Дата актуализации: 01:01:40 ()

Нотариальный архив – это структурное подразделение нотариальной палаты субъекта Российской Федерации, которое обеспечивает хранение, комплектование, учет и использование нотариальных документов. Правильное ведение архива гарантирует сохранность правовых актов, доступность информации для сторон и соблюдение требований законодательства.

Нормативная база

Основные положения, регулирующие деятельность нотариального архива, содержатся в:

• Федеральном законе «О нотариате» (в редакции, действующей на );
• Постановлениях Правительства РФ, уточняющих порядок хранения электронных документов;
• Внутренних нормативных актах нотариальных палат (правила хранения, выдачи и использования документов).

Закон определяет нотариальный архив как создаваемое нотариальной палатой региона структурное подразделение, которое осуществляет:

• хранение нотариальных документов;
• комплектование и учет;
• использование в соответствии с целями нотариальной деятельности.

Структура нотариального архива

Типовая структура включает следующие подразделения:

1. Отдел приема и регистрации документов – прием бумажных и электронных актов, присвоение регистрационных номеров, внесение в реестр.
2. Отдел комплектования и хранения – формирование дел, размещение на стеллажах или в электронных хранилищах, контроль условий хранения (температура, влажность, защита от света).
3. Отдел учета и использования – ведение картотеки, выдача справок, предоставление копий по запросам.
4. Отдел электронного архива – хранение электронно‑подписанных документов, обеспечение целостности и доступности через защищенные информационные системы.
5. Отдел выдачи и работы с пользователями – оформление запросов, подготовка актов приема‑передачи, консультирование по порядку получения документов.

Порядок формирования и комплектования

Прием документов

Документы поступают в архив:

• в бумажном виде – от нотариусов после завершения нотариального действия;
• в электронном виде – через защищенный канал передачи данных (ЭДО) с электронной подписью нотариуса.

Регистрация

Каждому документу присваивается уникальный регистрационный номер и вносится информация в журнал учета (или электронный реестр):

• дата поступления;
• вид нотариального действия;
• ФИО сторон;
• номер дела нотариуса;
• сведения о носителе (бумажный лист, электронный файл).

Комплектование в дела

Документы группируются по:

• году поступления;
• виду нотариального действия (например, сделки с недвижимостью, завещания, доверенности);
• территориальному принципу (по районам, городам).

Каждое дело получает собственный индекс и помещается в соответствующий раздел архива.

Хранение нотариальных документов

Бумажные документы

Требования к условиям хранения:

• температура воздуха – 18 ± 2 °C;
• относительная влажность – 45 ± 5 %;
• защита от прямого солнечного света и источников ультрафиолета;
• периодическая проверка состояния бумаги (не реже одного раза в год).

Для долгосрочного хранения используются кислото‑free папки, коробки из архивного картона и металлические стеллажи с антикоррозийным покрытием.

Электронные документы

Хранение электронных нотариальных актов осуществляется в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи» и внутренними регламентами нотариальной палаты:

• размещение на резервных серверах с географическим распределением (минимум две площадки);
• использование криптографической защиты (хэш‑контроль, электронная подпись);
• регулярное создание резервных копий (не реже одного раза в сутки);
• контроль целостности файлов через контрольные суммы (SHA‑256).

Учет и использование документов

Учет ведется в двух формах:

1. Журнал учета (бумажный) – для небольших архивов, где фиксируются входящие и outgoing документы.
2. Электронный реестр – автоматизированная система, обеспечивающая поиск по различным критериям (номер дела, дата, стороны, вид действия).

Использование документов возможно только по официальному запросу:

• запрос физического или юридического лица;
• запрос судебного органа, следственных органов, нотариуса;
• запрос на получение архивной справки или копии документа.

При выдаче документов оформляется акт приема‑передачи (образец рекомендован нотариальной палатой), в котором фиксируются:

• данные запрашивающего;
• перечень выданных документов (номера, даты, содержание);
• подписи сторон и дата выдачи.

Правила выдачи нотариальных документов и справок

Выдача оригиналов и копий

Оригиналы нотариальных актов выдаются только в исключительных случаях (например, по решению суда). В остальных случаях предоставляются заверенные копии, которые имеют ту же юридическую силу, что и оригинал.

Архивные справки

Справка содержит подтверждение факта существования документа, его реквизитов и содержания (в объеме, разрешенном законом). Форма справки утверждена нотариальной палатой и включает:

• наименование архива;
• номер и дата дела;
• краткое описание документа;
• подпись уполномоченного сотрудника и печать архива.

Сроки выдачи

Стандартный срок – не более пяти рабочих дней с момента поступления запроса. При необходимости срочного выдачи (например, по судебному иску) срок может быть сокращен до одного рабочего дня при оплате ускоренной услуги.

Удаленные нотариальные действия и электронный архив

Согласно поправкам к Федеральному закону «О нотариате», отдельные нотариальные действия (например, удостоверение доверенности, согласие на сделку) могут осуществляться удаленно с использованием электронной подписи. В этом случае:

• электронный документ сразу поступает в электронный архив;
• обеспечивается двойная проверка подлинности подписи;
• хранение осуществляется в соответствии с требованиями к электронным документам (см. раздел «Хранение электронных документов»).

Это значительно сокращает время между совершением действия и его поступлением в архив, а также повышает доступность документов для сторон.

Эффективное ведение нотариального архива – залог надежного хранения правовой информации, соблюдения законодательных требований и обеспечения своевременного доступа к документам для всех заинтересованных лиц. Соблюдение установленных норм по приему, регистрации, комплектованию, хранению и выдаче нотариальных актов позволяет нотариальным палатам поддерживать высокий уровень доверия общества к институту нотариата.

Статья подготовлена на основе информации, актуальной на .