Обложка – это первый документ, который видит архиватор при приёме дел. От её правильного оформления зависит быстрая идентификация дела, корректный учёт в архивных реестрах и отсутствие возвратов на доработку. В статье подробно рассматриваются нормативные требования, обязательные реквизиты, порядок заполнения и типовые образцы обложки дел для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Нормативно‑правовая база

• Приказ Федерального архивного агентства от № 77 – «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов». В приложениях к правилам указаны рекомендованные формы:
  • Приложение 4 – лист‑заверитель дела;
  • Приложение 5 – внутренняя опись документов дела (для категорий дел, указанных в п. 54 Правил);
  • Приложение 6 – обложка дела.
• ГОСТ 17914‑72 «Общие требования к оформлению архивных документов» – определяет расположение реквизитов, шрифты и размеры полей.
• ГОСТ Р 6.30‑97 «Унифицированные системы документации. Унифицированные формы» – применяется к лист‑заверителю и внутренней описи.
• Приказ Главархива СССР № 263 от «Основные правила работы ведомственных архивов» – в части оформления обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Кому и какие обложки нужны

Обложка оформляется для:

1. дел постоянного хранения (срок хранения 50 лет, 75 лет – в зависимости от нормативных актов);
2. дел временного хранения, срок которого превышает 10 лет (например, личные дела сотрудников, отставные архивы);
3. дел по личному составу (личные дела работников, муниципальных служащих и т.п.);

Обязательные реквизиты обложки (Приложение 6)

№	Реквизит	Содержание / Примечание
1	Наименование архива	Полное официальное название государственного (муниципального) архива.
2	Наименование организации‑заказчика	Полное название организации, в которой формируется дело (например, «Государственная корпорация «РосТелеком»»).
3	Структурное подразделение	Отдел, отделение, департамент и т.п., где дело велось.
4	Индекс дела	Уникальный буквенно‑цифровой код, присвоенный в архиве (например, «А‑12‑2026»).
5	Архивный шифр дела	Код, отражающий тематическую и хронологическую принадлежность (по классификатору архивных фондов).
6	Номер дела (том, часть)	Указывается в виде «Том 1, Часть 2» в соответствии с годовыми реестрами.
7	Годовой раздел	Год, к которому относится дело (например, 2026 г.).
8	дела	Краткое, но ёмкое название, отражающее содержание (например, «Личное дело Иванова И.И. (1975‑2026)»).
9	Крайняя дата документов	Дата последнего документа, входящего в дело (формат ДД.ММ.ГГГГ).
10	Количество листов	Общее количество листов, указанных в лист‑заверителе.
11	Срок хранения	Указывается нормативный срок (например, 50 лет).
12	Подпись ответственного лица	ФИО, должность, дата подписи.

Пошаговая инструкция по оформлению обложки

1. Подготовка исходных данных
   • Соберите лист‑заверитель (Приложение 4) – в нём указаны количество листов и перечень документов.
   • Определите архивный шифр и индекс дела согласно классификатору вашего архива.
   • Уточните срок хранения (по нормативным актам, обычно 50 лет для личных дел).
2. Заполнение реквизитов
   • Откройте форму «Обложка дела» (Приложение 6) в MS‑Word или в электронном архивном модуле.
   • Впишите данные в поля в порядке, указанном в таблице выше. Шрифт – Times New Roman, 12 пт, поля – 20 мм слева и справа, 25 мм сверху и снизу (соответствует ГОСТ 17914‑72).
3. Проверка соответствия требованиям
   • Убедитесь, что все обязательные реквизиты заполнены.
   • Проверьте отсутствие орфографических ошибок и правильность дат.
   • Сравните заполненную обложку с образцом (см. раздел 5).
4. Печать и подпись
   • Печатайте обложку на бумаге формата А4, плотностью не менее 80 г/м².
   • Ответственное лицо (руководитель отдела кадров, архивист) ставит подпись и печать организации.
5. Прикрепление к делу
   • Обложку помещают в отдельный конверт‑обложку, который затем фиксируют в начале делового пакета (перед лист‑заверителем).
   • Если дело состоит из нескольких томов, каждая часть получает собственную обложку с указанием номера тома/части.
6. Передача в архив
   • Составьте акт приёма‑передачи (по образцу Приложения 4) и подпишите обе стороны.
   • Передайте дело архивисту, получив подтверждение о получении.

Образец заполненной обложки (Приложение 6)

+---------------------------------------------------------------+
| ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ |
| (наименование архива) |
+---------------------------------------------------------------+| Наименование организации: ООО "ТехноСервис" |
| Структурное подразделение: Департамент кадров |
| Индекс дела: А‑12‑2026 |
| Архивный шифр: 04. |
| Номер дела (том, часть): Том 1, Часть 1 |
| Годовой раздел: 2026 |
|  дела: Личное дело Петрова А.А. |
| Крайняя дата документов: |
| Количество листов: 352 |
| Срок хранения: 50 лет |
| |
| Ответственное лицо: Иванов И.И. |
| Должность: Руководитель отдела кадров |
| Дата: |
| Подпись: _______________________ |
+---------------------------------------------------------------+

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли использовать электронную обложку? – Да, если архив принимает электронные документы в формате PDF/A‑2 и форма обложки оформлена в соответствии с требованиями ГОСТ 17914‑72. При этом оригинал печатной обложки может потребоваться для подписи печатью.
• Что делать, если в деле отсутствует лист‑заверитель? – Сформируйте лист‑заверитель заново, указав все документы, их количество и даты. Без него архив не принимает дело.
• Как оформить дело, состоящее из нескольких томов? – Для каждого тома оформляется отдельная обложка, в которой указывается «Том X, Часть Y». В акте приёма‑передачи перечисляются все тома.
• Можно ли сократить количество реквизитов? – Нет. Все пункты, перечисленные в Приложении 6, являются обязательными. Уменьшение количества полей считается нарушением нормативов.

Типичные ошибки и рекомендации по их избежанию

• Отсутствие архивного шифра.
  Решение: запросите у архивного отдела классификатор фондов и присвойте шифр до начала оформления.
• Неправильный формат даты (например, 2026‑07‑11 вместо ).
  Решение: используйте стандартный российский формат ДД.MM.ГГГГ.
• Неуказание количества листов.
  Решение: сверяйте лист‑заверитель с реальными документами, учитывайте листы‑приложения и листы‑корреспонденции.
• Отсутствие подписи ответственного лица.
  Решение: подпись ставится только после окончательной проверки; без подписи дело возвращается на доработку.
• Неправильный шрифт/размер текста.
  Решение: соблюдайте Times New Roman, 12 пт, межстрочный интервал 1,5.

Оформление обложки дел, сдаваемых в архив, – это не просто формальность, а важный элемент системы документооборота, обеспечивающий надёжный учёт, быстрый поиск и сохранность исторических материалов. Следуя нормативным требованиям (Приказ ФАА № 77, ГОСТ 17914‑72, ГОСТ Р 6.30‑97) и используя проверенные образцы, вы минимизируете риск возврата дел на доработку и ускоряете процесс их передачи в архив.

Помните: правильно оформленная обложка – залог безупречной сдачи дел в архив!