Дата актуализации: 11 июля 2026 г.
Общие правовые основы
С 31 июля 2023 г. в действие вступил Приказ Росархива № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях». Данные правила:
- Разработаны в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125‑ФЗ «Об архивных документах»;
- Утверждены приказом Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 г. № 24;
- Дополнены Приказом Росархива № 19 от 13 февраля 2024 г., который вводит стандарты ответственности за соблюдение требований.
Все организации, независимо от формы собственности, обязаны привести свои архивные процессы в соответствие с этими нормативными актами.
Ключевые изменения в правилах хранения
2.1 Сроки сдачи документов в архив
Новые правила фиксируют чёткие временные рамки:
- Документы не могут быть сданы в архив ранее, чем через 1 год после завершения их делопроизводства;
- Сдача должна быть произведена не позднее 3 лет после окончания обработки;
- Для документов с особым режимом (секретные, конфиденциальные) сроки могут быть скорректированы отдельными нормативными актами.
2.2 Переход документов в статус «архивный»
Если срок хранения документа, превышающий 10 лет, завершился в 2024 г., то с г. такой документ приобретает статус архивного и подлежит передаче в архив согласно пунктам 52.1‑52.3, 53.1‑53.2, 54.1‑54.6 Правил.
2.3 Обязанность хранения на территории России
Все бухгалтерские документы, их электронные копии и соответствующие базы данных должны храниться исключительно на территории России. Перенос данных за границу без специального разрешения считается нарушением.
2.4 Электронные архивные документы
Для электронных документов введены дополнительные требования:
- Синхронное изменение программно‑аппаратной среды в организации и в архиве;
- Своевременная перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы (миграция с устаревших форматов, например, DOC, TIFF, на современные, такие как PDF/A‑3, XML‑архив).
- Использование специализированных систем, например, СХЭД (Система хранения электронных документов), допускающих хранение как на физически обособленных носителях, так и в облачных решениях, расположенных в РФ.
Практический план внедрения новых правил в организации
3.1 Этапы подготовки
- Аудит текущего документооборота – определение объёма бумажных и электронных документов, их классификация по срокам хранения.
- Разработка регламента – составление внутреннего положения о порядке сдачи документов в архив, включающего сроки 1‑3 года.
- Выбор технической платформы – оценка возможностей существующей ИТ‑инфраструктуры и при необходимости внедрение СХЭД или аналогичной системы.
- Обучение персонала – проведение семинаров и инструктажей для сотрудников, ответственных за делопроизводство и архивирование.
- Пилотный запуск – тестирование процесса на небольшом объёме документов (например, кадровые документы за 2022 год).
- Полномасштабный переход – масштабирование процесса на все подразделения.
3.2 Технические рекомендации
- Использовать сертифицированные носители (магнитные ленты, оптические диски) с гарантированным сроком службы не менее 30 лет.
- Регулярно (не реже одного раза в 5 лет) проводить контроль целостности электронных архивов (контрольные суммы, проверка доступа).
- Внедрять многоуровневую резервную копию: локальная (внутри организации), в архиве и в отдельном дата‑центре РФ.
- Обеспечить защиту от несанкционированного доступа – шифрование, ролевая модель доступа, журналирование действий.
3.3 Пример «дорожной карты» на 2024‑2025 годы
| Квартал | Действие | Ответственный |
|---|---|---|
| 1‑й квартал 2024 | Аудит бумажных и электронных архивов, формирование реестра | Главный архивариус |
| 2‑й квартал 2024 | Разработка и утверждение внутреннего положения о сроках сдачи (1‑3 года) | Юридический отдел |
| 3‑й квартал 2024 | Выбор и внедрение СХЭД, настройка синхронного обмена данными | ИТ‑отдел |
| 4‑й квартал 2024 | Обучение персонала, запуск пилотного проекта (кадровые документы 2022‑г.) | HR‑отдел + архивариус |
| 1‑й квартал 2025 | Перенос оставшихся документов, проверка соответствия срокам 1‑3 года | Все подразделения |
| 2‑й квартал 2025 | Контроль качества, аудит соответствия новым правилам | Внутренний аудит |
Ответственность и контроль
Согласно Приказу Росархива № 19 от 13 февраля 2024 г., за нарушение требований организации хранения, комплектования и учёта документов предусмотрена административная ответственность:
- Штрафы для юридических лиц – от 100 000 до 500 000 рублей;
- Штрафы для должностных лиц – от 30 000 до 200 000 рублей;
- Возможность приостановления деятельности подразделения, нарушающего правила архивного хранения.
Контроль за соблюдением правил возлагается на:
- Главного архивариуса (внутренний контроль);
- Руководителя подразделения (ответственность за своевременную сдачу документов);
- Росархив (внешний контроль, проверка соответствия).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
5.1 Какие документы можно хранить только в электронном виде?
Согласно пункту 54.3 Правил, документы, подлежащие обязательному электронному хранению, включают бухгалтерскую отчётность, налоговые декларации, договоры, подписанные в электронном виде, а также результаты научных исследований, оформленные в электронных базах данных.
5.2 Что делать, если срок хранения документа уже истёк, но он ещё нужен для текущей деятельности?
В таком случае необходимо оформить продление срока хранения в соответствии с установленными процедурами (постановление руководителя организации). До получения одобрения документ сохраняется в активном деле, а не в архиве.
5.3 Как обеспечить миграцию старых электронных форматов?
Рекомендуется использовать специализированные конвертеры, которые сохраняют метаданные и цифровую подпись. После конвертации следует выполнить проверку контрольных сумм (SHA‑256) и задокументировать процесс в журнале миграции.
Новые правила организации хранения документов, вступившие в силу в 2023 г., существенно изменили подходы к архивированию в российских организациях. Ключевые требования – это чёткое соблюдение сроков сдачи (1‑3 года), обязательное хранение на территории РФ, а также синхронное обновление программно‑аппаратных средств для электронных архивов. При правильном планировании и внедрении современных ИТ‑решений (СХЭД, резервные копии, контроль целостности) организация сможет не только избежать штрафов, но и повысить эффективность управления информационными ресурсами.
Помните: архив – это не просто хранилище, а стратегический ресурс, который обеспечивает юридическую защиту и историческую преемственность вашей компании.
Статья подготовлена в соответствии с актуальными нормативными актами и рекомендациями Росархива на 11 июля 2026 г.