Объединённый ведомственный архив (ОВА) – это специализированный архивный центр, созданный для систематизации, хранения и предоставления доступа к документам, относящимся к деятельности Комитета по социальной политике Санкт‑Петербурга. Архив играет ключевую роль в реализации социально‑правовых запросов граждан, а также в поддержке работы государственных органов, судов и органов МВД.

Исторический контекст и правовая база

• Основание архивных фондов. Истоки архивных материалов лежат в документах местных органов власти советского и постсоветского периодов: Петросовета, губернского, областного, городского и районных (уездных) управлений.
• Связь с Центральным государственным историческим архивом (ЦГИА СПб). С 1918 г. в Санкт‑Петербурге функционировало Центральный государственный исторический архив Санкт‑Петербурга, который стал «матерью» большинства региональных архивов, включая ОВА.
• Законодательные акты. Деятельность ОВА регулируется Федеральным законом «Об архивном деле» и региональными нормативными актами, принятыми Администрацией Санкт‑Петербурга.

Роль Архивного комитета Санкт‑Петербурга

Архивный комитет осуществляет государственную политику в сфере архивного дела, координирует работу всех ведомственных архивов и отвечает за:

• разработку нормативных документов;
• контроль за соблюдением требований к хранению и использованию архивных материалов;
• внедрение современных технологий (оцифровка, электронный документооборот).

Организационная структура ОВА

1. Руководящий отдел – отвечает за стратегическое планирование и взаимодействие с Комитетом по социальной политике.
2. Отдел социально‑правовых запросов – формирует и выдаёт архивные справки, необходимые для:
   • социальной защиты (пенсии, пособия);
   • судебных разбирательств;
   • работы органов МВД и ЗАГС.
3. Отдел документального обеспечения – занимается приёмом, классификацией и хранением фондов.
4. Отдел цифровых технологий – отвечает за оцифровку, создание электронных каталогов и онлайн‑доступ.

Фонд ОВА: что хранится?

В архиве собраны документы, относящиеся к различным аспектам социальной политики:

• решения и приказы Комитета по социальной политике;
• акты органов социальной защиты (пособия, льготы, пенсионные выплаты);
• материалы по вопросам занятости, трудовых отношений и профессионального переобучения;
• социально‑правовые справки о медицинском стаже, заработной плате, периодах работы в лечебных учреждениях;
• корреспонденция с другими ведомственными архивами (ЦГИА СПб, архивы здравоохранения, образования).

Оцифрованные фонды

С 2022 года в ОВА реализован проект «Электронный архив социальной политики». На данный момент оцифровано более 60 % документов за период 1990‑2025 гг., что позволяет гражданам получать справки онлайн.

Услуги ОВА

Социально‑правовые справки

Архив выдаёт справки, подтверждающие:

• даты и места рождения, брака, смерти;
• медицинский стаж и период работы в государственных и муниципальных лечебных учреждениях;
• историю получения пенсий, пособий и иных социальных выплат.

Как оформить запрос?

1. Подготовьте заявление (можно в электронном виде) с указанием ФИО, даты рождения, а также перечня требуемых документов.
2. Приложите копию паспорта и, при необходимости, доверенность.
3. Отправьте заявку:
   • по электронной почте: archivekkult.gov.spb.ru;
   • через форму обратной связи на официальном сайте;
   • по почте на адрес: 191144, Санкт‑Петербург, Новгородская ул., 20 А.
4. Ожидайте ответа в течение 10‑15 рабочих дней. При необходимости уточняющих вопросов с вами свяжется специалист отдела запросов.

Онлайн‑сервис «Электронный запрос»

Для удобства граждан запущена платформа letters.gov.spb.ru, где можно:

• заполнить форму запроса;
• отследить статус обработки;
• получить готовую справку в электронном виде (PDF) или оформить её печатный вариант.

Контактная информация

Сотрудничество с другими архивными учреждениями

ОВА тесно взаимодействует с:

• Центральным государственным историческим архивом Санкт‑Петербурга (ЦГИА СПб) – совместные проекты по оцифровке исторических фондов.
• Архивом Комитета по здравоохранению – обмен документами о медицинском стаже и условиях труда в системе здравоохранения.
• Региональными архивами (областными, муниципальными) – координация хранения уездных и районных актов.

Перспективы развития

1. Полная цифровизация всех фондов до 2028 года, включая внедрение технологии blockchain для подтверждения подлинности документов.
2. Расширение онлайн‑услуг – внедрение чат‑бота для автоматического формирования типовых справок.
3. Обучение персонала в области работы с большими данными и искусственным интеллектом для ускорения обработки запросов.
4. Международное сотрудничество с архивными учреждениями стран СНГ по обмену опытом в сфере социально‑правовой документации.

Объединённый ведомственный архив Комитета по социальной политике Санкт‑Петербурга – это современный архивный центр, который обеспечивает доступ к важнейшим документам, необходимым для защиты прав граждан и эффективного функционирования государственных институтов. Благодаря тесному взаимодействию с ЦГИА СПб, активному внедрению цифровых технологий и ориентированности на запросы населения, ОВА является ключевым звеном в системе социальной защиты Санкт‑Петербурга.

Если вам требуется архивная справка или вы хотите узнать подробнее о работе ОВА, используйте указанные выше контакты – специалисты с радостью помогут вам.