических вопросов рекомендуется обращаться к актуальным редакциям нормативных актов в правовых системах (КонсультантПлюс, ГАРАНТ) и методическим рекомендациям Федеральной нотариальной палаты.