Понятие архива с общим фондом хранения (в нормативной терминологии чаще встречающееся как объединенный архивный фонд) является ключевым инструментом архивоведения для обеспечения целостности документального наследия организаций‚ претерпевших реорганизацию‚ смену ведомственной подчиненности или формы собственности. Данная статья подробно рассматривает правовую базу‚ процедуры формирования‚ принципы учета и хранения таких фондов на основе действующего законодательства РФ и методических рекомендаций Федерального архивного агентства (Росархива).

Правовая основа и нормативное определение

Основным документом‚ регламентирующим данную сферу‚ является Приказ Министерства культуры РФ от № 19 (в ред. Приказа Минкультуры РФ от № 68) «Об утверждении Правил организации хранения‚ комплектования‚ учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах‚ музеях и библиотеках‚ организациях Российской академии наук»‚ а также аналогичные Правила для органов власти и организаций (Приказ Росархива от № 23 и др.).

Согласно п. 2.3 Правил (Приказ Росархива от № 23)‚ в целях рациональности хранения‚ комплектования‚ учета и использования архивных документов допускается формирование:

Объединенного архивного фонда, из архивных документов‚ образовавшихся в процессе деятельности двух и более организаций‚ действовавших на определенной территории и (или) объединенных одним объектом деятельности‚ а также в случае последовательной смены друг друга организаций (преемников) при изменении формы собственности.

Основания для создания объединенных (общих) архивных фондов

Формирование общего фонда хранения возможно в следующих типичных ситуациях‚ зафиксированных в нормативных актах (в частности‚ в комментариях к п. 39 Правил для госархивов):

1. Последовательная преемственность функций: Если функции полностью или в основном передавались последовательно сменяющим друг друга организациям‚ но форма собственности менялась (например‚ госучреждение → ГУП → АО → ПАО)‚ из их документов возможно создание объединенного архивного фонда.
2. Родственный характер деятельности: Допускается создание объединенных фондов из документов акционированных‚ приватизированных организаций родственного характера деятельности. Это требует согласования с новыми собственниками и оговорки соответствующих условий в договоре о передаче архивных документов.
3. Территориальный или объектный принцип: Объединение документов организаций‚ действовавших на одной территории или обслуживавших один объект (например‚ стройплощадку‚ месторождение‚ научный центр).

Организация хранения и комплектования

Принципы систематизации

В пределах архивного фонда (в т.ч. объединенного) единицы хранения систематизируются по совокупности признаков. Согласно Методическим рекомендациям Росархива и Правилам для организаций‚ применяются:

• Структурный признак (по структуре организации-преемницы или исторической структуре предшественников);
• Хронологический признак (года образования документов);
• Функциональный / Отраслевой / Тематический признаки;
• Предметно-вопросной‚ номинальный‚ авторский‚ корреспондентский‚ географический признаки — в зависимости от специфики документов.

Важно: Систематизация должна отражать историческую генезис фонда‚ сохранять проискхождение документов (принцип проискхождения / respect des fonds)‚ даже если они физически хранятся в общем массиве.

Учет единиц хранения

Учет ведется в описях дел (документов). В описи (или в ее годовом разделе) единицы хранения учитываются в соответствии с принятой систематизацией за порядковыми учетными номерами. Каждой единице хранения присваивается уникальный шифр (код фонда‚ описи‚ дела).

Оформление и описательные средства

Создание общего фонда хранения накладывает особые требования к составу описительных средств:

Лист-заверитель (для папок описи)

Согласно п. 3.10 Приложения к Правилам (Приказ Минкультуры РФ)‚ к каждой папке описи составляется лист-заверитель. В нем обязательно указываются:

• Начальные и конечные номера архивных фондов (если в папке описи содержатся листы‚ относящиеся к разным фондам в составе объединенного);
• Общее количество архивных фондов‚ листы которых находятся в данной папке.

Это критически важный элемент для идентификации границ входящих в общий фонд самостоятельных архивных фондов-предшественников.

Описание дел (Объединенная опись)

Может составляться как общая опись на весь объединенный фонд с внутренним разделением по фондам-предшественникам (разделам)‚ так и отдельные описи для каждого исторического фонда‚ физически хранящихся вместе. Выбор варианта зависит от объема и сложности структуры.

Сроки хранения и экспертиза ценности

Документы‚ входящие в общий фонд хранения‚ подлежат экспертизе ценности для установления сроков хранения. Согласно п. 5.1 Методических рекомендаций:

Документы постоянного хранения‚ т.е. документы‚ имеющие историческое‚ научное‚ социальное‚ экономическое‚ культурное значение‚ составляют архивный фонд организации‚ являющийся составной частью Архивного фонда Российской Федерации.

Сроки хранения устанавливаются на основании экспертизы ценности документов (проводится экспертной комиссией организации или ведомственной/территориальной экспертной комиссией). При объединении фондов сроки хранения документов-предшественников сохраняются и переносятся на документы в составе объединенного фонда.

Особенности использования и доступа

Использование документов объединенного архивного фонда регулируется общими правилами доступа к Архивному фонду РФ (ФЗ «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ)‚ однако имеет нюансы:

• Право собственности: Если документы принадлежат разным собственникам (например‚ часть, государству‚ часть — частному лицу после приватизации)‚ режим доступа может различаться. Условия доступа к документам приватизированных организаций оговоряются в договоре передачи архива.
• Персонифицированные данные: Ограничения доступа к документам‚ содержащим сведения‚ составляющие тайну частной жизни‚ персональные данные‚ действуют независимо от формы фонда.
• Выдача на руки / копирование: Осуществляется в читальном зале архива-хранителя с соблюдением правил обращения с уникальными документами.

Практический алгоритм формирования общего фонда хранения

1. Инвентаризация и аудит: Выявление всех документов организаций-преемниц‚ подлежащих объединению.
2. Юридическое оформление: Подписание акта передачи-приемки архивных документов‚ договора о передаче архива (для приватизированных объектов) или распоряжения об образовании объединенного фонда (для госорганов).
3. Экспертиза ценности: Проведение экспертизы для всех поступающих документов с установлением сроков хранения.
4. Научно-архивная обработка: Раскладка по фондам-предшественникам (сохранение проискхождения)‚ систематизация внутри фондов‚ нумерация единиц хранения.
5. Составление описительных средств: Составление описей‚ листов-заверителей‚ указателей‚ реестров фондов.
6. Размещение в хранилище: Комплектация в архивные коробки/папки‚ расстановка по стеллажам с учетом единой нумерации мест хранения.
7. Внесение в учетные системы: Регистрация объединенного фонда в государственном реестре архивных фондов (для госархивов) или во внутренней учетной системе организации.

Типичные ошибки и риски

• Нарушение принципа проискхождения: Смешивание документов разных организаций-преемниц в единый хронологический ряд без выделения фондов-образующих структур. Это делает невозможным восстановление истории конкретной организации.
• Отсутствие листов-заверителей: Потеря информации о границах фондов внутри объединенной описи.
• Игнорирование прав собственников: Объединение документов приватизированных организаций без согласования с акционерами/участниками и без оговорки в договоре — грубое нарушение ст. 22 Закона «Об архивном деле».
• Единая нумерация без кодов фондов: Присвоение сквозных номеров делам 1‚ 2‚ 3… без префикса кода фонда (например‚ Ф. 1‚ Ф. 2) приводит к неидентифицируемости документов при запросах.

Архив с общим фондом хранения (объединенный архивный фонд) — это эффективная организационная форма‚ позволяющая сохранять целостность документальных массивов при реорганизациях‚ приватизации и смене ведомственной принадлежности. Ключевым условием успешного функционирования такого фонда является строгое соблюдение архивной теории (принцип проискхождения)‚ нормативных требований к оформлению (листы-заверители‚ раздельные описи или разделы) и правовых норм‚ регулирующих права собственников архивных документов. Грамотная организация общего фонда обеспечивает не только сохранность документов‚ но и их быструю поисковую доступность для государственных нужд‚ науки и граждан и правовых интересов граждан.

Статья подготовлена на основании: Приказа Минкультуры РФ от № 19‚ Приказа Росархива от № 23‚ Федерального закона от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»‚ Методических рекомендаций Росархива.