Областные нотариальные архивы – это специализированные архивные подразделения, создаваемые нотариальными палатами субъектов Российской Федерации (а также аналогичными органами в странах СНГ). Их главная задача – долговременное хранение, учёт и обеспечение доступа к нотариальным документам, которые после истечения установленных сроков хранения в конторах переходят в централизованный архив.

Что такое нотариальный архив?

Нотариальный архив – это часть архивной системы, в которой хранятся:

• договоры купли‑продажи, дарения, обмена недвижимости;
• завещания, доверенности, акты о признании наследников;
• решения судов, связанные с нотариальными действиями;
• прочие нотариальные акты, оформленные на бумажных носителях.

Документы в архиве сохраняются в соответствии с установленными нормативами по срокам хранения (от 5 до 75 лет в зависимости от типа акта) и могут быть использованы при решении наследственных, земельных, семейных и иных юридических вопросов.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие деятельность нотариальных архивов:

1. Федеральный закон от № 339‑ФЗ «Об нотариате» (введена статья 39.1 о нотариальных документах и архиве).
2. Положение о нотариальном архиве Нотариальной палаты Республики Башкортостан (разработано на основе Примерного порядка создания, комплектования и функционирования нотариальных архивов, утверждённого решением Правления Федеральной нотариальной палаты, протокол 08/24 от ).
3. Региональные нормативные акты субъектов РФ, а также нормативные документы в странах‑участницах СНГ (например, Белорусская нотариальная палата).

Организация и функции областных нотариальных архивов

Основные функции:

• Хранение оригиналов и копий нотариальных актов в условиях, обеспечивающих их сохранность.
• Учёт поступающих документов (ввод в реестр, присвоение уникального идентификатора).
• Обеспечение доступа к архивным материалам для нотариусов, судов, органов государственной власти и граждан (по установленным правилам).
• Оцифровка и создание электронных баз данных, позволяющих ускорить поиск и выдачу справок.
• Контроль за соблюдением сроков хранения и своевременным уничтожением документов, срок хранения которых истёк.

Примеры областных нотариальных архивов в России и за её пределами

Республика Башкортостан

Нотариальная палата Республики Башкортостан разработала Положение о нотариальном архиве, которое учитывает как федеральные, так и региональные требования. Архив находится в здании палаты и обслуживает все нотариальные конторы республики.

Архангельская область

Государственный архив общественно‑политических движений и формирований Архангельской области (163061, г. Архангельск, пл. В.И. Ленина, 1) хранит, среди прочего, нотариальные документы, связанные с земельными вопросами в регионе.

Астраханская область

Адреса архивов:

• 414000, г. Астрахань, ул. Володарского, 17;
• 414040, г. Астрахань, ул. Академика Королева, 39 (тел.: 8‑851‑2‑25‑14‑12).

В архиве хранятся документы, относящиеся к сделкам с недвижимостью, а также наследственные дела.

Вологодская область

Нотариальная палата Вологодской области ведёт квитанцию (архивную справку) и публикует объявления о вакансиях нотариусов, обслуживая территорию Череповца и Череповецкого района.

Московская область

В Московской области работает 384 частнопрактикующих нотариуса, а их архивные материалы находятся в центральном архиве палаты. Для получения справки можно обратиться по телефону 7 495 410 03 93 или через сайт mailstorehouse.ru.

Гомельский (Белорусский) нотариальный округ

Нотариальный архив Гомельского округа хранит документы, связанные с наследством, земельными сделками и семейным правом. Доступ к архиву регулируется национальными нормативами Беларуси.

Минский областной нотариальный округ (Беларусь)

Нотариальный архив Минского округа принимает на хранение документы нотариальных контор, обеспечивает их учёт и выдачу справок по запросу.

Как получить доступ к архивным документам?

Процедура получения архивной справки обычно включает следующие шаги:

1. Подготовка запроса – письменное обращение (в электронном виде или на бумаге) с указанием полного ФИО заявителя, цели обращения и перечня требуемых документов.
2. Предоставление подтверждающих документов – паспорт, доверенность (если запрос подаёт представитель), выписка из ЕГРН или судовое решение.
3. Оплата государственной пошлины (если она предусмотрена). Размер пошлины зависит от объёма запрашиваемой информации.
4. Ожидание рассмотрения – в среднем 5‑15 рабочих дней, в случае необходимости может потребоваться дополнительная проверка.
5. Получение справки – в виде бумажного документа, электронного файла (PDF) или копий оригиналов.

Для ускорения процесса рекомендуется использовать электронные сервисы архивов (порталы нотариальных палат, государственные информационные системы).

Оцифровка и электронные сервисы

В последние годы в большинстве регионов России и Беларуси реализуются проекты по оцифровке нотариальных архивов:

• Создание единой электронной базы данных, доступной через портал Федеральной нотариальной палаты.
• Внедрение электронных подписей и систем удалённого доступа для нотариусов и судов.
• Сотрудничество с Национальной электронной библиотекой и другими партнёрами для оцифровки исторических периодических изданий и метрических книг.

Эти меры позволяют сократить срок выдачи справок, уменьшить риск потери оригиналов и обеспечить более высокий уровень прозрачности.

Проблемы и перспективы развития

Несмотря на активное внедрение новых технологий, существуют ряд проблем:

• Недостаточное финансирование некоторых региональных архивов, что ограничивает возможности оцифровки.
• Разнородность региональных нормативных актов, что усложняет унификацию процессов.
• Необходимость повышения квалификации персонала в области архивного дела и информационных технологий.
• Риск неправомерного доступа к конфиденциальным документам при переходе к электронным системам.

Перспективы развития включают:

1. Создание федерального реестра нотариальных архивов с единым стандартом учёта.
2. Расширение облачных хранилищ с гарантией долгосрочной сохранности данных.
3. Внедрение искусственного интеллекта для автоматического распознавания текста и ускорения поиска.
4. Укрепление межрегионального взаимодействия для обмена опытом и лучшими практиками.

Областные нотариальные архивы играют ключевую роль в системе правового регулирования, обеспечивая надёжное хранение и доступ к нотариальным документам. Их развитие тесно связано с совершенствованием законодательства, внедрением современных информационных технологий и повышением квалификации специалистов. Понимание структуры, правил доступа и текущих инициатив по оцифровке поможет гражданам, нотариусам и судебным органам эффективно использовать архивные ресурсы.

Дата актуализации: 10 июля 2026 г.