Архивный номер документа — это уникальный идентификатор, присваиваемый каждому архивному делу или документу для обеспечения их быстрого поиска, учета и сохранности в архивном фонде. Правильная система нумерации является фундаментом архивного дела, гарантирующей упорядоченность документооборота и соблюдение законодательства РФ. В данной статье подробно рассматриваются нормативные основы, методы нумерации листов дел, оформление описей и современные подходы к учету архивных единиц хранения.

Нормативно-правовая база нумерации архивных документов

Процесс присвоения номеров архивным документам строго регламентируется нормативными правовыми актами. Основными документами, регулирующими данную сферу на текущий момент (по состоянию на 2026 год), являются:

• Приказ Росархива от № 76 (ред. от и позд.) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (далее — Правила).
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (вводит понятие «Лист фонда» как учетного документа, фиксирующего нумерацию).
• ГОСТ Р 7.0.97-2025 (актуальная редакция на 2025–2026 гг.) — устанавливает требования к оформлению документов, включая правила простановки номеров страниц.
• ГОСТ Р 6.30-2003 — регулирует правила оформления организационно-распорядительных документов, включая нумерацию страниц актов и приложений.

Согласно п. 4.22 Правил (утв. Приказом Росархива № 76), нумерация листов дела является обязательным требованием для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов.

Основные принципы нумерации листов архивного дела

Нумерация листов — это конечный этап подготовки дела к архивному хранению (после систематизации и сшивки). Ключевые правила, закрепленные в нормативной базе (п. 3.6.8 Правил, Контур.Норматив, КонсультантПлюс):

Что подлежит нумерации

Нумеруются все листы дела, входящие в его состав (документы, акты, справки, письма и др.).

Что НЕ подлежит нумерации (исключения)

1. Лист-заверитель — документ, заверяющий подлинность и полноту дела, оформляемый после нумерации листов.
2. Внутренняя опись документов дела — она нумеруется отдельно собственной сквозной нумерацией.

Технические требования к простановке номеров

• Вид нумерации: Валовая (сквозная) по всему делу.
• Шрифт/Символы: Арабские цифры (1, 2, 3…).
• Расположение на листе: В правом верхнем углу листа (согласно Правлам и ГОСТ Р 7.0.97-2025). Примечание: ГОСТ Р 6.30-2003 для оргдокументов допускает посередине верхнего поля на расстоянии 10 мм от края, но для архивных дел приоритет — правый верхний угол.
• Инструмент: Простым карандашом (графитовым) или специальным нумератором (штампом). Запрещается использовать ручку, маркер или принтер (на уже сшитом деле), так как это усложняет корректировку и может повредить документ.

Особенности нумерации в сложных случаях

Перенумерация листов

Если в нумерации листов дела допущено большое количество ошибок (пропуски номеров, дубликаты, неверная последовательность), проводится их перенумерация. При этом старая нумерация аккуратно заштриховывается карандашом, а новая проставляется рядом. Внутренняя опись при этом корректируется с указанием старых и новых номеров.

Томирование дел (объем более 250 листов)

Согласно практическим рекомендациям и ГОСТу, если количество листов дела превышает 250, дело разбивается на тома.

• Каждый том сшивается и оформляется отдельно.
• Нумерация листов ведется сквозной по всем томам (например, Том 1: 1–250, Том 2: 251–480) ИЛИ отдельной нумерацией внутри каждого тома (Том 1: 1–250, Том 2: 1–230) — в зависимости от принятого в организации стандарта (СОД), однако сквозная нумерация по делу считается более предпочтительной для единого контекста.
• На корешке каждого тома указывается: номер тома, номера листов, входящих в том.

Нумерация приложений к актам и документам

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003, если приложения сшиваются вместе с основным документом (актом, приказом), нумерация страниц ведется сквозной. Номера страниц приложений продолжают нумерацию основного документа. Если приложения хранятся отдельно (отдельным делом или томом), они нумеруются самостоятельно.

Учет нумерации: Лист фонда и Внутренняя опись

Контроль за нумерацией фиксируется в специальных учетных документах:

Внутренняя опись дела (Форма по ГОСТ Р 7.0.97 или утвержденная СОД)

Это основной реквизит дела, обеспечивающий доступ к документам. Внутренняя опись нумеруется отдельно от листов дела (своими номерами страниц описи: 1, 2, 3…). В графу «Номера листов» внутренней описи заносяться начальный и конечный номера листов каждого документа в деле (например, «л. 5–12»).

Лист фонда (согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013)

Лист фонда — это учетный документ более высокого уровня, ведшийся в рамках архивного фонда. Он содержит сводные сведения о:

• Количестве и составе описей дел.
• Нумерации дел и документов в описях.
• Количестве и составе архивных документов (листов).
• Динамике изменений по каждой описи и фонду в целом.

Лист фонда фиксирует изменения в названии фонда и является инструментом контроля целостности архива.

Пошаговая инструкция: подготовка к нумерации

Процесс нумерации встраивается в общий алгоритм подготовки документов к архивному хранению:

1. Систематизация: Сбор бумаг в архивные дела в соответствии с номенклатурой дел организации;
2. Комплектование: Упорядочивание документов внутри дела (хронологически, по видам и т.д.).
3. Сшивка дела: Прошивка нитью, скрепление корешком (до нумерации листов сшивка не обязательна, но документы должны быть в итоговом порядке).
4. Нумерация листов: Простановка арабскими цифрами карандашом/нумератором в правом верхнем углу (кроме листа-заверителя и внутренней описи).
5. Составление внутренней описи: Заполнение описи с указанием номеров листов для каждого документа. Нумерация страниц самой описи.
6. Оформление листа-заверителя: Заполнение листа-заверителя (он не нумеруется), указание общего числа листов дела.
7. Финальная сшивка/переплет: Финальная прошивка дела с листом-заверителем и внутренней описью.
8. Учет в описи делах фонда / Листе фонда: Внесение сведений о номере дела, названии, датах, количестве листов.

Современные аспекты: Электронные архивы и гибридные фонды

В 2025–2026 годах актуальность приобретает нумерация в электронных архивах (СЭД (СЭД/САЭД). Здесь «номер документа» часто заменяется на уникальный идентификатор (UID/GUID) или регистрационный номер, присваиваемый системой при регистрации.

• Для электронных оригиналов нумерация листов (страниц) в PDF/ТИФ-файлах должна соответствовать нумерации бумажного прототипа (если он есть).
• При формировании архивных пакетов (SIP/AIP) по стандартам ISO 14721 (OAIS) или ГОСТ Р 7.0.100-2018 используется структурная метаданная нумерация.
• В гибридных фондах (бумага + электронный носитель) необходимо обеспечить сквозную связь: номер листа бумажного дела = номер страницы в электронном файле.

Типичные ошибки и как их избежать

Архивный номер документа (номер листа дела) — это не просто цифра в углу страницы, а критически важный элемент архивной идентификации. Строгое соблюдение требований Приказа Росархива № 76, ГОСТ Р 7.0.8-2013, ГОСТ Р 7.0.97-2025 и ГОСТ Р 6.30-2003 обеспечивает:

• Юридическую значимость архивных документов.
• Быстрый поиск и выдачу информации.
• Сохранность документов при длительном хранении (до 75–100 лет и более).
• Прохождение проверок Росахива и аудиторов.

Главное правило: Нумерация производится после окончательной систематизации и перед составлением внутренней описи, арабскими цифрами карандашом в правом верхнем углу каждого листа, кроме листа-заверителя и внутренней описи. Внутренняя опись и Лист фонда фиксируют результаты нумерации для учета и контроля.

Статья подготовлена на основе нормативных актов, актуальных на . Перед применением рекомендуется проверить наличие более свежих редакций ГОСТов и Приказов Росархива.