Номер дела – это ключевой элемент учёта архивных документов, позволяющий однозначно идентифицировать каждое дело в системе хранения, обеспечивать его поиск и контроль за сохранностью. Ниже подробно рассмотрены правила и этапы формирования номера дела, основанные на нормативных положениях и типовой практике архивного дела.

Основные принципы нумерации дел

Согласно пунктам 2.6.9‑2.6.10 правил оформления дел, на корешке обложки дела указываются три обязательных элемента:

1. Индекс дела по номенклатуре дел – код, отражающий принадлежность дела к определённому разделу номенклатуры;
2. Номер тома – указывается только при наличии более одного тома в деле;
3. Год формирования дела – год, в котором дело было заведено.

При наличии нескольких томов после номера тома в скобках указывается общее количество заведённых томов, например: Том 2 (из 3).

Этапы присвоения номера дела

Процесс нумерации дела проходит несколько стадий, каждая из которых фиксирует определённые сведения о деле.

Заведение дела в структурном подразделении

На этом этапе формируется индекс по номенклатуре дел. Индекс присваивается в соответствии с действующей номенклатурой организации и остаётся неизменным на всём протяжении жизненного цикла дела, пока не произойдёт реорганизация структуры.

Описание в структурном подразделении

После заведения дело получает номер тома (если требуется) и указывается год формирования. На корешке обложки наносится надпись вида:

Индекс: 01‑02‑03
Том 1 (из 1) -026 г.

Все надписи выполняются чернилами, разборчиво, без сокращений (п. 2.3.9).

Описание в архиве организации

Архив организации проводит уточнение описания: проверяется соответствие индекса номенклатуре, уточняется количество томов, при необходимости вносится изменение в номер тома (например, при объединении или разделении томов).

Передача в государственный или муниципальный архив

При передаче дела на государственное хранение номер дела остаётся неизменным, однако в описях высшего уровня (например, в списке фондов или листе фонда) может быть добавлен порядковый номер фонда, под которым дело учитывается в архивном фонде.

Оформление обложки и корешка

Обложка (ьный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке указываются:

• наименование организации;
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела по номенклатуре;
• номер тома (при наличии нескольких томов);
• год формирования;
• краткое содержание дела ().

Все надписи выполняются чернилами, без сокращений, разборчиво.

Лист-заверитель и внутренняя опись

Лист-заверитель дела – учётный документ, содержащий сведения о количестве подшитых и пронумерованных листов, особенностях физического состояния дела и его формирования. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются, рядом ставится новый номер; в конце дела составляется новый лист-заверитель, а старый сохраняется в деле (п. 2.6.9).

Внутренняя опись документов дела – документ, помещаемый в дело, содержащий перечень документов с указанием их порядковых и регистрационных номеров, дат, заголовков, номеров страниц. Внутренняя опись обязательна для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для документов по личному составу (срок хранения 75 лет) (пп. 2.4.1‑2.4.2).

Особенности нумерации листов

При подготовке дел к передаче на государственное хранение допускаются следующие корректировки нумерации листов:

• Если обнаружены отдельные ошибки в нумерации, старые номера зачёркиваются, рядом ставится правильный номер;
• При невозможности исправить ошибку обычным способом (например, при повреждении листа) по согласованию с государственным архивом допускается использование литерных номеров листов (например: 37, 37а, 37б и т.д.) (п. 2.3.9).

Нумерация дел внутри описей

В архивных описях дела нумеруются последовательно в пределах каждого фонда или подразделения. Номер дела в описи состоит из:

• номера фонда (или подразделения);
• порядкового номера дела внутри фонда.

Пример записи в описи: Фонд 12, дело № 5. При наличии томов к номеру дела добавляется указание тома: Фонд 12, дело № 5, том 2 (из 3).

Список фондов и лист фонда

Для учёта архивных фондов используются два основных документа:

Список фондов (форма 132)

Учётный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся в архиве фондов, а также выбывших фондов, расположенных в порядке возрастания присвоенных им номеров.

Лист фонда (форма 133)

Учётный документ, содержащий в рамках архивного фонда сведения о количестве и составе описей дел, документов и их нумерации, количестве листов в каждом деле и других реквизитах, необходимых для контроля за сохранностью фонда.

Эти документы позволяют быстро определить, под каким номером фонда находится дело, и соответственно – его полный архивный номер.

Изменение индексов при реорганизации организации

Если в результате реорганизации изменяется структура подразделений, индексы дел по номенклатуре могут потребовать корректировки. Процедура включает:

1. Пересмотр действующей номенклатуры дел;
2. Сопоставление старых индексов с новыми структурными единицами;
3. Внесение изменений в индексы дел (с сохранением прежнего номера в примечании для обеспечения преемственности);
4. Обновление всех связанных документов: обложек, корешков, лист-заверителя, внутренней описи, списков фондов и листов фонда.

Процедуру можно повторять столько раз, сколько потребуется, пока индексы полностью не соответствуют актуальной структуре организации.

Сроки хранения и их влияние на нумерацию

Срок хранения архивного документа определяется законодательством и варьируется от 3 до 75 лет. В зависимости от срока хранения различают:

• Дела постоянного хранения (срок > 75 лет);
• Дела временного хранения (срок от 3 до 75 лет);
• Дела по личному составу (срок 75 лет).

Для дел со сроком хранения до 10 лет включительно номенклатура дел может использоваться в качестве основания для передачи в архив организации (п. 4.2 Правил). При этом номер дела формируется по тем же правилам, что и для долгосрочного хранения, но в архиве организации такие дела могут храниться в отдельной группе с упрощённым учётом.

Присвоение номера дела в архиве – это многоэтапный процесс, обеспечивающий unambiguous идентификацию документа на всём протяжении его жизненного цикла. Соблюдение требований к индексу по номенклатуре, номеру тома и году формирования, правильное оформление обложки и корешка, ведение лист-заверителя и внутренней описи, а также учёт в списках фондов и листах фонда гарантируют надёжное хранение и быстрый поиск архивных материалов. При изменениях в organisational структуре необходимо своевременно корректировать индексы дел, сохраняя при этом преемственность нумерации для обеспечения непрерывности архивного учёта.