Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Архивное дело является неотъемлевой частью информационной инфраструктуры любого государства и организации. Две ключевые функции архива, обеспечение сохранности документов и государственный учет — неразрывно связаны: без грамотного учета невозможно гарантировать сохранность‚ а без сохранности теряеться смысл учета. Данная статья подробно рассматривает нормативную базу‚ организационно-технические меры и современные подходы к реализации этих задач в Российской Федерации.

Правовая и нормативная база

Деятельность архивов в РФ регулируется иерархией нормативных правовых актов; Знание и строгое соблюдение этих документов, фундамент работы архивиста.

Федеральные законы

Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», основной закон‚ определяющий принципы архивного дела‚ права и обязанности субъектов‚ порядок государственной регистрации и учета документов архивного фонда.
Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации‚ информационных технологиях и о защите информации» — регулирует вопросы доступа к информации‚ защиты персональных данных и государственной тайны в архивах.
Федеральный закон от № 5485-1 «О государственной тайне» — устанавливает режим секретности для документов‚ содержащих гостайну.

Подзаконные акты и стандарты

Постановление Правительства РФ от № 1326 «Об утверждении Положения о государственном учете документов архивного фонда Российской Федерации» (заменило старое Постановление № 526). Это ключевой документ‚ регламентирующий процедуру учета.
Приказ Минкультуры России от № 2364 «Об утверждении Типовых норм расхода площадей архивных помещений…» (планирование хранения).
ГОСТ Р 7.0.100–2018 «Архивное дело. Термины и определения».
ГОСТ Р 54989–2012 / ISO 11799:2003 «Информация и документирование. Хранение документов. Требования к помещениям для хранения архивных документов».
ОСТ Р 7.0.18–2013 «Архивное дело. Обеспечение сохранности документов. Общие требования».

Обеспечение сохранности документов: комплексный подход

Сохранность — это состояние документа‚ при котором он сохраняет свои физические свойства и информационное содержание в течение установленного срока хранения. Обеспечение сохранности строится на трех «китах»: профилактика‚ контроль среды и физическая защита.

Микроклиматические параметры (ГОСТ Р 54989–2012)

Нарушение температурно-влажного режима — главная причина биологического поражения (плесень‚ грибки)‚ гидролиза бумаги и коррозии носителей.

Тип документов / Носитель	Температура (°C)	Относительная влажность (%)	Допустимые колебания в сутки
Бумажные документы (основной фонд)	18 ± 2	50 ± 5 (допускается 45–55)	Т: ±2°C; Вл: ±3%
Фотодокументы‚ пленки‚ микроформы	14–18 (холодное хранение 2–8 для долгосрочного)	30–40	Т: ±1°C; Вл: ±2%
Магнитные ленты‚ диски (машиночитаемые носители)	18–20	40–45	Т: ±2°C; Вл: ±5%

Важно: В архивах обязательно установка систем автоматического мониторинга микроклимата (датчики + программное обеспечение) с ведением журнала регистрации параметров.

Защита от биологических и химических факторов

Дезинсекция и дератизация: Плановые профилактические мероприятия (не реже 1 раза в квартал) и аварийные при обнаружении вредителей. Использование только разрешенных Минздравом препаратов‚ безопасных для бумаги.
Пылеудаление: Регулярная влажная уборка помещений (ежедневно)‚ пылесосение с HEPA-фильтрами‚ очистка документов специальными щетками/вакуумными столами перед восстановлением.
Газоочистка: При массовом заражении плесенью или насекомыми применяется обработка в газокамерах (оксид этилена‚ фосфин) или современные безгазовые методы (аноксидизация — создание безкислородной среды).

Пожарная безопасность (ФЗ-123‚ СП 12.13130)

Категория помещений архивов — А (высокая пожарная опасность) или Б (пожарная опасность) в зависимости от площади и высоты.
Обязательная установка автоматических систем пожаротушения (спринклерные‚ порошковые‚ газовые — например‚ Novec 1230‚ FK-5-1-12)‚ безопасных для бумаги (газовые предпочтительнее для ценных фондов).
Системы раннего обнаружения (аспирационные детекторы дымка).
Противопожарные двери (ЭИ 60 и выше)‚ преграждение вентиляционных каналов клапанами.

Физическая защита и режимы доступа

Режим доступа: Разделение зон (хранилища — зона строгого режима‚ читальные залы — зона контролируемого доступа). Применение СКУД (систем контроля и управления доступом) на базе биометрии или карт.
Охрана: Круглосуточная физическая охрана + технические средства (видеонаблюдение с архивацией записи не менее 30 дней‚ сигнализация «Тревога»‚ периметровая охрана).
Упаковка: Использование архивных коробок‚ пачек‚ папоротников из безкислотного картона (pH 7.5–9.5)‚ полиэтиленовых пакетов архивного качества (полипропилен‚ полиэстер). Запрещено использование клея‚ скотча‚ металлических скоб на документах.

Реставрация и консервация

Создание в архиве реставрационно-переплетного цеха или заключение договоров с лицензированными организациями. Основные направления:

Профилактическая консервация (очистка‚ выпрямление‚ укрепление краев).
Лечебная реставрация (удаление пятен‚ замена потерянных фрагментов‚ разложение склеенных листов).
Переплет и капсулирование (инкапсуляция в полиэстерную пленку типа Mylar).
Микрофильмирование и оцифровка как меры сохранности оригиналов (перевод оригиналов в режим ограниченного доступа после копирования).

Государственный учет документов архивного фонда РФ

Государственный учет — это система государственной регистрации‚ описания и учета документов‚ входящих в Архивный фонд РФ‚ независимо от формы собственности и ведомственной подчиненности их владельцев. Регламентируется Постановлением Правительства РФ № 1326.

Цели и принципы учета

Цели: формирование единой информационной базы об архивном фонде страны; обеспечение прав собственников и пользователей; контроль за сохранностью и использованием; планирование ресурсов архивного дела.
Принципы: обязательность‚ единообразие методологии‚ достоверность‚ своевременность‚ публичность (в пределах закона).

Объекты учета

Документы‚ входящие в Архивный фонд РФ (государственные‚ муниципальные‚ частные‚ религиозные организации).
Архивные фонды (документы‚ созданные одним лицом/организацией).
Архивные коллекции (документы‚ объединенные по признаку).
Отдельные архивные единицы хранения (дело‚ том‚ файл‚ кассета и т.д.).

Этапы и процедуры государственного учета

Этап 1: Государственная регистрация архивных фондов (коллекций)

Проводится один раз при формировании фонда/коллекции или при передаче в другое хранилище.

Назначение уникального регистрационного номера (код по ОКПО/ОГРН владельца + порядковый номер).
Заполнение Уведомления о формировании (изменении‚ прекращении) архивного фонда (коллекции) (Форма по Приложению № 1 к Постановлению № 1326).
Подача уведомления в уполномоченный федеральный орган (Минкультуры России / Росархив) в течение 30 дней с момента формирования/изменения.

Этап 2: Описание и учет архивных единиц хранения

Проводится постоянно по мере поступления документов в архив.

Научная описание (составление описей‚ пупетников‚ указателей) по ГОСТ Р 7.0.99–2018.
Присвоение каждой единице хранения инвентарного номера (фонд-описание-дело).
Внесение данных в Автоматизированную информационную систему (АИС) архива.

Этап 3: Ведение Государственного реестра архивных фондов и коллекций

Федеральный реестр ведет Росархив. Данные из АИС архивов (государственных и негосударственных) периодически (не реже 1 раза в год) выгружаються в Реестр в установленном формате (XML/JSON по стандартам Росархива).

Ключевые учетные документы (внутренний учет архива)

Помимо государственной отчетности‚ архив ведет внутренний учет по Приказу Минкультуры от № 1989 (Методические рекомендации):

Журнал регистрации поступивших в архив документов (фондов/коллекций).
Журнал регистрации отданных на хранение/использование документов.
Инвентарные книги / Автоматизированные базы данных единиц хранения.
Акты приема-передачи документов (при передаче между архивами‚ выдаче владельцам‚ списании).
Реестры уничтоженных документов (после экспертизы сроков хранения).

Современные технологии: Цифровая трансформация архивных процессов

Переход на Электронное архивное дело кардинально меняет подходы к сохранности и учету.

Электронные архивы (ЭА) и АИС «Архив»

Целостность и подлинность: Использование электронной подписи (КЭП)‚ хеш-сумм (ГОСТ Р 34.11-2012)‚ меток времени‚ блокчейн-технологий для подтверждения неизменности электронных документов.
Долгосрочное хранение (Digital Preservation): Стратегии миграции форматов (PDF/A‚ XML‚ TIFF)‚ эмуляции‚ создание репозиториев класса OAIS (ISO 14721).
Единый государственный архивный фонд в цифре: Интеграция с ФИС «Архивный фонд РФ»‚ ГИС «Электронный архив».

Оцифровка как мера сохранности оригиналов

Массовая оцифровка (сканирование 300–600 dpi‚ цветное/черно-белое) позволяет:

Исключить физический контакт пользователей с оригиналами (оригиналы переводятся в «режим высокой сохранности»).
Обеспечить удаленный доступ (в т.ч. через портал «Архивы России»).
Создать аварийные копии (Disaster Recovery) на случай утраты оригиналов.

RFID и IoT в управлении сохранностью

RFID-метки на коробках/делах: автоматический инвентаризационный учет (считывание за секунды без ручного поиска)‚ контроль перемещения (анти-кража)‚ поиск потерянных единиц.
Беспроводные датчики (IoT): Мониторинг Т/Вл‚ освещенности‚ вибраций‚ утечки воды в реальном времени с отправкой SMS/Email-уведомлений дежурному.

Организация аварийного реагирования и планирование бизнес-непрерывности

Каждый архив должен иметь утвержденный План действий при чрезвычайных ситуациях (ПАЧС) и План обеспечения непрерывности деятельности (ПОНД).

Структура ПАЧС

Оценка рисков (пожар‚ наводнение‚ терроризм‚ сбой инженерных систем‚ кибератака на АИС).
Создание аварийно-спасательной команды (штаб) с распределением ролей.
Согласование с МЧС‚ пожарной охраной‚ полицией (уччастие в учениях).
Подготовка материалов для спасения: полиэтиленовая пленка‚ короба для эвакуации‚ вентиляторы‚ насосы‚ генераторы.
Определение приоритетов спасения («Список особо ценных фондов»‚ подлежащих спасению в первую очередь).
Процедуры консервации мокрых документов (заморозка в холодильных камерах/морозильных камерах для остановки процессов разрушения и плесени до начала реставрации).

Кибербезопасность электронных архивов

Защита периметра (межсетевые экраны‚ IDS/IPS).
Резервное копирование по правилу 3-2-1 (3 копии‚ 2 разных носителя‚ 1 вне площадки).
Регулярное тестирование восстановления из бэкапа.
Обучение персонала противодействию фишингу и социальной инженерии.

Кадровое обеспечение и ответственность

Квалификация персонала — главный фактор успеха. Согласно ст. 22 ФЗ-125 и Профессиональным стандартам (напр.‚ «Архивист»‚ «Реставратор документов»):

Начальники архивов и хранители должны иметь высшее/среднее профессиональное образование по профилю «Архивоведение» или проходить переподготовку (не менее 250 часов).
Обязательная повышение квалификации не реже 1 раза в 3 года (программы Росархива‚ ведущих вузов — РГГУ‚ РАНХиГС‚ СПбГУКИ).
Персональная ответственность за сохранность закреплена за конкретными хранителями (акты закрепления фондов‚ инвентаризационные листы).
Дисциплинарная‚ материальная‚ административная (КоАП ст. 19.7 — нарушение правил хранения) и уголовная (УК РФ ст. 243, уничтожение‚ повреждение или скрывание документов) ответственность.

Контроль и надзор

Внутренний контроль: Ежегодные инвентаризации (полные — реже 1 раза в 3 года‚ выборочные — ежегодно)‚ проверки состояния фондов‚ микроклимата‚ ПО.
Ведомственный контроль: Проверки вышестоящими архивными управлениями/министерствами.
Государственный контроль (надзор): Прокуратура (проверка соблюдения законов)‚ Росархив (плановые и внеплановые проверки состояния Архивного фонда РФ)‚ МЧС (пожарная безопасность).
Аудит: Независимый аудит систем управления качеством (ISO 9001) и информационной безопасностью (ISO 27001) для крупных архивов.

Обеспечение сохранности и государственный учет документов в архиве — это не набор разовых действий‚ а непрерывный управляемый процесс‚ основанный на риск-ориентированном подходе. Эффективность этого процесса определяется тремя компонентами:

Нормативной дисциплиной — строгим следованием ФЗ-125‚ Постановлению № 1326‚ ГОСТ и ОСТ.
Технологическим суверенитетом — внедрением современных АИС‚ систем мониторинга микроклимата (IoT)‚ RFID-учетом‚ защищенными электронными репозиториями (OAIS).
Человеческим капиталом — высококвалифицированными архивистами-реставраторами‚ хранителями‚ ИТ-специалистами‚ понимающими ценность документа как исторического источника и юридического доказательства.

Только системная работа во всех трех направлениях гарантирует‚ что Архивный фонд РФ будет передан будущим поколениям в сохранном‚ учтенном и доступном виде.

Примечание: Данная статья носит обобщающий информационный характер. Для решения конкретных практических вопросов необходимо обращаться к актуальным редакциям нормативных правовых актов (КонсультантПлюс‚ Гарант‚ официальный интернет-портал правовой информации pravo.gov.ru) и методическим рекомендациям Росархива.