Дата актуализации: 10 июля 2026 г. ( 04:36:43)

В последние годы в России происходит активное обновление нормативно‑правовой базы, регулирующей работу с архивными документами. Ключевым документом, определяющим современный порядок хранения, учёта и использования архивных материалов, является Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях».

Восьмой раздел новых Правил вводит ряд новшеств, касающихся рассекречивания, исполнения запросов из‑за‑рубежа и выдачи архивных справок за границу, а также уточняет порядок доступа пользователей к документам и их копирования.

Правовая основа

• Федеральный закон от  № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Приказ Росархива от  № 77 (основной нормативный акт).
• Приказ Росархива от  № 237 «Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов» (зарегистрирован Минюстом РФ ).
• Приказ Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ в государственных и муниципальных архивах, музеях».

Ключевые изменения в новом порядке

Рассекречивание и работа с ограниченными данными

Новые правила чётко определяют процедуры рассекречивания архивных документов, а также порядок обращения с материалами, содержащими персональные данные или информацию ограниченного доступа. Такие документы подлежат уничтожению или ограниченному использованию в соответствии с ФЗ 125‑ФЗ.

Обработка запросов из‑за‑рубежа

Для запросов, поступающих из иностранных государств, установлен отдельный порядок:

1. Получение официального запроса через дипломатический канал.
2. Экспертная оценка запроса комиссией, включающей специалистов по национальной безопасности.
3. Принятие решения о рассекречивании, частичном раскрытии или отказе.
4. Выдача архивных справок за рубеж в электронном виде с обязательным шифрованием.

Выдача архивных справок и документов за границу

Согласно пункту 8.5 новых Правил, выдача справок за границу возможна только после получения согласования от руководителя архива и, при необходимости, от уполномоченных органов (например, Минюста).

Доступ к документам и копирование

Пользователи теперь имеют право:

• Получать подлинники документов в читальном зале или во временное пользование (пункт 8.4).
• Заказывать копии (фотокопии, сканы) документов, однако копирование стало платным, как указано в пункте 8.6 Правил.
• Использовать документы в научных, образовательных и СМИ‑проектах при условии соблюдения авторских и смежных прав (статья 26 ФЗ 125‑ФЗ).

Электронные архивы

В отличие от правил 2015 года, новые Правила детализируют работу с электронными архивными документами:

• Требования к локальному нормативному регулированию электронных архивов.
• Сроки хранения цифровых материалов (в зависимости от их классификации).
• Обязанность вести электронный учёт использования документов (пункт 8.14).

Порядок доступа и использования архивных документов

Регистрация пользователя

Для получения доступа к архивным материалам необходимо:

1. Подать заявление в архив (в электронном виде или на бумаге).
2. Предоставить документ, удостоверяющий личность, и, при необходимости, согласие на обработку персональных данных.
3. Получить подтверждение от уполномоченного лица архива.

Выдача подлинников во временное пользование

Подлинники могут быть выданы только в случае:

• Наличия официального заказа (требования) от организации‑заказчика.
• Согласования с руководителем архива или уполномоченным лицом.
• Отсутствия ограничений, связанных с драгоценными металлами, камнями или другими ценными вложениями в документе.

Копирование и оплата услуг

Копирование документов осуществляется в соответствии с тарифами, установленными архивом. Тарифы могут различаться в зависимости от:

• Объёма копируемого материала.
• Типа копии (чёрно‑белая, цветная, скан в электронном виде).
• Срочности выполнения заказа.

Учет использования

Все выдачи и копирования фиксируются в журнале учёта использования документов. Журнал ведётся в электронном виде и доступен для контроля со стороны надзорных органов.

Порядок работы с электронными архивными документами

Хранение и защита цифровых материалов

• Документы хранятся в специализированных цифровых хранилищах с резервным копированием.
• Для доступа используется система аутентификации (логин/пароль, двухфакторная аутентификация).
• Все операции (просмотр, копирование, передача) фиксируются в журнале аудита.

Сроки хранения

Сроки зависят от классификации документа:

Выдача электронных копий за рубеж

Электронные копии могут быть переданы только после:

1. Шифрования данных в соответствии с ГОСТ‑Р 34.10‑2012.
2. Подписания электронного акта выдачи уполномоченным лицом архива.
3. Регистрации передачи в системе учёта.

Обязанности архивов и пользователей

Обязанности архивов

• Обеспечить надёжное хранение и учёт всех поступающих документов.
• Разработать локальные нормативные акты, регламентирующие работу с электронными и бумажными архивами.
• Вести учёт использования и предоставлять отчёты в надзорные органы.
• Обеспечить защиту персональных данных и информации ограниченного доступа.

Обязанности пользователей

• Соблюдать правила поведения в читальном зале (не выносить материалы, не делать пометки в оригиналах).
• Оплачивать услуги копирования в соответствии с тарифами.
• Соблюдать авторские и смежные права при использовании полученной информации.
• Своевременно возвращать выданные документы и сообщать о любых повреждениях.

Практические рекомендации

1. Планируйте запрос заранее. Сбор и оформление документов может занять до 30 дней, особенно если запрос требует рассекречивания.
2. Уточняйте тарифы. Перед заказом копий запросите актуальный прайс‑лист архива.
3. Следите за сроками хранения. При работе с электронными архивами проверяйте, не истёк ли срок их обязательного хранения.
4. Обеспечьте безопасность данных. При получении электронных копий используйте проверенные средства шифрования.
5. Документируйте процесс. Сохраняйте все акты, подтверждения и электронные подписи – они могут потребоваться в случае проверок.

Новый порядок пользования архивами, закреплённый Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г., значительно повышает уровень прозрачности, безопасности и эффективности работы с архивными материалами. Введённые изменения позволяют более гибко реагировать на запросы из‑за‑рубежа, упорядочить работу с электронными документами и установить чёткие финансовые условия копирования. Соблюдение новых требований – залог надёжного доступа к историческим и управленческим сведениям, а также гарантия защиты персональных данных и государственной тайны.

Статья подготовлена на основе открытых источников, включая Приказ Росархива от  № 77, Приказ Росархива от  № 237 и Приказ Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 № 24.