Объединённый архив федеральный – это специализированный архивный ресурс, в котором хранятся фонды документов, образовавшиеся в результате совместной деятельности двух и более фондообразователей, имеющих между собой исторически или логически обусловленные связи. Такие архивы создаются для обеспечения целостности исторических материалов, упрощения доступа к ним и их эффективного государственного учёта.

Понятие и основные характеристики

Согласно нормативным актам, объединённый архивный фонд представляет собой совокупность документов, полученных от разных организаций (банков, внешнеторговых компаний, научных институтов, строительных предприятий и др.), которые:

• имеют общую историю создания или передачи функций;
• образуют единую информационную цепочку, позволяющую проследить развитие процессов и событий;
• включают материалы, требующие единого учёта и систематизации.

Ключевыми признаками объединённого архива являются:

1. Наличие архивных шифров и номеров листов, позволяющих точно указать источник информации;
2. Обязательное указание источников при составлении архивных справок;
3. Соблюдение единых стандартов хранения и описания документов.

Историческое формирование федеральных архивов

Федеральная архивная система России имеет глубокие исторические корни:

• В 1929 г. Ленинградский и Московский государственные исторические архивы были объединены в Центральный Исторический Архив СССР.
• 28 апреля 1992 г. Правительство РФ распорядилось создать Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ) путём объединения ЦГАОР СССР и ЦГА РСФСР.
• 15 марта 1999 г. было образовано Российское государственное архивное агентство (РГАСПИ) в результате слияния Российского центра хранения и изучения документов новейшей истории (РЦХИДНИ) и Центра хранения документов молодежных организаций (ЦХДМО).

Эти реформы создали основу для дальнейшего формирования объединённых архивных фондов в рамках федеральных архивов.

Правовая база

Деятельность объединённых архивов регулируется рядом нормативных актов, среди которых:

• Постановление Правительства РФ от  г. № 283 «О создании Российского государственного архивного агентства»;
• Указ Президента РФ от  г. о реорганизации государственных архивных учреждений;
• Федеральный закон «Об архивных документах» (в актуальной редакции), определяющий порядок учёта, хранения и доступа к архивным материалам.

Особенно важен пункт 18 соответствующего нормативного акта, который обязывает негосударственные организации предоставлять сведения о своих фондах и документах по запросам органов Федеральной архивной службы России.

Структура и основные фонды

В рамках федеральных архивов функционирует более 50 фондов, объединённых в единую систему. Примеры:

• Объединённый архив СПбГУ – хранит документы более 50‑ти фондов, включая уникальные научно‑исторические материалы.
• Объединённый государственный архив Челябинской области – известен своей коллекцией документов промышленного и культурного наследия региона.
• Объединённый межведомственный архив – формируется из документов, последовательно сменявших друг друга в таможенных органах, где функции предшественников передавались их преемникам.

Каждый фонд имеет собственный архивный шифр и номер листа, что обеспечивает точную идентификацию материалов при составлении справок.

Доступ к документам

Федеральное архивное агентство открыло Государственную информационную систему удалённого использования архивных документов (ГИСИУАД). Это объединённый информационный ресурс, предоставляющий:

• Бесплатный доступ к справочно‑поисковым средствам 13 федеральных архивов без обязательной регистрации;
• Возможность поиска по архивным шифрам, датам, тематикам и другим метаданным;
• Онлайн‑просмотр отсканированных копий документов (в пределах прав доступа).

Контактные данные Справочно‑информационного центра федеральных государственных архивов:

125009, Москва, ул. Б. Дмитровка, 15
Тел.: +7 (495) -94‑51‑12
Факс: +7 (495) -92‑90‑17
E‑mail: rgaspiinbox.ru

Технологические решения и автоматизация

Для упрощения работы с объединёнными фондами применяются современные ИТ‑инструменты:

1. Электронные каталоги – позволяют быстро находить нужный документ по шифру, теме или дате.
2. Системы управления архивными процессами (СУАП) – автоматизируют приём, регистрацию, хранение и выдачу документов.
3. Цифровые репозитории – обеспечивают долговременное хранение отсканированных копий и их безопасный доступ.

Проблемы и задачи, стоящие перед объединёнными архивами

Несмотря на значительные успехи, существуют актуальные трудности:

• Неполнота поступающих документов – часто архивные справки необходимо составлять, перенося информацию из неполных наборов, что усложняет их достоверность.
• Разнородность форматов – документы могут быть в бумажном виде, микрофильмах, электронных файлах разных стандартов.
• Недостаточная информированность организаций о необходимости полного и своевременного предоставления архивных материалов.
• Технические ограничения – необходимость постоянного обновления ИТ‑инфраструктуры и обеспечения кибербезопасности.

Для решения этих вопросов предусмотрены меры:

1. Разработка единого регламента передачи архивных фондов;
2. Проведение обучающих семинаров для сотрудников организаций‑фондаобразователей;
3. Внедрение автоматизированных систем контроля качества поступающих материалов;
4. Увеличение финансирования на модернизацию архивных хранилищ.

Примеры крупнейших объединённых архивов

Перспективы развития

В ближайшие годы планируется:

• Создание единых цифровых репозиториев для всех объединённых фондов, что позволит исследователям работать с материалами онлайн.
• Расширение доступа к архивам через мобильные приложения и API‑интерфейсы.
• Внедрение искусственного интеллекта для автоматической классификации и распознавания текста в отсканированных документах.
• Укрепление международного сотрудничества в области обмена архивными данными.

Объединённый архив федеральный – это важный элемент национальной информационной инфраструктуры, обеспечивающий сохранение и доступ к уникальным документам, отражающим историю России и её институтов. Его эффективность зависит от:

1. Точного и полного предоставления материалов со стороны фондообразователей;
2. Соблюдения правовых норм и стандартов архивного учёта;
3. Современных технологических решений, позволяющих автоматизировать процессы и расширять доступность.

С учётом текущих реформ и инвестиций в цифровизацию, объединённые федеральные архивы будут играть всё более значимую роль в научных исследованиях, образовании и общественном контроле над историческим наследием.

Контактный телефон доверия Федерального архивного агентства: +7 (495) -90‑55‑33

Время работы: пн‑чт 9:00‑18:00, пт 9:00‑16:45