Сегодня (MM/DD/YYYY) в сфере архивного дела наблюдается активное обновление нормативной базы. Ниже представлен обзор ключевых legislative новелл, которые уже вступили в силу или готовятся к введению, а также практических рекомендаций для государственных и муниципальных архивов.
Руководство по соблюдению обязательных требований (Приказ ФАА от № 19)
Документ, утверждённый Приказом Федерального архивного агентства, стал основным методическим пособием для регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле.
- Цель: унифицировать подходы к проверке выполнения обязательных требований, содержащихся в Порядке использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ.
- Структура: включает разделы по оформлению дел, хранению, предоставлению доступа, ведению электронных каталогов и контролю за соблюдением сроков давности.
- Практическое значение: служит ориентиром для составления внутренних нормативных актов архивов и подготовки к проверкам надзорных органов.
Изменения в статье 24 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» (ФЗ‑125)
Федеральным законом от № 469‑ФЗ внесены поправки в статью 24 ФЗ‑125, регулирующие порядок формирования и ведения архивных фондов.
Основные поправки:
- Уточнено понятие «постоянного хранения» – теперь к нему относятся документы, обладающие исторической, научной или культурной ценностью, независимо от их физического носителя.
- Введено обязательное ведение электронного реестра архивных фондов в единой информационной системе Федерального архивного агентства.
- Установлены минимальные сроки хранения для документов личного состава (трудовые книжки, приказы о приёме/увольнении) – не менее 75 лет с момента последней записи.
- Упрощена процедура передачи документов на постоянное хранение в государственные архивы: теперь достаточно подачи электронного заявления через портал «Госархив».
Интеграция новых регионов в единое законодательное пространство: электронный реестр актов гражданского состояния
В выступлении перед Государственной Думой министр юстиции РФ подчеркнул, что в планах на 2024 год завершение перехода от привычных архивов ЗАГС к единому электронному реестру актов гражданского состояния (ЕЭРАГС).
Последствия для архивного дела:
- Все записи о рождении, браке, смерти и разводе будут храниться в централизованной базе данных, доступной через защищённый веб‑интерфейс.
- Архивы ЗАГС переходят в режим хранилища резервных копий – физические носители сохраняются на случай аварий, но основной доступ осуществляется через ЕЭРАГС.
- Упрощается процедура выдачи дубликатов документов: теперь они выдаются исключительно из электронного реестра, а не из бумажных дел нотариальных контор.
Ограничение доступа к архивным документам (Статья 25 ФЗ‑125)
Согласно редакции от , доступ к архивным документам может быть ограничен в следующих случаях:
- Защита государственной тайны;
- Охрана прав и законных интересов третьих лиц (персональные данные, коммерческая тайна);
- Сохранность уникальных или хрупких носителей.
Для реализации ограничений архивы обязаны:
- Вести реестр ограниченного доступа с указанием основания, срока и ответственного лица;
- Обеспечивать анонимизацию или шифрование данных при предоставлении копий;
- Информировать заявителя о возможности обжалования отказа в доступе.
Практические рекомендации для архивов
На основе вышеизложенных изменений предлагаем следующий чек‑лист для обеспечения соответствия новым требованиям:
- Обновить внутренние нормативные акты в соответствии с Приказом ФАА № 19 и поправками в ст. 24 ФЗ‑125.
- Внедрить электронный реестр фондов (если ещё не сделано) и обеспечить его синхронизацию с федеральной системой.
- Обучить персонал работе с новыми электронными сервисами (ЕЭРАГС, портал «Госархив»).
- Провести инвентаризацию документов личного состава и подтвердить соблюдение 75‑летнего срока хранения.
- Оформить реестр ограниченного доступа и назначить ответственных за его ведение.
- Регулярно обновлять информацию о изменениях законодательства через официальные источники (КонсультантПлюс, Гарант.Ру, сайт ФАА).