Обложка дела – это первый документ, который видит архиватор при получении дел из организации. От её правильного оформления зависит корректность учёта, возможность быстрого поиска и, в конечном счёте, соблюдение требований законодательства о хранении архивных документов.

Правовая основа оформления обложки дела

Согласно Правилам архивного дела (Постановление Правительства РФ от № 1262) и ГОСТ 17914‑72 «Документация архивного дела. Обложка», а также рекомендациям КонсультантПлюс, обложка дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложения 11, 12 к Правилам).

Что должно быть на обложке дела?

Обязательные реквизиты, указанные в нормативных документах, включают:

• Наименование государственного (муниципального) архива;
• Наименование организации‑передатчика (государственного органа, органа местного самоуправления, предприятия и т.п.);
• Код архива и код организации (по справочникам);
• Индекс дела (по номенклатуре дел);
• Архивный шифр дела;
• Номер дела (том, часть) по годовому разделу сводной описи дел;
• Заголовок дела – должен строго соответствовать номенклатуре дел и отражать содержание документации;
• Крайние даты документов, входящих в дело (от‑до);
• Количество листов (внутренняя опись);
• Подпись ответственного лица и дата заполнения.

Структура обложки дела (рекомендованный образец)

Ниже приведён типовой шаблон, соответствующий Приложению 6 к Правилам (рекомендованный образец). Его можно скопировать в Microsoft Word и заполнить нужными данными.

┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ НАЗВАНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА │
│ (полное) │
│───────────────────────────────────────────────────────────────────────│
│ Наименование организации‑передатчика │
│ (государственный орган, муниципальное образование, предприятие) │
│───────────────────────────────────────────────────────────────────────│
│ Код архива: __________ Код организации: __________ │
│───────────────────────────────────────────────────────────────────────│
│ Индекс дела: __________ Архивный шифр: __________ │
│───────────────────────────────────────────────────────────────────────│
│ Номер дела (том, часть): __________ Год: __________ │
│───────────────────────────────────────────────────────────────────────│
│ Заголовок дела: _________________________________________________ │
│ (соответствует номенклатуре дел) │
│───────────────────────────────────────────────────────────────────────│
│ Крайние даты документов: с __________ по __________ │
│───────────────────────────────────────────────────────────────────────││ Количество листов: __________ │
│───────────────────────────────────────────────────────────────────────│
│ Ответственный за подготовку: _____________________________________ │
│ Подпись: _______________________ Дата: __.__.____ │

└───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Пошаговое заполнение обложки дела

1. Определите тип дела. Это может быть дело постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) или дело по личному составу.
2. Узнайте коды. В справочниках архива найдите код архива и код организации‑передатчика.
3. Определите индекс и шифр. Индекс берёться из номенклатуры дел (например, 01‑01‑01 – «Документы по кадровому учёту»). Шифр формируется по схеме: КодОрганизации‑Индекс‑Год.
4. Сформируйте заголовок. Он должен точно отражать содержание дел: «Личное дело Иванова Петра Михайловича, уволенного в 2005 году».
5. Укажите крайние даты документов. Это даты первого и последнего документа, включённого в дело.
6. Подготовьте внутреннюю опись. В ней указывается количество листов, перечень разделов и т.д. Количество листов в обложке указывается в соответствующей строке.
7. Подпишите и датируйте. Ответственный за подготовку (обычно руководитель отдела) ставит подпись и указывает дату заполнения.

Часто задаваемые вопросы

5.1 Какой шрифт и размер использовать?

Рекомендуется Times New Roman размером 12 пт, межстрочный интервал 1,5. Это соответствует требованиям ГОСТ 17914‑72.

5.2 Нужно ли указывать «Ф. N» (номер формы) на обложке?

Да. В правой части обложки часто ставится отметка Ф. N — 11 (для постоянного и временного дел) или Ф. N — 12 (для дел по личному составу).

5.3 Что делать, если дело состоит из нескольких томов?

Для каждого тома оформляется отдельная обложка с указанием номера тома (например, «Том 1», «Том 2»). В поле «Номер дела (том, часть)» указывается полная ссылка, например: № 123/2022, том 1.

Пример заполненной обложки (условный)

Как использовать шаблон в Microsoft Word

1. Скачайте шаблон обложки дела (DOCX) или скопируйте таблицу выше в новый документ.
2. Включите отображение полей (вкладка Вставка → Поля), чтобы быстро менять коды и даты.
3. Заполните все обязательные реквизиты, проверьте соответствие заголовка номенклатуре дел.
4. Сохраните документ под именем Обложка_дела_№123_2023.docx и распечатайте на листе формата А4.
5. Прикрепите обложку к делу (обычно в левый верхний угол) и подпишите.

Ошибки, которых следует избегать

• Отсутствие кода архива. Без него архиватор не может отнести дело к нужному подразделению.
• Неправильный заголовок. Если заголовок не соответствует номенклатуре, дело может быть отнесено к неверной категории.
• Неуказанные крайние даты. Это усложняет поиск документов в архиве.
• Отсутствие подписи и даты. Делу будет отказано в приёме.
• Неправильный шрифт/размер. Требования ГОСТ 17914‑72 предусматривают единый стиль оформления.

Оформление обложки дела – важный этап подготовки документов к сдаче в архив. Соблюдение нормативных требований (ГОСТ 17914‑72, Правил архивного дела, приложений 11‑12) гарантирует правильный учёт, ускоряет процесс приёма и исключает необходимость доработок. Используйте представленный образец, адаптируйте его под нужды вашей организации и проверяйте каждое поле перед передачей дел в архив.

Автор статьи: ChatGPT — ваш помощник в делопроизводстве и архивном деле.
Дата публикации: