ьный лист фонда – это первый документ в архивном деле, который содержит ключевую информацию о содержимом фонда, его структуре и правовом статусе. Правильно оформленный ьный лист упрощает поиск, учёт и использование архивных материалов, а также обеспечивает их юридическую защиту.
Что такое ьный лист фонда?
ьный лист (ьный лист фонда) – это формальный заголовочный лист, размещаемый в начале каждого фонда (собрания документов) в архиве. Он служит «визитной карточкой» фонда и отвечает за:
- идентификацию фонда;
- указание его тематики и периода создания;
- определение правового статуса и условий доступа;
- обеспечение единой системы классификации и учёта.
Нормативно‑правовая база
Оформление ьного листа регулируется рядом нормативных актов РФ:
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125‑ФЗ.
- Приказ Минкультуры России № 73 от «Об утверждении Положения о порядке создания, описания и ведения фондов государственных архивов».
- ГОСТ 7.0.97‑2016 «Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления» (для унификации описания).
Структура ьного листа
Стандартный ьный лист состоит из следующих полей (их порядок может варьироваться в зависимости от внутренней методологии архива):
| Поле | Содержание | Примечание |
|---|---|---|
| Наименование фонда | Полное официальное название (например, «Фонд № 12. Документы отдела кадров предприятия «Север»») | Уникальное в пределах архива |
| Инвентарный номер | Уникальный идентификатор (например, ИН‑2026‑0012) | Присваивается архивом |
| Период охвата | Годы, за которые собраны документы (например, 1995‑2020) | Указывается в виде «с…по…» |
| Описание содержания | Краткое резюме тематики и структуры фонда (например, «Документы, связанные с кадровой политикой, трудовыми договорами и аттестацией персонала») | Не более |
| Объём фонда | Количество единиц хранения (коробок, папок, файлов) и их суммарный объём (м³) | Указывается в соответствии с методикой учёта |
| Правовой статус | Условия доступа (открытый, ограниченный, конфиденциальный), срок хранения, основания для ограничения | Ссылается на нормативные акты |
| Ответственное лицо | ФИО, должность, контактные данные сотрудника, отвечающего за фонд | Контакт для запросов |
| Примечания | Дополнительная информация (например, сведения о реставрации, цифровой копии) | Опционально |
Технические требования к оформлению
Для обеспечения единообразия и удобства работы в архиве рекомендуется соблюдать следующие правила:
- Шрифт и размер: Times New Roman, 12 пт; заголовки – 14 пт, полужирный.
- Отступы: левый и правый – 2 см, верхний и нижний – 2,5 см.
- Поле подписи: внизу листа, под строкой «Ответственное лицо», с печатью организации.
- Нумерация: ьный лист не нумеруется, но в реестре фонда указывается его позиция.
- Язык: русский; при необходимости – перевод на английский (для международных фондов).
Пример ьного листа
Ниже приведён условный пример оформления ьного листа фонда в архиве.
-------------------------------------------------------------- ЬНЫЙ ЛИСТ ФОНДА -------------------------------------------------------------- Наименование фонда: Фонд № 12. Документы отдела кадров Инвентарный номер: ИН‑2026‑0012 Период охвата: 1995‑2020 гг. Объём фонда: 45 коробок (0,75 м³) Описание содержания: Документы, связанные с кадровой политикой, трудовыми договорами, аттестацией персонала, приказами о повышении квалификации. Правовой статус: Ограниченный доступ (срок хранения 50 лет, согласно ФЗ «Об архивном деле»). Ответственное лицо: Иванов И.И., заведующий архивом, тел.: +7 (495) -23‑45‑67, e‑mail: i.ivanov@arch.ru Примечания: Фонд оцифрован в 2024 г.; цифровая копия хранится в системе «Электронный архив». Подпись ответственного лица: ______________________ Дата: --------------------------------------------------------------
Оформление ьного листа в электронных архивах
В современных архивах часто используется электронный вариант ьного листа (metadata‑record). При этом соблюдаются те же принципы, но данные хранятся в виде:
- XML‑файла, соответствующего ISAD(G) (International Standard Archival Description)
- Записи в базе данных архивного управления (например, «ЭРА», «КОРУС»)
- Метаданных в системе цифрового репозитория (Dublin Core, METS)
Электронный ьный лист позволяет быстро искать фонд по любому полю, автоматически генерировать отчёты и интегрировать архивные данные с другими информационными системами.
Как правильно хранить и обслуживать ьный лист
- Физический вариант:
- Хранить в отдельном конверте из архивационной бумаги (80 г/м²).
- Размещать в начале коробки, чтобы он был виден при открытии.
- Регулярно проверять состояние бумаги, при необходимости проводить консервацию.
- Электронный вариант:
- Создавать резервные копии на разных носителях (NAS, облако).
- Обеспечить контроль доступа (логирование, права пользователей).
- Периодически проверять целостность файлов (контрольные суммы).
Частые ошибки при оформлении ьного листа
- Отсутствие инвентарного номера – усложняет учёт.
- Неполные или неточные даты охвата – затрудняют поиск.
- Неуказание правового статуса – может привести к нарушению законодательства.
- Использование нестандартных сокращений без расшифровки.
- Отсутствие подписи ответственного лица – отсутствие юридической силы.
ьный лист фонда – это фундаментальный элемент архивного описания, который обеспечивает быстрый доступ, юридическую защищённость и долговременное сохранение информации о документальном материале. Соблюдение нормативных требований, единообразие оформления и регулярный контроль состояния как физической, так и электронной версии ьного листа позволяют архиву эффективно выполнять свои функции.
Помните: правильный ьный лист – это не просто формальность, а ключ к надёжному управлению архивным фондом.