Сфера архивного дела в Российской Федерации стремительно меняется. Переход на цифровые рельсы, внедрение электронного документооборота (ЭДО) и появление машиночитаемых доверенностей (МЧД) диктуют новые правила игры. Государство регулярно обновляет нормативную базу, чтобы обеспечить сохранность, юридическую значимость и доступность информации. В этой статье мы подробно разберем новые требования к архивам, утвержденные Росархивом и другими ведомствами, а также расскажем, как организациям адаптироваться к этим изменениям.
Нормативная база: Приказы Росархива № 69 и № 77
Основой современных правил хранения документов являются два ключевых документа Федерального архивного агентства:
- Приказ Росархива от 15 июня 2020 г. № 69. Утверждает «Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов (СХЭД) в архивах государственных органов». Этот документ задает стандарты для самих систем, обеспечивающих хранение.
- Приказ Росархива от 31 июля 2023 г. № 77. Вступил в силу 1 сентября 2023 года и принес кардинальные изменения в правила хранения. Он ввел понятие электронного архивного документа (ЭАД), четко определил требования к его составу и правилам формирования файла описания метаданных.
Важно понимать: если организация сдает документы в государственные и муниципальные архивы в электронном формате, и они не соответствуют новым требованиям Приказа № 77, такие документы попросту не примут на хранение.
Сроки передачи дел в архив
Согласно новым правилам, изменились сроки передачи документов в архив организации. Теперь дела должны быть переданы:
- Не ранее, чем через 1 год после окончания их использования в делопроизводстве и удаления из обращения.
- Не позднее, чем через 3 года.
Требования к электронным архивам (СХЭД)
Электронный архив, это не просто папка с файлами на сервере. К системам хранения электронных документов (СХЭД) предъявляются строгие требования. Они должны обеспечивать:
- Целостность и подлинность. В связи с изменениями в порядке подписания электронных документов, архив должен хранить не только сам документ, но и электронные подписи (ЭП), а также машиночитаемые доверенности (МЧД), подтверждающие полномочия подписанта.
- Фонд пользования. Для оперативного доступа в справочных и поисковых целях в архиве должен создаваться фонд пользования электронных документов.
- Миграцию форматов. Текстовые электронные документы, подвергшиеся перезаписи в новые форматы и/или на новые носители, должны отвечать требованиям сохранения их юридической силы.
- Совместимость с КЭДО. Требования едины как для корпоративных информационных систем, так и для внешних платформ (например, «Работа России»). С весны 2023 года также необходимо учитывать Приказ Минтруда № 578н о единых требованиях к электронным документам без бумажного дублирования.
Требования к цифровым архивам также опираются на международные и национальные стандарты: TR 18492 и ГОСТ Р 54989-2012.
Требования к кадровым документам
Особое внимание уделяется архивам кадровых документов. Новые требования детально описывают структурные элементы электронного архивного документа. Сроки хранения электронных документов в архиве совпадают со сроками для бумажных аналогов. Для новых сотрудников должен быть обеспечен удобный и понятный доступ к электронной кадровой документации.
Физическое хранение: здания и помещения
Несмотря на цифровизацию, бумажные архивы не отменялись; Требования к физическим помещениям остаются строгими:
- Архивы должны размещаться в специально построенных или приспособленных зданиях.
- Помещения оборудуются стеллажами, витринами и специализированной мебелью.
- У каждого дела есть собственный учетный номер, становящийся частью шифра. Шифр и сведения по учету наносятся на вкладыш чехла носителя.
- Архивы должны оборудоваться средствами антитеррористической защищенности в соответствии с требованиями Правительства РФ.
Смежные нововведения (ПП 2107 и ФСТЭК)
Требования к архивам затрагивают и другие сферы; Например, с 1 сентября 2026 года вступает в силу Постановление Правительства № 2107, которое меняет минимальные требования к транспортным камерам видеонаблюдения и фиксирует жесткий срок хранения видеоматериалов в архиве.
Кроме того, 1 марта 2026 года вступил в силу Приказ ФСТЭК России № 117 от , кардинально меняющий подход к защите информации в государственных информационных системах, что напрямую влияет на безопасность электронных архивов.
Новые требования к архивному делу требуют от организаций оперативной реакции. Вне зависимости от того, организуете ли вы хранение самостоятельно или пользуетесь услугами профессиональных архивных центров (например, ОСГ), необходимо строго соблюдать законодательство. Правильное хранение документов — это залог сохранности, доступности и юридической чистоты информации вашей компании.