Нумерация архивных фондов — это базовый элемент архивного учета, обеспечивающий уникальную идентификацию каждого фонда в составе архива организации, государственного или муниципального архива. Правильная система нумерации гарантирует сохранность документов, быстрый поиск и соблюдение законодательства в области архивного дела. В данной статье подробно рассматриваются нормативные основы, правила присвоения номеров, особые случаи (объединение фондов, смена названий фондообразователей) и учетные документы, фиксирующие нумерацию.
Нормативная правовая основа
Порядок нумерации фондов жестко регламентируется федеральными нормативными правовыми актами. Основными документами, регулирующими данную сферу на текущий момент (согласно данным на ), являются:
- Приказ Минкультуры РФ от № 526 (в ред. от и позд. изд.) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципаальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» (далее, Правила 2015 г.).
- Приказ Росархива от № 24 «Об утверждении требований к учетным документам архива».
- Приказ Минкультуры РФ от № 19 (ред. от ) — регулирует вопросы учета в ведомственных и организационных архивах.
- Методические рекомендации по применению Правил (утв. приказом Минкультуры РФ от ).
Важно: В отличие от правил 1983 года, современные нормативные акты не содержат идеологической классификации фондов (на «советские», «досоветские», «общесоюзные» и т.д.), что соответствует современным реалиям формирования Архивного фонда РФ.
Основные принципы нумерации архивных фондов
Единая порядковая нумерация
В архиве, хранящем документы более чем одного фонда, ведется единая порядковая нумерация фондов. Каждому архивному фонду присваивается уникальный порядковый номер.
Ключевое правило (п. 3.4 Правил, п. 2 Пояснений к Списку фондов): «В графе 1 указывается номер, присваиваемый данному архивному фонду, который не повторяется и другим фондам не присваивается».
Нумерация производится по мере поступления фондов в архив. Номер фонда присваивается один раз и сохраняется за фондом на все время его хранения в данном архиве.
Раздельный учет фондов до 1917 г. и после 1917 г.
Согласно п. 3.5 Правил (Приказ № 19), учет архивных документов периода до 1917 г. ведется раздельно от учета документов периода после 1917 г; с самостоятельной порядковой нумерацией фондов.
Это означает, что в одном архиве могут существовать два фонда с номером «1»:
- Фонд № 1 (период до 1917 г.);
- Фонд № 1 (период после 1917 г.).
Для различения в учетных документах и справочных приборах обязательно указывается период (датировка фонда).
Особые случаи присвоения и изменения номеров
Объединенный архивный фонд
Если образуется объединенный архивный фонд из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, ему присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав (п. 22.4 Правил). Номера остальных объединяемых фондов «выбывают» и более не используются для новых фондов.
Изменение названия фондообразователя
Если название фондообразователя менялось, в Списке фондов (основном учетном документе) указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты архивные документы.
Все исторические переименования фондообразователя фиксируются:
- На ьном листе описи;
- В листе фонда (учетный документ внутри фонда);
- В хронологической последовательности.
Выбытие фондов (исключение из архива)
При выбытии фонда (передаче в другое архивное учреждение, уничтожении по акту и т.д.) его номер замораживается.
В Список фондов обязательно вносятся номера, названия и основания выбытия всех архивных фондов, номера которых занимать запрещается.
Это исключает возможность повторного использования номера выбывшего фонда для нового поступающего фонда, что предотвращает путаницу в ссылках и указателях.
Учетные документы, фиксирующие нумерацию
Система учетных документов архива (утв. Приказом Росархива № 24) включает формы, где нумерация фондов отражается обязательно:
Список фондов (Приложение № 12 к Правилам / Приложение к Приказу № 24)
Это главный сводный документ учета фондов архива в целом. Ведется в архиве организации, хранящем документы более чем одного фонда.
Структура граф (основные):
- Номер фонда (порядковый, уникальный).
- Наименование фондообразователя (последнее название).
- Даты документов (начальная и конечная).
- Объем (в единицах хранения / пог. метрах).
- Основание поступления (акт приема-передачи и др.).
- Примечание (здесь отражаются выбытие, объединение, переименования).
К каждой папке Составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке.
Лист фонда (Приложение 6 к Приказу № 24)
Ведится для учета в рамках отдельного архивного фонда. Фиксирует:
- Номер и название фонда.
- Количество и состав описей и их нумерацию.
- Количество и состав документов.
- Динамику изменений по каждой описи и фонду в целом.
- Изменения в названии фонда (переименования фондообразователя).
Опись дел (Приложения 14–18 к Правилам)
В описи нумерация фонда указывается в реквизитах обложки и на ьном листе (Индекс дела, архивный шифр дела, номер дела по годовому разделу сводной описи). Шифр дела включает в себя номер фонда (например: Ф. 1. Оп. 1. Д. 5).
Нумерация внутри фонда: дела и листы
Необходимо четко разграничивать нумерацию фондов (уровень архива) и нумерацию внутри фонда (уровень дела и документа):
| Уровень | Объект нумерации | Правила |
|---|---|---|
| Архив | Фонд | Единая порядковая (или раздельная до/после 1917 г.). Неповторимая. |
| Фонд | Опись | Порядковая внутри фонда (Оп. 1, Оп. 2…). При выбытии описи нумерация пересчитывается. |
| Опись | Дело (Единица хранения) | Порядковая внутри описи (Д. 1, Д. 2…). Часто ведется по годовым разделам. |
| Дело | Лист (Страница) | Пагинация. Начинаеться с первого листа первого документа, расположенного после внутренней описи, подшитого в дело. На внутренней описи номер не ставится. Первый лист документа = 1. |
Типичные ошибки и рекомендации по их предотвращению
- Дублирование номеров фондов (кроме случая раздельного учета до/после 1917 г.). Решение: строгий контроль за последним номером в Списке фондов.
- Повторное использование номеров выбывших фондов. Решение: занесение выбывших фондов в Список с отметкой «Выбыл», запрет на назначение этого номера новому фонду.
- Отсутствие отметок о переименовании фондообразователя в Листе фонда и на е описи. Решение: обязательное заполнение соответствующих граф при каждом изменении.
- Нарушение сквозной нумерации описей при их выбытии. Решение: при выбытии описи в графе «Примечание» вносится отметка, нумерация всех последующих записей в Листе фонда меняеться (пересчитывается).
Нумерация фондов — это каркас архивной информационной системы. Соблюдение правил, установленных Приказами Минкультуры РФ и Росархива (в частности, уникальность номера, раздельный учет до/после 1917 г., учет выбывших номеров, фиксация переименований в Листе фонда и Списке фондов) обеспечивает правовую значимость архивных документов, их идентифицируемость и доступность для пользователей.
Архивисты должны руководствоваться актуальными редакциями Правил 2015 г. и Приказа Росархива № 24, регулярно сверяя нумерацию в физических носителях (обложки дел, пагинация) с учетными документами (Список фондов, Листы фондов, Описи).
Статья подготовлена на основе нормативных актов РФ в редакции, действующей на . Для практической работы необходимо использовать официальные тексты документов с учетом последних изменений и дополнений.