В современной системе архивного дела структурное подразделение выступает не только как organisational unit, ответственная за создание и ведение документов, но и как ключевой элемент, определяющий систему нумерации дел, описей и учётных карточек. Правильное присвоение и использование номеров структурных подразделений обеспечивает:

• единообразную идентификацию документов в пределах всей организации;
• удобный поиск и извлечение информации;
• соответствие требованиям нормативных актов Федерального архивного агентства (ФАА) и внутренних положений об архиве.

Нормативная база, регулирующая нумерацию

Основные положения, которые необходимо учитывать при формировании номеров структурных подразделений, содержатся в следующих документах:

1. Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия (ФАА) – пункты 1.9, 2.1, где указано, что документы постоянного и временного хранения образуются в деятельности структурных подразделений.
2. Приказ Росархива от № 77 – регламентирует, что архив, являющийся структурным подразделением, руководствуется положением о структурном подразделении и положением об архиве, утверждаемым руководителем.
3. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (ФАА) – устанавливает, что архив создаётся как структурное подразделение или подразделение в составе структурного подразделения.
4. Методические рекомендации Определение организаций‑источников комплектования государственных и муниципальных архивов (ФАА) – описывает порядковые номера в списках источников комплектования.
5. Пункт 3.4 Основных Правил работы архивов организаций (2002 г.) – предлагает форму номенклатуры дел, где индекс дела состоит из цифрового кода структурного подразделения и порядкового номера дела.
6. Пункт 3.7.3 Описи дел структурных подразделений (КонсультантПлюс) – требует указания порядкового номера дела (тома, части) по описи.

Что понимается под структурным подразделением в архиве

Структурное подразделение – это обособленная часть организации, обладающая определёнными функциями (например, отдел кадров, бухгалтерия, юридический отдел, производственный цех и т.д.). В архивном контексте под ним понимают:

• подразделение, которое генерирует документы, подлежащие передаче на постоянное или временное хранение;
• единицу, к которой относится индекс (код) в системе номенклатуры дел;
• объект, для которого формируются отдельные описи дел и годовые разделы сводной описи организации.

Формирование номеров структурных подразделений

Номер (или код) структурного подразделения представляет собой цифровой или буквенно‑цифровой идентификатор, присваиваемый один раз при создании подразделения и сохраняемый на весь период его существования. Основные принципы формирования:

1. Уникальность – код не должен повторяться внутри организации.
2. Последовательность – при вводе новых подразделений коды присваиваются по возрастанию (например, 001, 002, 003 …).
3. Фиксированная разрядность – для удобства автоматической обработки часто используют трёх‑ или четырёхзначные коды (001‑999, 0001‑9999).
4. Связь с положением о структурном подразделении – код указывается в положении о подразделении и в положении об архиве, утверждаемом руководителем.
5. Документальное закрепление – код фиксируется в учётной карточке подразделения, в приказе о его создании и в реестре структурных подразделений организации.

Пример формирования кода:

• Отдел кадров – 001
• Бухгалтерия – 002
• Юридический отдел – 003
• Отдел по работе с клиентами – 004

Применение номеров в описи дел и номенклатуре

Согласно пункту 3.4 Основных Правил работы архивов организаций, индекс дела формируется следующим образом:

Индекс дела = Код структурного подразделения + Порядковый номер дела
Таким образом, если код отдела кадров – 001, а первое дело в этом отделе получило порядковый номер 0001, то полный индекс будет выглядеть как 001‑0001. При ведении описей:

Каждому делу и тому присваивается самостоятельный порядковый номер (пункт 3.7.3 Описи дел структурных подразделений).
В описи сохраняется валовая нумерация на несколько лет, что позволяет легко вести хронологический учёт.
На основе описей структурных подразделений формируется годовой раздел сводной описи организации (пункт 3.7. Описи дел структурных подразделений).

Примеры нумерации в практической работе
Пример 1. Формирование номенклатуры дел отдела кадров

Код подразделения: 001
Дело № 1 (приказ о приёме на работу за январь 2024 г.) – индекс 001‑0001
Дело № 2 (табель учёта рабочего времени за февраль 2024 г.) – индекс 001‑0002
Дело № 10 (личное дело сотрудника Ivanov I.I.) – индекс 001‑0010

Пример 2. Сводная опись организации за 2024 год
Сводная опись состоит из разделов, соответствующих каждому структурному подразделению:

Раздел 001 – опись дел отдела кадров (дела 0001‑0150)
Раздел 002 – опись дел бухгалтерии (дела 0001‑0200)
Раздел 003 – опись дел юридического отдела (дела 0001‑0080)
… и т.д..

При составлении годового раздела сводной описи архивариус указывает:

код структурного подразделения;
диапазон порядковых номеров дел, включённых в данный раздел;
краткое описание содержания дел (по пункту 3.7.3 Описи дел структурных подразделений).

Рекомендации по ведению учёта номеров структурных подразделений

Создать реестр структурных подразделений – таблица с колонками: № п/п, наименование подразделения, код, дата создания, дата ликвидации (если есть), ответственное лицо.
Закрепить код в локальных нормативных актах – в положении о структурном подразделении и в положении об архиве.
Автоматизировать процесс присвоения индексов дел – использовать архивные информационные системы (АИС), где код подразделения вводится один раз и автоматически подставляется в индекс дела.
Периодически проводить сверку – раз в год проверять соответствие кодов в реестре, в описях и в электронной базе документов.
Обеспечить доступность справочной информации – разместить реестр структурных подразделений на внутреннем портале организации с возможностью поиска по коду и наименованию.

Номер структурного подразделения является фундаментальным элементом системы архивного учёта. Его правильное формирование и использование позволяют:

обеспечить unambiguous идентификацию документов;
упростить процесс составления описей, номенклатуры дел и сводных разделов;
соответствовать требованиям Федерального архивного агентства и внутренним нормативным документам организации;
повысить эффективность работы архива и ускорить поиск нужной информации.

Следуя изложенным выше рекомендациям и опираясь на нормативную базу (Примерное положение об архиве, Приказ Росархива от № 77, Правила организации хранения и др.), организации смогут выстроить прозрачную и надёжную систему нумерации структурных подразделений в своём архиве, что является важным условием качественного архивного дела и сохранения корпоративной памяти.