Объединённый архив Комитета по образованию (КО) администрации Санкт‑Петербурга – это центральное хранилище документов, нормативных актов, методических материалов и отчётной информации, связанных с деятельностью образовательной системы города. Архив обеспечивает доступ к информации как для сотрудников комитета, так и для образовательных учреждений, родителей, обучающихся и широкой общественности.
Правовая основа создания архива
Создание и функционирование объединённого архива регулируются следующими нормативными актами:
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в редакции от );
- Постановление Правительства Санкт‑Петербурга № 123‑П от «Об организации работы архивов органов исполнительной власти Санкт‑Петербурга»;
- Распоряжение Комитета по образованию Санкт‑Петербурга от 12 ноября 2025 г. № 1247‑р «О порядке проведения отбора претендентов на назначение…» – в нём указано, что все материалы, связанные с отбором и назначением руководителей образовательных учреждений, подлежат включению в объединённый архив;
- Внутренний регламент КО «О ведении единого электронного архива документов» (утверждён ).
Структура архива
Объединённый архив разделён на несколько логических блоков, каждый из которых отвечает за определённый тип информации:
- Нормативно‑правовые документы – приказы, распоряжения, постановления КО и других органов власти, касающиеся образования.
- Методические и учебные материалы – программы, рабочие тетради, рекомендации по реализации ФГОС, электронные учебники.
- Отчётная и статистическая информация – годовые отчёты учреждений, данные о численности обучающихся, результаты ВПР, ЕГЭ и ОГЭ.
- Персональные дела сотрудников (с ограниченным доступом) – трудовые книжки, аттестации, повышение квалификации.
- Архивные фонды исторического значения – документы, отражающие развитие образования в Санкт‑Петербурге с XIX века до наших дней.
Формы хранения и доступ к информации
Архив функционирует в гибридном режиме:
- Электронный архив – основная часть документов оцифрована и размещена в защищённой корпоративной системе «АрхивКО СПб». Доступ осуществляется через веб‑портал с двухфакторной аутентификацией.
- Физический архив – бумажные носители, требующие особого режима хранения (температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %). Расположен в специализированном здании на ул. Большая Морская, д. 12.
- Режим доступа:
- Сотрудники КО и подведомственных учреждений – полный доступ к своему функциональному разделу.
- Образовательные организации – доступ к методическим материалам и статистике через личный кабинет.
- Родители и обучающиеся – ограниченный доступ к публичным нормативным актам и информационным справкам.
- Исследователи и представители СМИ – доступ по запросу после согласования с отделом работы с публикой.
Преимущества объединённого архива
Создание единого хранилища приносит множество выгод:
- Повышение прозрачности – все нормативные акты и отчёты доступны в одном месте, что упрощает контроль и аудит.
- Экономия времени – поиск документа осуществляется по ключевым словам, метаданным и фильтрам (дата, тип документа, подразделение).
- Сохранение исторической памяти – оцифровка редких бумажных источников обеспечивает их долговечность и широкое распространение.
- Поддержка принятия решений – аналитические модули архива позволяют формировать отчёты о состоянии образования в городе в режиме реального времени.
- Снижение рисков утраты информации – резервное копирование на географически разнесённых серверах и регулярное создание архивных копий на оптических носителях.
Как воспользоваться архивом
Для доступа к электронному архиву необходимо выполнить следующие шаги:
- Перейти на официальный портал archivko.spb.gov.ru (доступно только из сети администрации Санкт‑Петербурга или через VPN).
- Пройти авторизацию с использованием логина и пароля, выданного отделом кадров КО, а также подтвердить вход через SMS‑код или приложение‑аутентификатор.
- Выбрать нужный раздел архива (нормативные акты, методика, статистика и т.д.).
- Ввести запрос в строку поиска или воспользоваться расширенным фильтром (по дате, номеру документа, ключевым словам).
- Просмотреть документ онлайн или скачать его в формате PDF/DOCX после подтверждения прав на скачивание.
Для работы с бумажным фондом необходимо подать письменное заявление в отдел обслуживания читателей (каб. 205, ул. Большая Морская, д. 12) и согласовать дату посещения.
Примеры документов, доступных в архиве
- Приказ КО № 345‑р от «Об утверждении региональной программы развития дошкольного образования на 2024‑2027 гг.»;
- Методическое пособие «Организация проектной деятельности в средней школе» (2023 г.);
- Годовой отчёт Управления образования Администрации Санкт‑Петербурга за 2025 г. (статистика по количеству обучающихся, результатам ЕГЭ);
- Личное дело учителя физической культуры лицея № 239, получившего Благодарность Правительства РФ (2025 г.);
- Исторические документы о первых женских гимназиях Санкт‑Петербурга (конец XIX в.).
Планы развития архива на ближайшие годы
Комитет по образованию ставит перед архивом следующие задачи:
- Полная оцифровка всех бумажных фондов до 2028 г. (планируется обработка более 2 млн листов).
- Внедрение искусственного интеллекта для автоматической классификации документов и извлечения метаданных.
- Расширение доступа для внешних пользователей через открытый API с соблюдением требований ФЗ‑152 «О персональных данных».
- Создание виртуального экспозиционного зала, где будут представлены ключевые этапы развития образования в городе.
- Ежегодное проведение аудита информационной безопасности и обновление средств защиты от киберугроз.
Контактная информация
Отдел работы с архивом Комитета по образованию администрации Санкт‑Петербурга
- Адрес: ул. Большая Морская, д. 12, Санкт‑Петербург, 190000
- Телефон: +7 (812) -23‑45‑67
- Электронная почта: archivko@edu.spb.gov.ru
- Часы работы: пн‑пт 09:00‑18:00, обед 13:00‑14:00
Объединённый архив КО является важным элементом информационной инфраструктуры образовательной системы Санкт‑Петербурга, обеспечивая сохранность знаний, прозрачность управления и удобный доступ к необходимым материалам для всех заинтересованных сторон.