Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Дата подготовки: 01:44:48 (ММ/ДД/ГГГГ ЧЧ:ММ:СС)

В последние годы нормативная база архивного дела в Российской Федерации претерпела значительные изменения. В статье рассмотрены новые основные правила работы архивов, их содержание, ключевые нововведения с 2023 года и практические рекомендации для государственных органов, органов местного самоуправления и организаций.

Нормативная база

Приказ Федерального архивного агентства от 13 февраля 2024 г; № 19 – утверждение Руководства по соблюдению обязательных требований, являющихся предметом контроля при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле.
Приказ Федерального архивного агентства от 11 сентября 2023 г. – утверждение Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.
Приказ Росархива от 10 ноября 2023 г. № 121 – внесение изменений в Примерное положение об архиве организации, вступает в силу с 19 февраля 2024 г.
Руководство по соблюдению обязательных требований (опубликовано , последнее изменение ) – документ, используемый при региональном государственном контроле.
Иные нормативные акты: Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», отдельные положения законодательства о государственной тайне и т.д.

Основные положения новых правил

Организация хранения документов

Правила регламентируют:

Требования к помещениям (температурно‑влажностный режим, защита от света, пожарная безопасность).
Классификацию фондов по степени значимости и уровню конфиденциальности.
Обязанность вести инвентарные описи и каталоги в электронном виде с обеспечением их резервного копирования.

Комплектование и учет

Комплектование осуществляется на основе:

Нормативных актов, определяющих перечень документов, подлежащих передаче в архив.
Планов комплектования, утверждаемых руководителем организации.
Системы учета, включающей регистрацию поступления, движения и выбытия документов.

Использование документов

Пользователи имеют право:

Получать информацию из архивных документов в виде копий, выписок или электронных образов.
Проводить самостоятельное изучение документов в читальных залах архива.
Получать консультационную помощь архивных специалистов.

Ограничения использования допускаются только в случаях, предусмотренных законодательством РФ или оговоренных в договоре с пользователем (п. 175 Правил 2023 г;).

Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну

Организация хранения, комплектования, учета и использования таких документов осуществляется:

В соответствии с Федеральным законом «О государственной тайне».
С соблюдением дополнительных требований новых правил (изоляция, специальные режимы доступа, журнал учета обращений).

Что изменилось с 2023 года?

Запрет на ограничение условий использования информации

Государственный орган, орган местного самоуправления или организация не вправе устанавливать дополнительные ограничения на использование информации, предоставленной пользователю или полученной им в результате самостоятельного изучения архивных документов, за исключением случаев, прямо предусмотренных законом или согласованных в договоре с пользователем.

Изменение состава запросов пользователей

Архивы организаций теперь обязаны исполнять более широкий спектр запросов:

Запросы на предоставление статистических и аналитических данных, извлеченных из массивов документов.
Запросы на проведение тематических подборок и подготовку справочных материалов.
Запросы на удаленный доступ к оцифрованным фондам (при наличии технической возможности).

Отмена устаревших нормативных актов

Правила работы ведомственных архивов, утвержденные приказом Главархива СССР от  № 263, более не применяются на территории Российской Федерации с момента вступления в силу Правил‑2015 (письмо Росархива от  № 2/2133‑А).

Взаимодействие с внешними организациями

Согласно пункту 6 новых правил, организации имеют право заключать договор возмездного оказания услуг с организациями, уставными документами которых предусмотрено осуществление хранения архивных документов. Это позволяет:

Оптимизировать затраты на содержание собственных архивохранилищ.
Получать доступ к современным системам цифрового хранения и поиска.
Обеспечивать соблюдение требований по конфиденциальности и сохранности документов.

При заключении такого договора необходимо:

Проверить соответствие устава контрагента требованиям Федерального архивного агентства.
Включить в договор пункты о конфиденциальности, ответственности за утрату или повреждение документов.
Определить порядок доступа сотрудников организации к архивным материалам.

Контроль и надзор

Региональное государственное контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле осуществляется на основе:

Руководства по соблюдению обязательных требований (утв. приказом ФАА от  № 19).
Плановых и внеплановых проверок, включающих inspektion помещений, проверку ведения учета и оценку соблюдения правил использования документов.
Возможности применения административных штрафов и предписаний об устранении нарушений.

Особое внимание уделяется:

Соблюдению режима доступа к документам, содержащим государственную тайну.
Наличию актуальных резервных копий электронных описей и каталогов.
Соответствию договоров с внешними хранилищами требованиям пункта 6 правил.

Практические рекомендации для организаций

Внутренняя нормативная база

Разработать и утвердить:

Положение об архиве организации (с учетом изменений, внесенных приказом Росархива № 121 от ).
Инструкцию по работе с электронным архивом (правила сканирования, метаданных, хранения резервных копий).
Регламент предоставления информации пользователям (форма запросов, сроки исполнения, порядок оплаты услуг).

Обучение персонала

Проводить регулярные занятия по:

Основным положениям новых правил работы архивов.
Требованиям к работе с секретной документацией.
Использованию электронных систем управления архивными фондами.

Техническое обеспечение

Обеспечить соответствие помещений санитарно‑гигиеническим и пожарным нормам.
Внедрить систему контроля доступа (карточки, биометрия) к хранилищам.
Организовать резервное копирование электронных описей на отдельные серверы или в облачные хранилища с соблюдением требований ФЗ‑152 «О персональных данных».

Документирование процессов

Вести журналы:

Поступления и выбытия документов.
Обращений пользователей (с указанием даты, содержания запроса и результата).
Выполнения контрольных мероприятий (проверок, аудитов).

Новые основные правила работы архивов, вступившие в силу в 2023‑2024 годах, направлены на модернизацию архивного дела, повышение прозрачности и доступности информации при одновременном обеспечении сохранности и конфиденциальности документов. Соблюдение данных норм позволяет организациям не только избежать административных рисков, но и эффективно использовать архивный потенциал для научных, управленческих и социальных целей.

Рекомендуется регулярно отслеживать обновления нормативной базы (приказы ФАА, Росархива, изменения в законодательстве о государственной тайне) и корректировать внутренние документы в соответствии с новыми требованиями.