С 14 июля 2022 года (вступлением в силу Федерального закона № 339-ФЗ) в российское законодательство была введена новая правовая категория, нотариальный архив. Данная реформа стала ключевым этапом централизации хранения нотариальных документов, направленным на повышение их сохранности, упрощение поиска и снижение нагрузки на судебную систему. В статье подробно разбираются правовые основы, организационная структура, порядок формирования фондов и процедура получения услуг из нотариальных архивов на 2026 год.

Правовая база и нормативное регулирование

Деятельность нотариальных архивов регулируется комплексом нормативных правовых актов, иерархия которых выглядит следующим образом:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от № 339-ФЗ). Именно этот закон выделил нотариальные архивы в отдельную категорию архивов, определил их правовой статус, задачи и принципы организации.
• Основы законодательства Российской Федерации о нотариате (ФЗ от № 4462-1), в частности ст. 25, регулирующая выдачу копий документов и справок из архива.
• Федеральный закон от № 339-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации». Этот закон ввел понятия «нотариальные документы» и «нотариальный архив», установил порядок их формирования, хранения и использования, а также уточнил сроки хранения документов у нотариуса до передачи в архив.
• Приказ Минюста России от № 395 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов». Данный документ (вступивший в силу с 2023 года) является основным подзаконным актом, регламентирующим внутреннюю технологию работы архивов.

Организационная структура: Централизация на уровне субъектов РФ

Ключевая особенность реформы — централизация хранения. В соответствии с изменениями в 125-ФЗ, нотариальные архивы создаются и функционируют при нотариальных палатах субъектов Российской Федерации.

Субъекты управления:

1. Нотариальная палата субъекта РФ — учредитель и владелец архива, несет ответственность за его создание, финансирование и обеспечение условий хранения;
2. Руководитель нотариального архива, должностное лицо, назначаемое палатой, непосредственно организующее работу (учет, комплектование, выдачу). Например, в Орловской нотариальной палате эту функцию выполняет Шалимова Светлана Евгеньевна, в Республике Башкортостан — аналогичные структуры выстроены на уровне территориальных органов Минюста и Палаты;

Такой подход устранил разрозненность, когда документы хранились у тысяч частных нотариусов и нотариальных контор, что создавало риски утраты при смене нотариуса, пожаре или неправомерном доступе.

Формирование фондов: Порядок передачи документов из текущего дела в архив

Процесс формирования архивного фонда строго регламентирован. Нотариальные документы — это документы, образовавшиеся в процессе деятельности нотариусов (доверительства, завещания, свидетельства о праве наследования, протоколы осмотра доказательств, депозитные дела и др.).

Этапы жизненного цикла документа:

• Этап 1: Хранение у нотариуса. Документы находятся в текущем производстве у нотариуса, их удостоверившего. Срок хранения в «горячем» доступе у нотариуса уточнен ФЗ № 339-ФЗ.
• Этап 2: Передача в нотариальный архив. По истечении установленных сроков (или при прекращении деятельности нотариуса) документы передаются в нотариальный архив палаты субъекта РФ.
• Этап 3: Комплектование и учет. Архив осуществляет комплектование (формирование дел по номенклатуре), учет (описание, внесение в реестры/базы данных) и хранение в условиях, соответствующих архивным стандартам (температура, влажность, пожаробезопасность).

Особенности передачи сложных категорий дел (по опыту Башкортостана и др. регионов):

• Номенклатурные дела, не оконченные производством (в т.ч. наследственные и депозитные дела) передаются нотариусу, определенному приказом территориального органа Минюста России по согласованию с Нотариальной палатой (пп. 96, 98 ПНД — Приказа № 395).
• Смена руководителя архива. При смене руководителя нотариального архива проводится обязательная инвентаризация и передача архивных документов под роспись по акту приема-передачи.

Основные функции нотариального архива

Согласно Приказу Минюста № 395 и 125-ФЗ, нотариальный архив выполняет четыре ключевые функции:

Услуги нотариального архива: Порядок выдачи документов и справок

С 2023 года (на основании ст. 25 Основ законодательства о нотариате) нотариальные палаты вправе выдавать за плату копии нотариальных документов и архивные справки из нотариального архива, в т.ч. в электронной форме.

Что выдает архив (п. 18 Приказа № 395):

1. Сведения о наличии (отсутствии) в архиве запрашиваемой информации (документов). Первичный запрос для проверки факта хранения.
2. Архивная справка. Документ, содержащий запрашиваемую информацию с указанием архивных документов (фонд, опись, дело, л.№), на основании которых она составлена. Имеет юридическую силу.
3. Копии нотариальных документов. Заверенные копии (выписки) из хранящихся дел (завещаний, доверенностей, свидетельств о праве наследования и т.д.). Могут выдаваться на бумаге или в виде электронного документа, подписанного ЭЦП палаты/архива.

Порядок обращения и оплаты:

• Кто может обратиться: Заинтересованные лица (наследники, доверенные лица, нотариусы для повторного удостоверения, суды, следственные органы).
• Форма обращения: Лично, по почте, через МФЦ или в электронном виде (через портал нотариальной палаты / Госуслуги, если интегрировано).
• Оплата: Услуги платные. Тарифы устанавливаются нотариальными палатами. Важно: При выдаче копий/справок за плату нотариальная палата (как налогоплательщик) обязана применять ККТ (онлайн-кассу) и выдавать чек покупателю (клиенту), что подтверждается консультациями экспертов и практикой палат.
• Сроки: Устанавливаются Правилами внутреннего распорядка палаты/архива, как правило, в течение 3–10 рабочих дней (для сложных поисков — до 30 дней).

Значение реформы: Почему это важно для государства и гражданина

Переход к централизованной системе нотариальных архивов решает ряд системных проблем:

• Повышение сохранности. Профессиональные архивные депо с климат-контролем, пожаротушением и системой безопасности заменяют архивы в офисах нотариусов, часто не соответствующие стандартам.
• Облегчение поиска и восстановления прав. Единая информационная база палаты позволяет быстро находить завещание или доверенность, даже если нотариус, их удостоверивший, прекратил деятельность 20 лет назад. Это критически важно для восстановления прав на недвижимость, наследование, получения пенсий.
• Снижение нагрузки на суды. Ранее отсутствие документа вело к искам об «установлении факта, имеющего юридическое значение» (ст. 264 ГПК РФ). Наличие работающего архива позволяет получить справку/копию административно, не идя в суд.
• Цифровизация. Перевод фондов в электронный вид и выдача документов в электронной форме (с ЭЦП) ускоряет межведомственное взаимодействие и сервис для граждан в удаленных регионах.

Перспективы развития (статус на 2026 год)

На текущий момент (октябрь 2026 г.) процесс централизации завершен во всех субъектах РФ. Основные векторы развития:

• Создание единого федерального реестра/поисковой системы для кросс-регионального поиска документов (гражданин не знает, в каком регионе оформлялось завещание).
• Массовая оцифровка фондов (ретроспективное сканирование) для выдачи электронных копий без обращения в физический архив.
• Интеграция с ЕРН (Единым реестром нотариальных действий) и системами «Госуслуг», Росреестра, банков для автоматической верификации документов.
• Уточнение тарифной политики и стандартизации стоимости архивных услуг между регионами.

Резюме

Нотариальный архив России, это не просто склад старых бумаг, а высокотехнологичная, централизованная система обеспечения правовой значимости нотариальных актов во времени. Для гражданина это гарантия того, что завещание, доверенность или свидетельство о праве наследования не пропадут и могут быть получены в любой момент в удобной форме (бумажной или электронной). Для нотариата и государства — инструмент снижения правовых рисков и судебной нагрузки.

При обращении в нотариальный архив рекомендуется заранее уточнить у нотариальной палаты вашего субъекта РФ: реквизиты для оплаты, список необходимых документов для идентификации заявителя и возможность получения результата в электронном виде.