Обработка архивных фондов — это фундаментальный комплекс работ, направленный на приведение документов в порядок, обеспечивающий их сохранность, учет и доступность для использования. Качество обработки определяет эффективность работы всего архива: от скорости поиска документа до срока его физического существования. В данной статье подробно разбираются все этапы обработки, нормативные основы и современные подходы, актуальные для государственных, муниципальных и корпоративных архивов РФ.

Нормативно-правовая база обработки

Деятельность по обработке фондов строго регламентируется. Ключевые документы, руководствуясь которыми ведется работа:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 13, 14, 16).
• Приказ Росархива от № 13893 «Об утверждении Инструкции по составу и правилам ведения архивных фондов…» (основной регламент обработки).
• ГОСТ Р 7.0.100–2018 «Архивное дело. Термины и определения».
• ГОСТ Р 7.0.99–2018 «Архивное дело. ФОРМИРОВАНИЕ архивных фондов организаций. Общие требования».
• ГОСТ Р 7.0.12–2011 «Справочно-поисковые средства. Общие требования к составу, структуре и оформлению».
• Отраслевые инструкции (для министерств, ведомств, банков, нотариальных архивов и др.).

I. Прием и первичная регистрация фондов (Входной контроль)

Первый этап — прием документов на хранение. Это момент перехода ответственности от образователя (передающего лица) к архиву.

Основные операции:

1. Проверка акта приема-передачи: соответствие перечня дел реально переданным, наличие подписей уполномоченных лиц, дат.
2. Внешний осмотр: оценка физического состояния (плесень, плесневые поражения, биологические повреждения, загрязнения, разорванность, потеря обложек). При обнаружении заражения, изоляция и направление на дезинфекцию/консервацию.
3. Присвоение фондовому номеру: каждому поступившему фонду присваивается уникальный номер в архиве (например, Ф. 1245).
4. Заполнение учетной документации: внесение сведений в Журнал регистрации поступивших фондов (Форма № 1) и Учетную карточку фонда (Форма № 2).
5. Размещение на временном хранении: до начала научной обработки фонд размещается в зоне приемки (карантинная зона).

II. Научная обработка фондов (Систематизация и описание)

Это основной и наиболее трудоемкий этап, превращающий хаотичный массив документов в упорядоченный архивный фонд. Состоит из двух неразрывно связанных процессов: систематизации (упорядочения) и описания (создания справочно-поискового аппарата).

Экспертиза документов (Оценка ценности и сроков хранения)

Проводится экспертной комиссией архива (или совместно с образователем) до начала систематизации.

• Цель: выявление документов, подлежащих уничтожению (по истечении сроков хранения или отсутствию ценности), и определения категорий ценности (постоянная, временная).
• Результат: Акт экспертизы документов (Форма № 7) с решением о выделении к уничтожению или перекнигованию.
• Уничтожение: оформляется Акт об уничтожении (Форма № 8), проводится под комиссией, подлежит учете в Журнале учета уничтожения (Форма № 9).

Систематизация (Упорядочение) дел в фонде

Принцип: Происхождение (Respect des fonds) — сохранение единообразия фонда, отражающего деятельность его создателя.

Виды систематизации:

• Хронологическая: дела выстраиваются по годам, внутри года — по датам начала/окончания дела. Классический метод для делопроизводителей без сложной структуры.
• Систематико-хронологическая (Номенклатурная): дела группируются по номенклатуре дел (структуре управления/деятельности), внутри рубрик номенклатуры — хронологически. Основной метод для современных организаций.
• Алфавитная: по названиям дел (редко, обычно в сочетании с хронологией для личных дел, договоров).

Правила присвоения номеров делам (Номенклатура дел фонда):

1. Нумерация сквозная по фонду (1, 2, 3… N).
2. При системно-хронологической систематизации: Индекс рубрики номенклатуры + Порядковый номер дела в рубрике (например, 1-1, 1-2… 2-1, 2-2). В справочно-поисковых средствах указывается общий порядковый номер дела в фонде.
3. Годы дела: год начала — год окончания (1995–1997). Если дело за один год — 2020.

Описание дел (Формирование описи — Форма № 3)

Опись, основной справочно-поисковый средство фонда. Составляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.12–2011 и Инструкцией Росархива.

Структура заголовочной части описи:

• Наименование архива.
• Номер фонда.
• Наименование образователя фонда (полное, историческое).
• Даты фонда (крайние даты документов).
• Объем фонда (в единицах хранения / листах).
• История фонда (кратко: когда создан, как поступил, обрабатывался ли ранее).
• Сведения о систематизации (метод, наличие номенклатуры).
• Сведения об описании (кто описал, когда, на каком языке).

Табличная часть описи (обязательные столбцы):

1. № п/п дела в описи (сквозной по описи).
2. Шифр дела (номер по номенклатуре, если есть).
3. Заголовок дела (точно по обложке, без сокращений, с расшифровкой аббревиатур в скобках).
4. Даты дела (крайние даты документов внутри дела).
5. Число листов (пронумерованных листов в деле).
6. Срок хранения (постоянный / до 10 лет / до 75 лет и т.д. согласно номенклатуре или перечню типовых управленческих документов).
7. Примечания (состояние, язык, наличие приложений, фото, плотных носителей, секретность — гриф «Совершенно секретно», «Секретно», «Для служебного пользования», ДСП и т.д.).

Внутреннее упорядочение документов внутри дела

Проводится параллельно с описанием или предварительно.

• Хронологический порядок (ранние документы в начале дела) — стандарт для управленческой документации.
• Систематический порядок (по видам документов: приказы, приказы, справки, переписка) — для дел с большим объемом однотипных документов.
• Нумерация листов: сквозная по делу арабскими цифрами (только листы с информацией, обложка не нумеруется). Проставляется карандашом в правом верхнем углу (лицевая сторона) или штампом.
• Сшивка/переплет: дела сшиваются нитью (колодкой) через 4 отверстия, узел на обложке, концы ниток подклеиваются к обложке этикеткой с указанием числа листов и даты сшивки.

Оформление единиц хранения

• Обложка дела (Форма № 4): заполняется чернилами/печатью/принтером. Содержит: номер фонда, номер описи, номер дела, шифр, заголовок, даты, число листов, срок хранения, гриф секретности, подпись описавшего.
• Папки/короба: дела размещаются в архивных коробах (папках) по 15–25 дел (в зависимости от толщины). На коре короба наклеивается этикетка: Архив, Фонд №, Опись №, Дела №№.

III. Формирование справочно-поискового аппарата (СПА) фонда

Помимо описи (основного СРС), для обеспечения доступа создаются вспомогательные средства:

IV. Обеспечение сохранности (Консервация, Реставрация, Упаковка)

Обработка неразрывно связана с физическим состоянием документов.

Профилактические мероприятия (проводимые при обработке):

• Механическая чистка: удаление пыли, грязи, скобок, шпилек, резинок, ленты (клейкой) специальными кистями, резиновыми губками, ножами.
• Выпрямление: разглаживание согнутых углов, разворот сложенных документов.
• Укрепление (Консервация): клейстерование рваных мест, дюблирование тонкого/облезлого бумага на японскую/линтерную бумагу (клей ЦМЦ, клейстер).
• Дегазация/Дезинфекция: при обнаружении плесени, насекомых, грибка — обработка в камерах (оксид этилена, фосфин, современные безальтернативные методы) или локально.

Упаковка для долговременного хранения:

• Кислотно-свободные папки и короба (pH 7.5–8.5, запас щелости).
• Полиэтиленовые/полипропиленовые пакеты архивного качества (для фото, негативов, плотных носителей).
• Раздельное хранение носителей разного типа (бумага, фото, пленка, аудио/видеомагнитофоны, оптические диски), разные микроклиматические режимы.

V. Особенности обработки специфических категорий документов

Фотодокументы и аудиовизуальные фонды

• Описание по Форме № 3ф (для фото) или специализированным формам.
• Обязательные реквизиты: техника съемки, формат, цветность, состояние носителя (пятна, царапины, винегретный синдром у пленки).
• Хранение в конвертах из полиэстера/полипропилена, вертикально в коробах.

Документы на машинных носителях (Электронные архивы)

• Обработка в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97–2016 «Архивное дело. Электронные архивы. Общие требования».
• Проверка целостности (хеш-суммы MD5/SHA-256), валидация форматов (PDF/A, XML, TIFF).
• Создание метаданных (Dublin Core, METS, профили Росархива).
• Миграция на актуальные носители/форматы при устаревании.

Секретные и конфиденциальные документы

• Обработка в помещениях, соответствующих режиму секретности (по лицензии ФСТЭК/ФСБ).
• Отдельный учет, отдельные описи (нумерация сквозная, но с грифом), отдельное хранение (металлические шкафы-сейфы).
• Доступ только лицам с допуском. Учет выдачи в специальных журналах.

Личные фонды и фонды физлиц

• Систематизация часто хронологическая или системно-хронологическая по сферам деятельности (наука, общественная деятельность, переписка).
• Особое внимание автографу, уникальности, мемориальной ценности.

VI. Контроль качества и сдача фонда в постоянное хранение

После завершения обработки проводится внутренняя приемка (проверка архивариусом-методистом или начальником отдела):

1. Полнота фонда (нет ли пропусков по номерам дел).
2. Качество описаний (точность заголовков, дат, чисел листов, сроков хранения).
3. Качество оформления обложек, сшивки, нумерации листов.
4. Соответствие СПА требованиям ГОСТ и Инструкции;
5. Правильность размещения в депо (адресное хранение: Стеллаж, Полка, Короб).

По результатам составляется Акт приемки фонда в постоянное хранение. Фонд вносится в Общий реестр фондов архива, данные загружаются в АИС и публикуются в Путеводителе/на портале «Архивы России».

VII. Современные технологии и автоматизация обработки

Переход на цифровые профили обработки меняет технологию:

• Сканирование при обработке: создание электронных копий дел (по запросу или массово) параллельно с описанием («обработка в один проход»).
• Распознавание текста (OCR): для полнотекстового поиска по описям и текстам дел.
• Автоматизированные рабочие места (АРМ архивариуса): работа в АИС: заполнение описей, печать обложек/этикеток, формирование отчетов, присвоение адресов хранения.
• Кластерное хранение: использование RFID-меток на коробах для инвентаризации и поиска.

Чек-лист архивариуса: Ключевые ошибки при обработке (Что избегать)

• Нарушение принципа происхождения: смешивание дел разных фондов или создание искусственных фондов без оснований.
• Некачественные заголовки дел: сокращения без расшифровки, общие фразы («Документы», «Переписка», «Разное») вместо конкретного содержания.
• Ошибки в сроках хранения: назначение «Постоянно» там, где установлен временный срок (и наоборот) без ссылки на номенклатуру/Перечень типовых документов.
• Отсутствие нумерации листов в делах или нумерация карандашом, стирающейся.
• Использование неархивных материалов: скобы, степлер, скотч, обычные папки/короба (кислотные), файлы ПВХ.
• Незаполненная заголовочная часть описи (нет истории фонда, сведений о систематизации).
• Расхождение данных между обложкой дела, описью, этикеткой на коробе и записью в АИС.

Обработка фондов — это не просто «расстановка дел по коробкам», а сложный интеллектуальный и технологический процесс, требующий глубоких знаний архивоведения, истории делопроизводства, нормативной базы и навыков работы с АИС. Грамотно обработанный фонд — это гарантия:

• Физической сохранности документов на установленные сроки (10, 75, 100 лет и более).
• Правовой значимости документов (подтверждение прав граждан и организаций).
• Оперативного информационного обслуживания запросов пользователей.
• Прозрачности и управляемости архивного фонда в целом.

Соблюдение единых стандартов (Инструкция Росархива, ГОСТы) и внедрение современных цифровых инструментов позволяют архивам любого уровня формировать качественные архивные фонды, соответствующие вызовам времени.

Статья подготовлена на основе нормативных актов РФ (ФЗ-125, Приказ Росархива № 13893, ГОСТ Р 7.0.12-2011, ГОСТ Р 7.0.99-2018) и общепринятой архивной практике. Актуально на .