Сохранность архивных документов — это фундаментальная задача архивного дела, обеспечивающая непрерывность государственной памяти, правовую защищенность граждан и возможность исторических исследований. В Российской Федерации данная деятельность строго регламентируется законодательством и нормативными правовыми актами. По состоянию на 07 октября 2026 года система обеспечения сохранности представляет собой комплекс организационных, правовых, технических и технологических мероприятий.

Правовое регулирование обеспечения сохранности

Основой правового поля является Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Статья 19 данного Закона прямо возлагает обязанность обеспечения сохранности архивных документов на государственные органы, органы местного самоуправления и организации — образующие архивные фонды.

Ключевые нормативные акты:

• Правила работы государственных архивов (утверждены Приказом Минюста России от № 119), основной документ, регламентирующий внутренние процессы: прием, учет, хранение, комплектование, использование и обеспечение сохранности.
• ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Архивное дело. Обеспечение сохранности документов. Основные положения» — устанавливает требования к условиям хранения, мониторингу среды и аварийной подготовке.
• Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», в части защиты персональных данных и секретности сведений в архивах.
• Распоряжения и приказы Росархива (Федерального архивного агентства), уточняющие методики реставрации, оцифровки и биологической защиты.

Важно: Закон об архивном деле устанавливает ответственность (дисциплинарную, административную, уголовную) за нарушение правил обеспечения сохранности, включая случаи утраты документов Архивного фонда РФ, документов по личному составу и иных ценных фондов.

Организационные меры: от приема к хранению

Работа по сохранности начинается задолго до размещения документа на стеллаже. Это непрерывный цикл:

1. Экспертиза документов на предмет сохранности при передаче в архив (проверка на биологическое поражение, механические повреждения, качество бумаги/носителя).
2. Санитарная обработка (газация, обеззараживание) в специальных камерах перед попаданием в фондовые помещения.
3. Научное описание и систематизация — создание описей, путемников, внесение данных в автоматизированные информационные системы (АИС). Грамотный учет предотвращает потери «внутри» архива.
4. Размещение по схемам хранения с учетом формата, ценности, частоты обращений и требований к микроклимату.

Обеспечение оптимального микроклимата (Физическая сохранность)

Согласно ГОСТ Р 7.0.100-2018 и Правилам работы госархивов, поддержание стабильных параметров среды — приоритет №1 для замедления естественного старения бумаги, фотопленок, магнитных лент.

Для этого в архивах внедряются:

• Автоматизированные системы мониторинга микроклимата (датчики Т/Вл с передачей данных на пульты диспетчеризации).
• Системы прецизионного кондиционирования воздуха.
• Газовые пожаротушения (инертные газы, гексафторпропан), не повреждающие документы водой или пенообразующим веществом.

Биологическая и химическая защита

Грибковые плесени, бактерии, насекомые (жучки, термиты) и грызуны — главные биологические враги. Работа ведется в трех направлениях:

• Превентивное: регулярная дезинсекция/дератизация помещений, контроль за герметичностью окон/дверей, использование ловушек-индикаторов.
• Крантиновое: карантинные камеры для вновь поступивших фондов (экспозиция 14–21 день).
• Лечебное: реставрация пострадавших документов (сушка, стерилизация в вакуумных камерах, механическая чистка, укрепление бумаги).

Современные архивы отказываются от токсичных газов (фосфин, хлорпикрин) в пользу безопасных методов: азота, углекислого газа, микроволновой обработки или глубокой заморозки.

Цифровое сохранение и оцифровка: стратегия «Цифровой архив»

По данным за 2023–2024 годы, в России оцифровано значительное количество архивных документов (по разным оценкам — сотни миллионов листов, в открытых источниках упоминается цифра около 3 млн описных единиц/делов в отдельных крупных проектах, но общий объем исчисляется миллиардами изображений). Оцифровка решает две задачи сохранности:

1. Снижение физического износа оригиналов, выдача пользователям осуществляется по цифровым копиям.
2. Создание страховых копий (бэкапов) на случай аварий, пожаров, стихийных бедствий или утрат (как отмечалось в отчетах о случаях утраты документов Архивного фонда РФ).

Технологический стек долгосрочного хранения электронных документов (ДХЭД):

• Форматы: PDF/A (для текстов), TIFF / JPEG 2000 (для изображений), XML/PDF (для структурированных данных).
• Хранилища: Распределенные хранилища (минимум 3 копии в разных географических зонах), ленточные библиотеки (LTO-8/9) для «холодных» данных.
• Контроль целостности: Регулярный расчет и сверка хеш-сумм (SHA-256, SHA-512).
• Миграция: Планируемая переноска данных на новые носители и форматы каждые 5–7 лет (преодоление технологического устаревания).

Аварийная подготовка и план реагирования

Каждый государственный архив обязан иметь утвержденный План действий при чрезвычайных ситуациях (ЧС). Он включает:

• Схемы эвакуации наиболее ценных фондов (перечень «Книги памяти» / особо ценных фондов).
• Договоры с подрядчиками по аварийной сушке, лиофилизации (сублимационной сушки) мокрых документов.
• Комплекты аварийного спасения (пленка, коробки, перчатки, фонари, генераторы).
• Учения с персоналом не реже 1 раза в год (практическое отработание эвакуации).

Работа с пользователями и сохранность

Ежегодно в архивы обращаются более 300 тысяч граждан (по данным ведомственной отчетности). Обеспечение сохранности при использовании включает:

• Выдачу документов только в читальных залах под контролем дежурного архивариуса.
• Использование подставок-книгохранителей, перчаток (хлопковых/нитровых) при работе с ценными экземплярами.
• Запрет на использование ручек, фотоаппаратов со вспышкой, сканеров контактного типа без разрешения.
• Развитие дистанционных сервисов через ЕПГУ (Госуслуги) и порталы архивов (например, «Архивы России», региональные порталы), что позволяет удовлетворить запросы без физического контакта с оригиналом.

Кадровое и финансовое обеспечение

Сохранность невозможна без квалифицированных кадров. Проблемы дефицита реставраторов, микробиологов, специалистов по ДХЭД решаются через:

• Целевое обучение в вузах (РГГУ, РАНХиГС, СПбГУКИ).
• Повышение квалификации в ФГБУ «Федеральный методический центр архивных учреждений» (ФМЦАУ).
• Внедрение эффективных контрактов и грантовой поддержки на реставрацию уникальных фондов.

Перспективы развития до 2030 года

В рамках стратегии развития архивного дела и нацпроекта «Культура» ключевыми векторами являются:

• Построение и реконструкция современных архивных зданий класса «А» и «В» с автоматизированным микроклиматом (планируется устранение дефицита площадей хранения).
• Полный переход на электронное документооборот в госорганах с обязательным формированием электронных архивов (жизненный цикл ЭДО).
• Внедрение ИИ для автоматической расшифровки рукописей, распознавания почерка, выявления дефектов на сканах и прогнозирования состояния фондов.
• Международное сотрудничество в области возвращения вывезенных культурных ценностей и стандартизации сохранности (ISO 11799, ISO 16175).

Работа государственных архивов по обеспечению сохранности — это системная, многоуровневая деятельность, сочетающая строгое соблюдение законодательства (ФЗ-125, Приказ Минюста № 119, ГОСТы), инженерное обеспечение микроклимата, передовые биотехнологии защиты и массовую оцифровку с созданием надежных цифровых репозиториев. Главная цель — передать документы Архивного фонда Российской Федерации будущим поколениям в первозданном виде или в максимально полноценной цифровой копии, гарантируя тем самым права граждан и историческую правду.

Статья подготовлена на основе действующего на г. законодательства РФ, нормативных актов Росархива, Минюста России и отраслевых стандартов.