Областное казенное учреждение «Государственный архив документов по личному составу Липецкой области» (ОКУ ГАДЛС ЛО) — это ключевое архивное учреждение региона‚ осуществляющее хранение‚ учет и выдачу документов‚ подтверждающих трудовой стаж‚ заработную плату и иные социально-правовые права граждан. Архив также известен под наименованием Государственный архив новейшей истории и документов по личному составу Липецкой области.
Историческая справка
История архива неразрывно связана с формированием Липецкой области и развития архивного дела в регионе:
- 29 апреля 1954 года — на базе документов городского архива был создан Липецкий областной Государственный архив. В этот период он входил в структуру УМВД по Липецкой области.
- 10 февраля 1962 года – 2 января 1992 года — архив подчинялся различным ведомственным структурам‚ претерпевая реорганизацию.
- Современный этап — в результате разделения фондов и специализации был выделен профильный архив‚ отвечающий исключительно за документы по личному составу (трудовые книжки‚ личные дела‚ ведомости начисления зарплаты и др.)‚ а также за документы новейшей истории региона.
Сегодня архив является частью единой архивной сети Российской Федерации и представлен на Портале «Архивы России».
Основные функции и задачи
Архив выполняет функции государственного хранения документов‚ составляющих архивный фонд Липецкой области‚ относящихся к категории «документы по личному составу». Ключевые направления деятельности:
- Обеспечение хранения и безопасности документов организаций и учреждений‚ ликвидированных или реорганизованных‚ а также действующих организаций‚ сдавших дела в архив.
- Выдача архивных справок‚ копий и выписок для подтверждения:
- Трудового стажа (в т.ч. для назначения пенсий);
- Заработной платы (за разные периоды‚ в т.ч. на года и более ранние даты);
- Факта работы на вредных/тяжелых условиях;
- Награждений и дисциплинарных взысканий.
- Научно-справочная работа — помощь исследователям‚ генеалогам и историкам в работе с фондами новейшей истории.
- Цифровизация и электронное документооборот — перевод фондов в электронный вид для дистанционного доступа (через портал Госуслуг и портал «Архивы России»).
- Рассекречивание и введение в научный оборот документов новейшей истории‚ ранее хранившихся в засеченных фондах.
Контактная информация и реквизиты
Юридический и фактический адрес
Адрес: 398001‚ г. Липецк‚ ул. Ленинградская‚ д. 10а
Примечание: Не путать с Главным государственным архивом Липецкой области (ул. Папина‚ 2б)‚ который хранит дореволюционные и советские до 1990-х годов фонды общего профиля.
Режим работы (график приема посетителей)
Точный график работы читального приема и телефоны справочного бюро рекомендуется уточнять на официальном сайте или по телефону перед визитом‚ так как он может меняться.
Обычно прием граждан ведется в рабочие дни (понедельник – пятница) в утренние и дневные часы. Суббота и воскресенье, выходные дни. Санитарный день, обычно последняя пятница месяца.
Телефоны и электронные ресурсы
- Справочный телефон / Приемная: Уточняйте на карте 2ГИС или Яндекс.Карт по запросу «Государственный архив новейшей истории и документов по личному составу Липецкой области».
- Официальный сайт / Портал Архивы России: archives.gov.ru (раздел «Архивная сеть РФ» -> Липецкая область -> ОКУ ГАДЛС ЛО).
- Портал госуслуг Липецкой области: Подача заявления на получение архивной справки в электронном виде (требуется включенный JavaScript в браузере).
Какие документы хранятся в архиве?
Фонды архива формируются за счет документов:
- Предприятий‚ учреждений‚ организаций всех форм собственности‚ ликвидированных или реорганизованных на территории Липецкой области;
- Местных органов власти и управления (администраций районов‚ городов‚ сельских поселений) — в части кадровых дел.
- Общественных организаций‚ профсоюзов‚ комсомольских организаций.
- Личные дела работников (анкеты‚ автобиографии‚ характеристики).
- Трудовые книжки (внутренние книги учета трудовой книги‚ вкладыши).
- Ведомости начисления и выплаты заработной платы (форма Т-51‚ Т-53 и аналогичные).
- Приказы (распоряжения) о приеме‚ переводе‚ увольнении‚ награждении;
- Документы по личному составу воинских частей и правоохранительных органов (в пределах компетенции).
Порядок получения архивной справки
Способ 1: Личный визит
- Принести паспорт гражданина РФ.
- Наличие трудовой книжки (оригинал) желательно для сверки данных.
- Заполнить заявление на бланке архива (выдается на месте или скачивается с сайта).
- Оплатить госпошлину (если справка запрашивается не для пенсионного назначения через Соцфонд) — квитанцию можно оплатить в любом банке или через терминал в архиве.
- Получить справку в установленный законом срок (обычно до 30 календарных дней‚ часто быстрее — 3-10 дней).
Способ 2: Через МФЦ (Мои Документы)
Удобный способ: обращение в любой МФЦ Липецкой области по месту жительства. Сотрудник МФЦ сканирует документы и направляет межведомственный запрос в архив. Готовую справку можно получить в том же МФЦ или по почте.
Способ 3: Электронное обращение (Госуслуги / Портал Архивы России)
- Авторизация через ЕСИА (Госуслуги).
- Выбор услуги «Предоставление архивной справки‚ копии‚ выписки из документа».
- Заполнение анкеты с указанием реквизитов организации‚ периодов работы‚ цели получения.
- Оплата госпошлины онлайн (со скидкой 30% при электронной оплате).
- Получение результата в личном кабинете или почтой России.
Способ 4: Почтовый запрос
Направляется заказным письмом с уведомлением о вручении на адрес архива. В письме обязательно: ФИО‚ дата рождения‚ адрес для ответа‚ контактный телефон‚ копия паспорта (разворот с фото и пропиской)‚ подробное описание запрашиваемого периода и названия организации. Квитанция об оплате госпошлины прикладывается к письму.
Особенности поиска информации: Частые проблемы и решения
| Проблема | Решение |
|---|---|
| Организация-ликвидация не сдала дела в архив | Архив выдает официальный отказ («Документы не поступили»). С этим отказом нужно обращаться в суд для установления факта трудовой деятельности (ст; 264 ГПК РФ)‚ приводя свидетелей и косвенные доказательства (талоны‚ фото‚ медсправки). |
| Ошибки в ФИО / дате рождения в документах | Архив выдает справку «как в документе». Для исправления в Пенсионном фонде/СФР нужна справка из ЗАГСа об изменении имени или решение суда об установлении факта принадлежности документа. |
| Работа на территории бывшего СССР (другой регион) | ОКУ ГАДЛС ЛО хранит дела только организаций Липецкой области. За справками в другие регионы нужно обращатся к архивам соответствующих субъектов РФ (через МФЦ или портал Архивы России — «БД по местам хранения документов по личному составу»). |
| Военная служба / МВД / МЧС | Личные дела военнослужащих и сотрудников силовых структур часто хранятся в ведомственных архивах (ЦАМО‚ ЦА МВД и т.д.)‚ а не в областном архиве по личному составу. Уточняйте место хранения по месту службы. |
Научно-исследовательская работа и краеведение
Помимо социально-правовых функций‚ архив активно занимается научно-просветительской деятельностью. Так‚ в марте 2023 года к 70-летию известного историка-краеведа‚ председателя Липецкого областного краеведческого общества А.Ю. Клокова‚ архивом были подготовлены выставки на основе документов из его личного фонда. Это подтверждает‚ что в архиве хранятся ценные комплекты документов по новейшей истории региона‚ представляющие интерес для исследователей.
На портале «Архивы России» доступна БД рассекреченных дел‚ что позволяет удаленно выявлять наличие интересующих фондов перед визитом в читальный зал.
Структура и штат (исторический контекст)
По историческим документам 1919 года (родительского Липецкого областного архива)‚ штатная численность включала:
- Начальник архива
- Старший научный сотрудник / Научный сотрудник
- Старший архивариус / Архивариус
- Технический персонал (уборщица‚ вахтеры)
Современная структура ОКУ ГАДЛС ЛО значительно шире и включает отделы: приема и учета документов‚ хранения и обеспечения сохранности‚ научной обработки и справочно-информационной работы‚ цифровизации и ИТ‚ административно-хозяйственный сектор;
Полезные советы перед обращением
- Соберите максимум входных данных: точное полное название организации (на момент работы)‚ адрес предприятия‚ подразделение (цех‚ участок‚ отдел)‚ табельный номер (если помните)‚ период работы (месяц/год приема и увольнения).
- Проверьте название организации на дату работы: многие предприятия меняли названия (например‚ «Завод «Прогресс» -> ОАО «Прогресс» -> ЗАО «Прогресс-Липецк»). Архивариусу нужно точное название на момент вашей работы.
- Используйте онлайн-сервисы: Подача через Госуслуги или МФЦ экономит время на дорогу и ожидание в очереди.
- Сохраняйте квитанции: квитанция об оплате госпошлины — ваш гарант принятия заявления к рассмотрению.
- Сроки: Законодательно установлен срок до 30 дней. Сложные запросы (поиск по нескольким предприятиям‚ нечеткие даты) могут продлеваться до 60 дней с уведомлением заявителя.
ОКУ «Государственный архив документов по личному составу Липецкой области» — это гарант сохранения трудовой биографии тысяч липецких жителей. Благодаря внедрению электронных сервисов (Госуслуги‚ МФЦ‚ Портал Архивы России) получение архивных справок стало максимально доступным и прозрачным. Независимо от того‚ нужна ли вам справка для Пенсионного фонда‚ суда или составления родословной‚ архив на ул. Ленинградской‚ 10а — ваш главный адрес в Липецке.
Данная статья составлена на основе открытых данных Портала «Архивы России»‚ картографических сервисов (2ГИС)‚ официальных сайтов администрации Липецкой области и исторических справок по состоянию на . Реквизиты и режим работы уточняйте непосредственно перед обращением.