Важность темы. Архивы – это хранилища национального и регионального исторического наследия. Правильная организация их деятельности гарантирует сохранность документов, их доступность для исследователей и граждан, а также выполнение требований законодательства.

Правовая основа

Новые правила, действующие с 1 июня 2020 года, были утверждены приказом Федерального архивного агентства (ФАА) от 2 марта 2020 года № 24. Они разработаны в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

• Регистрационный номер приказа: 58396 от .
• Документ регулирует хранение, комплектование, учёт и использование документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ) и иных архивных материалов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, научных организациях.
• С 31 июля 2023 года в правила внесены изменения (приказ Росархива № 77), однако базовые положения 2020 года остаются фундаментом современной архивной практики.

Основные понятия

В тексте правил используются следующие ключевые термины (выделены жирным шрифтом):

• Архивный фонд Российской Федерации (АФ РФ) – совокупность всех документов, признанных государственным архивным наследием.
• Государственный архив – архив, находящийся в собственности и под управлением органов государственной власти.
• Муниципальный архив – архив, находящийся в собственности органов местного самоуправления.
• Комплектование – процесс формирования архивных единиц (дел, фондов, подразделов) в соответствии с их историческим, тематическим и юридическим признаками.
• Учёт – систематическое фиксирование всех операций с документами (приём, перемещение, выдача, уничтожение).
• Использование – предоставление доступа к архивным документам исследователям, гражданам и юридическим лицам в порядке, установленном законодательством.

Структура правил

Документ состоит из нескольких разделов, каждый из которых регулирует отдельный аспект архивной деятельности:

1. Общие положения – цели, задачи, сфера применения.
2. Организация хранения – требования к помещениям, климатическому режиму, системам пожарной и охранной безопасности.
3. Комплектование архивных фондов – порядок формирования, классификации и описания фондов.
4. Учёт документов – ведение реестров, журналов, электронных баз данных.
5. Использование архивных материалов – правила доступа, выдачи, копирования, цифровизации.
6. Контроль и проверка – внутренний и внешний аудит, отчётность.
7. Ответственность – дисциплинарные и административные меры за нарушение правил.

Ключевые требования к работе архивов

Организационно‑правовые вопросы

• Архивы обязаны иметь утверждённый устав и внутренние регламенты, соответствующие федеральным правилам.
• Назначается главный архивариус – ответственный за соблюдение всех требований.
• Создаётся комиссия по охране архивного фонда, в состав которой входят специалисты по консервации, праву и информационным технологиям.

Хранение документов

Для обеспечения долговременного сохранения документов установлены следующие технические параметры:

• Температура воздуха: 18‑20 °C (для бумажных материалов) и 16‑18 °C (для фотоматериалов).
• Относительная влажность: 45‑55 %.
• Система контроля микроклимата должна вести регулярный мониторинг и фиксировать отклонения.
• Помещения должны быть оборудованы системой противопожарной защиты (спринклеры, газовые системы) и охранной сигнализацией.
• Для особо ценных документов предусмотрено хранение в герметичных контейнерах с нейтрализующими средствами от плесени.

Комплектование и классификация

Документы группируются по следующим принципам:

1. Хронологический – по дате создания.
2. Тематический – по предметной области (экономика, культура, оборона и т.д.).
3. Организационный – по структуре создавшего их органа.

Для каждой архивной единицы разрабатывается описательная карточка, включающая:

• Наименование фонда, дела, подраздела.
• Период охвата.
• Содержание (краткое описание).
• Уровень доступа (открытый, ограниченный, конфиденциальный).
• Сведения о состоянии сохранности.

Учёт и документооборот

Все операции фиксируются в журнале учёта и в электронной системе управления архивом (ЭСУА). Основные поля записи:

• Дата и время операции.
• Тип операции (приём, перемещение, выдача, уничтожение).
• Ответственное лицо.
• Номер и наименование документа.
• Примечания (повреждения, особые условия).

Доступ и использование

Правила определяют три уровня доступа:

1. Открытый – любой желающий может ознакомиться с документами в читальном зале.
2. Ограниченный – требуется письменное согласие руководителя архива; доступ предоставляется только уполномоченным лицам.
3. Конфиденциальный – доступ только по решению суда или в рамках государственных секретов.

Для выдачи копий (фото, скан) необходимо оформить запрос, указав цель, объём и сроки использования. При необходимости документы могут быть оцифрованы в соответствии с методическими рекомендациями к правилам.

Контроль и проверка соблюдения правил

Контроль осуществляется в два уровня:

• Внутренний аудит – ежегодные проверки со стороны руководства архива, составление отчётов о состоянии фонда и соблюдении технологических параметров.
• Внешний аудит – проверки со стороны Федерального архивного агентства, органов юстиции и региональных контрольных органов.

В случае выявления нарушений предусмотрены меры:

• Выдача предписаний и сроков их исполнения.
• Штрафные санкции в соответствии с частью 4 статьи 14.1 Федерального закона № 125‑ФЗ.
• В исключительных случаях – отстранение ответственных лиц от должности.

Практические рекомендации для архивных сотрудников

1. Регулярно проверять параметры микроклимата и вести журнал отклонений.
2. Обучать персонал методикам консервации и работе с электронными системами учёта.
3. Вести план цифровизации наиболее ценных и часто запрашиваемых документов.
4. Обеспечивать доступность описательных карточек в электронном каталоге для ускорения поиска.
5. Своевременно реагировать на запросы граждан и исследователей, соблюдая уровни доступа.

Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, утверждённые в 2020 году, стали важным нормативным инструментом, который обеспечивает:

• Сохранность исторического наследия.
• Прозрачность и законность доступа к архивным материалам.
• Эффективную работу архивных учреждений на всех уровнях – от федеральных до муниципальных.

Следование этим правилам – обязательное условие для всех, кто занимается архивным делом, и фундамент для дальнейшего развития цифровых технологий в сфере хранения и использования архивных документов.

Источник: Приказ Федерального архивного агентства от № 24, Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказ Росархива № 77 от (изменения). Дата обращения к источникам – .