Цель статьи – дать полное представление о том‚ как формируются‚ комплектуются‚ учитываются и используются документы‚ входящие в объединённые архивные фонды (ОАФ) в государственных‚ муниципальных архивах‚ музеях‚ библиотеках и научных организациях России.

Понятие объединённого архивного фонда

Согласно Правилам организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации‚ объединённый архивный фонд – это фонд‚ образованный из архивных документов‚ возникших в процессе деятельности двух и более организаций‚ которые имеют между собой исторически и/или логически обусловленные связи.

• Документы могут объединяться по отраслевому (например‚ документы всех предприятий машиностроительной отрасли) или территориальному признаку (например‚ документы всех учреждений одного региона).
• Объединение может происходить как в рамках одной юридической структуры (например‚ несколько подразделений крупного предприятия)‚ так и между независимыми юридическими лицами‚ если их документы связаны общим объектом деятельности.

Нормативно-правовая база

Основные документы‚ регламентирующие формирование ОАФ:

1. Приказ Министерства культуры РФ «О правилах организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов».
2. Методические рекомендации Федерального архивного агентства по комплектованию‚ описанию‚ учёту и использованию архивных документов.
3. Закон РФ «Об архивных фондах и архивных документах» (ст. 5‚ 6).
4. Региональные нормативные акты (при их наличии) и внутренние регламенты архивных учреждений.

Принципы формирования объединённых архивных фондов

Для обеспечения рациональности и удобства работы с документами в ОАФ применяются следующие принципы:

• Историческая и логическая связь – документы должны относиться к одному событию‚ процессу или объекту.
• Отраслевой/территориальный признак – объединение происходит по признаку отрасли (промышленность‚ образование‚ культура) или территории (регион‚ муниципалитет).
• Рациональность хранения – цель – уменьшить избыточность и упростить доступ к материалам.
• Единство учёта – все документы в ОАФ учитываются в единой системе‚ что облегчает их поиск и использование.

Этапы создания объединённого архивного фонда

Идентификация документов

На этом этапе архивисты определяют‚ какие документы могут быть объединены. Ключевые действия:

• Анализ архивных описей и карточек учёта.
• Выявление общих признаков (отрасль‚ территория‚ объект).
• Проверка юридических оснований (право собственности‚ согласие организаций‑участников).

Формирование концепции ОАФ

Разрабатывается документ «Концепция формирования ОАФ»‚ где указываются:

• Наименование фонда (с указанием признаков объединения).
• Составитель (юридическое лицо‚ учреждение‚ архив).
• Объём документов (количество дел‚ листов‚ единиц измерения).
• Период охвата (годы создания документов).

Комплектование и описание

Документы группируются в дела и описи в соответствии с Методическими рекомендациями ФАА. В описании указываются:

1. Наименование документа.
2. Дата и место создания.
3. Организация‑источник.
4. Содержание (краткое резюме).
5. Признак объединения (отраслевой/территориальный).

Учет и регистрация

После комплектования документы вносятся в единую фондовую карточку ОАФ. При этом:

• Присваивается уникальный фондовый номер (например‚ ОАФ‑01‑2024‑001).
• Обновляются электронные каталоги (ЭКС‚ ЕИС «Архив»).
• Ведётся журнал приёма‑выдачи документов.

Хранение

Документы размещаются в специально отведённых фондовых ящиках или архивных коробках с маркировкой‚ соответствующей номеру ОАФ. При необходимости используют климатический контроль (температура‚ влажность) для сохранения уязвимых материалов.

Учет и использование документов ОАФ

Учет

Для учета применяются:

• Электронные системы ЭКС (Электронный каталог системы) и ЕИС «Архив».
• Картотечные журналы (журнал учёта‚ журнал выдачи).
• Регулярные инвентаризации (ежегодные‚ а также при смене ответственного лица).

Доступ и использование

Документы ОАФ могут использоваться:

1. Для научных исследований (историки‚ социологи‚ экономисты).
2. В судебных разбирательствах (как доказательная база).
3. В подготовке государственных и муниципальных программ.
4. Для публикаций‚ выставок и культурных проектов.

Запросы на доступ оформляются в соответствии с Федеральным законом «Об архивных документах» и внутренними регламентами архива. При выдаче документов фиксируется:

• ФИО заявителя.
• Цель использования.
• Перечень выданных единиц.
• Срок возврата (если документы выдаются в оригинале).

Примеры объединённых архивных фондов

Отраслевой пример

ОАФ «Энергетика России (1970‑2020)» – объединённый фонд‚ сформированный из документов:

• Государственного объединения «Горэлектросеть».
• Крупных энергетических предприятий (ГАЗЭНЕРГО‚ ТЭК‑Плюс).
• Региональных энергетических компаний (Московская энергетическая компания‚ Сибирская энергосистема).

Фонд охватывает проектную документацию‚ отчёты о ремонте‚ договоры поставки топлива и т.д.

Территориальный пример

ОАФ «Горный район Красноярского края (1950‑1995)» – объединённый фонд‚ включающий документы:

• Горных предприятий («Красноярский угольный комбинат»‚ «Алтайский горно-обогатительный завод»).
• Местных органов управления (администрация района‚ отдел по развитию горного комплекса).
• Коллекций профсоюзов горных работников.

Фонд используется при изучении развития горнодобывающей отрасли Сибири.

Проблемы и пути их решения

Практические рекомендации архивистам

• Тщательно фиксируйте признаки объединения – в названии фонда‚ в описании и в карточках учёта.
• Используйте универсальные классификаторы (например‚ ОКПД2‚ ОКТМО) для облегчения поиска.
• Проводите регулярные совещания с представителями организаций‑участников для согласования изменений в структуре фонда.
• Обеспечьте цифровизацию уязвимых материалов и храните оригиналы в условиях‚ соответствующих ГОСТ 7;0.97‑2016.
• Внедряйте автоматизированные системы контроля доступа (СКУД) для защиты конфиденциальных документов.

Объединённые архивные фонды – эффективный инструмент рационализации хранения и использования архивных документов‚ позволяющий объединять материалы из разных организаций‚ имеющих общие исторические или логические связи. Правильное формирование‚ комплектование‚ учёт и обеспечение доступа к ОАФ требуют строгого соблюдения нормативных актов‚ применения современных информационных технологий и тесного взаимодействия между всеми участниками процесса.

Внедрение описанных в статье принципов и рекомендаций способствует повышению доступности исторических источников‚ упрощает научные исследования и обеспечивает надёжную сохранность культурного наследия России.

Дата публикации: 10 июля 2026 г.
Источник: Приказ Минкультуры РФ‚ методические рекомендации ФАА‚ КонсультантПлюс‚ официальные сайты государственных архивов.