Дата публикации: 01:34:27

Правовая база, формирующая новое положение

В 2024‑2025 гг. в сфере архивного дела в России произошли существенные изменения, которые легли в основу нового положения об архивах. Ключевые нормативные акты:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ от  г. (в редакции от ) – основной закон об архивном деле, определяющий порядок хранения, учёта и использования архивных документов.
• Федеральный закон № 469‑ФЗ от  г. – вводит государственную информационную систему удалённого использования архивных документов (ГИС УУАД) и регулирует предоставление удалённых услуг.
• Приказ Федерального архивного агентства от 13 февраля 2024 г. № 19. – утверждает Руководство по соблюдению обязательных требований, являющихся предметом контроля при осуществлении регионального государственного надзора.
• Приказ Росархива от  г. № 121. – вносит изменения в «Примерное положение об архиве организации», действующее с  г.
• Приказ Федерального архивного агентства от  г. – дополнительно уточняет порядок формирования и ведения электронных архивов.

Основные изменения в «Положении об архивах»

Новые положения направлены на повышение эффективности управления архивными фондами, снижение бумажного оборота и обеспечение доступа к документам в цифровом виде.

Структурные изменения

• Введён отдельный раздел «Электронный архив», где описываются требования к формату, метаданным и системам резервного копирования.
• Установлен порядок создания отдела государственной службы, кадров и наград (Приложение 2 к приказу от  г.).
• Обновлены требования к оформлению дел: теперь обязательна переплётка документов, что позволяет экономить пространство (см. рекомендации компании «Архивариус», 2024).

Требования к хранению и учёту

• Сокращён срок хранения «временных» документов с 5 до 3 лет при условии их цифровой копии.
• Обязательное ведение электронного реестра всех поступающих и выбывающих документов в формате XML/JSON.
• Внедрена система автоматического контроля сроков уничтожения конфиденциальных материалов.

Удалённый доступ к архивным документам

Согласно закону № 469‑ФЗ, с 1 января 2025 г. в России функционирует Государственная информационная система удалённого использования архивных документов (ГИС УУАД). Ключевые особенности:

• Бесплатная регистрация пользователей и отсутствие платы за поиск и просмотр документов.
• Интеграция с региональными информационными системами архивов.
• Гарантированная защита персональных данных и конфиденциальных сведений.

Требования к оформлению и хранению документов

Оформление бумажных дел

1. Каждое дело должно иметь уникальный номер, присвоенный в соответствии с реестром организации.
2. Документы оформляются в переплётных папках (по рекомендациям «Архивариус», 2024) – это уменьшает занимаемый объём на 30‑40 %.
3. На каждом листе указывается дата, подпись ответственного лица и краткое содержание.

Электронные документы

• Форматы: PDF/A‑2, TIFF, DOCX (с обязательным сохранением метаданных).
• Метаданные включают: название документа, дату создания, автора, классификатор, срок хранения, уровень доступа.
• Все электронные файлы хранятся в сертифицированных дата‑центрах с двойным резервным копированием (на площадке и в облаке).

Уничтожение и утилизация

Уничтожение конфиденциальных документов должно осуществляться только после получения акта об уничтожении, подписанного уполномоченным лицом. При этом:

• Для бумажных материалов применяется шрединг до уровня 2 mm.
• Электронные носители уничтожаются методом физического разрушения или полной перезаписи.

Электронный архив и система удалённого доступа

Внедрение электронного архива – один из приоритетных пунктов нового положения. Ниже перечислены основные технологические и организационные аспекты.

Технические требования

• Поддержка стандарта ISO 15489‑1 (управление документами).
• Наличие сертифицированного программного обеспечения для управления архивным фондом (например, «Электронный архив 2026»).
• Обеспечение доступности 99,9 % в течение года и резервного копирования не реже одного раза в сутки.

Преимущества удалённого доступа

1. Экономия офисного пространства – сокращение бумажных архивов до 60 %.
2. Снижение рисков штрафных санкций за несоблюдение сроков хранения.
3. Ускоренный поиск – поиск по метаданным занимает от 2 до 5 секунд.
4. Гарантированное уничтожение конфиденциальных данных в соответствии с требованиями ФЗ‑152.

Практические рекомендации для организаций

• Провести аудит текущих архивных процессов и сравнить их с новыми требованиями.
• Разработать внутренний регламент по переходу к электронному архиву (включить сроки миграции, ответственных лиц).
• Обучить персонал работе с ГИС УУАД и системами электронного документооборота.
• Внедрить систему контроля доступа (ролевая модель) для защиты конфиденциальных сведений.
• Регулярно проводить проверки соответствия (внутренний аудит) и готовить отчёты для регионального надзора.

Новое положение об архивах в России отражает глобальную тенденцию к цифровизации и повышению прозрачности архивного дела. Основные цели реформы:

• Оптимизация использования архивного пространства за счёт электронных форматов;
• Создание единой государственной информационной среды для удалённого доступа к документам;
• Усиление контроля за соблюдением сроков хранения и уничтожения конфиденциальных материалов;
• Снижение финансовой нагрузки на организации‑хранители архивов.

Для успешного внедрения новых требований необходимо сочетать правовую подготовку, техническую модернизацию и профессиональное обучение персонала. При правильном подходе организации смогут не только выполнить требования законодательства, но и значительно повысить эффективность своей работы с документами.

Источник информации: Федеральное архивное агентство, Приказы от  г.,  г.,  г.; Федеральные законы № 125‑ФЗ, № 469‑ФЗ; публикации компании «Архивариус», 2024; КонсультантПлюс.