Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Обращение в архив медицинской организации — это стандартная процедура для получения копий медицинских документов, выписок из истории болезни или справок. Поскольку медицинские документы содержат конфиденциальную информацию (медицинскую тайну), их выдача строго регламентируется законодательством (ФЗ-323 «Об основах охраны здоровья граждан», ГК РФ, Приказ Минздрава № 924н). В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление, какие документы понадобятся и в какие сроки вы получите ответ.

Когда нужно обращаться в архив больницы?

Архив больницы хранит медицинскую документацию после окончания сроков хранения в структурных подразделениях (палатах, поликлиниках). Обычно это происходит после выписки пациента или завершения лечения. Основные причины обращения:

Получение копии истории болезни (стационарной или амбулаторной);
Получение выписки из истории болезни (формы 027/у);
Получение справок о перенесенных заболеваниях, операциях, прививках;
Восстановление утерянных документов (например, обменной карты беременной, карты ребенка);
Предоставление документов для суда, страховой компании, МСЭ (МСЭ), военкомата.

Кто имеет право получить документы?

Согласно ст. 13 ФЗ-323, медицинская тайна охраняется. Доступ к документам имеют:

Сам пациент (с 15 лет — самостоятельно, до 15 лет — через законных представителей).
Законные представители (родители, усыновители, опекуны), при наличии документов, подтверждающих полномочия (свидетельство о рождении, решение органа опеки, усыновление).
Наследники пациента (в случае смерти) — для защиты имущественных и личных неимущественных прав (требуется свидетельство о праве на наследство или нотариальное поручение).
Уполномоченные лица, по нотариальной доверенности (должность «представитель по получению медицинских документов» или общие полномочия).
Следственные органы, суд, МСЭ — по официальным запросам;

Необходимый пакет документов

Перед походом в архив подготовьте оригиналы и копии:

Паспорт РФ заявителя (или документ, его заменяющий).
Документ, подтверждающий родство/полномочия (если забираете не свои документы): свидетельство о рождении ребенка, свидетельство об усыновлении, решение об опеке, свидетельство о смерти пациента + свидетельство о праве на наследство.
Нотариальная доверенность (если действуете по доверенности). Внимание: доверенность должна содержать специальное право на получение сведений, составляющих медицинскую тайну.
Полис ОМС и СНИЛС (часто требуются для идентификации в системе).
Заявление в двух экземплярах (один остается в архиве, на втором ставится отметка о принятии).

Как правильно написать заявление: структура и правила

Единой утвержденной формы бланка для архива не существует (в отличие от формы 027/у для выписки), поэтому заявление пишется в простой письменной форме. Однако оно должно содержать обязательные реквизиты.

Обязательные реквизиты заявления (по ст. 9 ФЗ «Об обращениях граждан» и ст. 13 ФЗ-323):

Шапка» (в правом верхнем углу):
- Кому: Главному врачу [Название больницы, например: ГБУЗ «Городская клиническая больница № 1 ДЗМ»].
- От кого: ФИО пациента (если пациент несовершеннолетний или нетрудоспособный — ФИО представителя), дата рождения, адрес регистрации/проживания, контактный телефон.
Название документа: «ЗАЯВЛЕНИЕ» (по центру строки).
Суть просьбы: Четко сформулируйте, что именно нужно.
- Пример: «Прошу предоставить мне копию истории болезни стационарного больного (стационар № ___, отделение ___, даты лечения с __ по __)».
- Или: «Прошу выдать выписку из истории болезни (ф. 027/у) за период лечения…».
Цель получения (желательно): «Для представления в страховую компанию / суд / МСЭ / для личного архива». Это ускоряет процесс, так как от цели зависит форма выдачи (простая копия или заверенная печатью/подписью).
Способ получения: Укажите, как хотите получить документы:
- Лично в архиве/канцелярии;
- По почте (заказным письмом с вложением — укажите точный почтовый индекс и адрес);
- Через представителя (ФИО представителя, данные его паспорта, номер доверенности);
- В электронном виде (на email) — только если больница предоставляет такую услугу и у вас есть подтвержденная учетная запись на Госуслугах/портале больницы (требуется ЭЦП или ЕСИА).
Согласие на обработку ПДн: Фраза: «Даю согласие на обработку моих персональных данных в соответствии с 152-ФЗ для целей исполнения настоящего заявления».
Дата и подпись: Дата написания, собственная подпись, расшифровка подписи.

Образцы заявлений (Готовые шаблоны)

Образец 1: Заявление от пациента (получение копии истории болезни)

Главному врачу ГБУЗ «Городская больница № 1»
г. Москвы
от Иванова Ивана Ивановича
д.р.
проживающего по адресу: г. Москва, ул. Примерная, д. 1, кв. 1
тел.: +7 (9XX) XXX-XX-XX

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне копию истории болезни стационарного больного (история болезни № 12345), лечение которого проводилось в неврологическом отделении (отделение № 3) с по .

Цель получения: для представления в страховую компанию «СтрахГарант» для выплаты страхового возмещения.

Прошу направить копию документов заказным письмом с вложением и описью на мой почтовый адрес: 101000, г. Москва, ул. Получателя, д. 5, кв. 10.

Даю согласие на обработку моих персональных данных в соответствии с Федеральным законом от № 152-ФЗ «О персональных данных» для целей исполнения настоящего заявления.

С приложением:
Копия паспорта РФ (стр. 1, 2, прописка).
Копия полиса ОМС.

«___» _____________ 202_ г. ________________ /Иванов И.И./

Образец 2: Заявление от представителя (родителя) для ребенка

Главному врачу ДГБ № 5 ДЗМ
г. Москвы
от Петровой Анны Сергеевны
(матери пациента Петрова Сергея Дмитриевича, д.р. )
проживающей по адресу: г. Москва, ул. Материна, д. 10
тел.: +7 (9XX) XXX-XX-XX

ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать выписку из истории развития новорожденного (ф. 112/у) и выписку из истории болезни стационарного больного (ф. 027/у) за период лечения с по (родильное отделение № 2).

Цель получения: для оформления инвалидности ребенка (МСЭ).

Документы заберу лично в архиве (канцелярии) больницы.

Даю согласие на обработку персональных данных моего несовершеннолетнего ребенка в соответствии с 152-ФЗ.

С приложением:
Копия моего паспорта РФ.
Копия свидетельства о рождении ребенка (подтверждает родство).
Копия полиса ОМС ребенка.

«___» _____________ 202_ г. ________________ /Петрова А.С./

Образец 3: Заявление по доверенности (третье лицо)

Главному врачу ОБ № 2 г. Санкт-Петербурга
от Сидорова Петра Алексеевича
(действующего на основании доверенности № 555 от , выданной нотариусом Ивановой М.П., нотариальной конторы г. СПб)
паспорт: 40 00 123456, выд. ОМС г. СПб
тел.: +7 (9XX) XXX-XX-XX

ЗАЯВЛЕНИЕ

От имени гражданина Смирнова Сергея Викторовича (д.р. , прописка: г. СПб, ул. Большая Морская, д. 1) прошу предоставить копию истории болезни за лечение в кардиологическом отделении с по (история болезни № 98765).

Цель: для представления в суд г. Санкт-Петербурга по гражданскому делу № 2-123/2024.

Прошу заверить копии документов печатью больницы и подписью главного врача (или уполномоченного лица) для предъявления в судебный орган.

Документы получу лично.

С приложением:
Оригинал и копия нотариальной доверенности № 555.
Копия паспорта Смирнова С.В.
Копия моего паспорта.

«___» _____________ 202_ г. ________________ /Сидоров П.А./

Способы подачи заявления

Вы можете выбрать удобный способ:

Лично в канцелярии/приемной главврача/архиве: Самый надежный способ. Не забудьте взять второй экземпляр заявления с отметкой о принятии (входящий номер, дата, подпись приемщика).
По почте (Почта России): Ценным заказным письмом с вложением и описью вложения. Адресуйте: «Главному врачу [Название больницы], Архив (Канцелярия)». Сохраните чек и трек-номер.
Через портал «Госуслуги» / сайт больницы / EMIAS (для Москвы): Многие больницы подключены к электронному приему. Зайдите в раздел «Обращения граждан» или «Получение медицинских документов». Требуется авторизация через ЕСИА (полная учетная запись).
Через МФЦ (Мои Документы): В некоторых регионах услуга «Предоставление копий медицинских документов» доступна через МФЦ.

Сроки исполнения и стоимость

Показатель	Норматив / Информация
Срок рассмотрения обращения	Согласно ст. 13 ФЗ-323 и ст. 9 ФЗ «Об обращениях граждан» — не более 30 календарных дней со дня регистрации заявления. На практике копии часто выдают быстрее (3–10 рабочих дней).
Срок хранения документов в архиве	Истории болезни стационарных, 25 лет. Амбулаторные карты / истории развития — 25 лет (или до достижения пациентом 25 лет, если дольше). Протоколы операций, родов — 25 лет. Справки, выписки — в составе историй болезни.
Стоимость	Выдача копий медицинских документов пациенту (или его законному представителю) — БЕСПЛАТНО (ч; 11 ст. 13 ФЗ-323). Плата может взиматься только за поисковые работы, если документы очень старые, неоцифрованы и требуют ручного поиска в бумажном архиве (размер устанавливается локальным актом больницы, обычно символический). За заверение копии печатью/подписью плата не взимается.
Форма выдачи	Копии на обычной бумаге (для личного пользования/страховщика) или заверенные печатью больницы и подписью уполномоченного лица (для суда, МСЭ, заграницы). Уточните требование получающей организации заранее.

Частые проблемы и как их решить

Проблема 1: «Срок хранения истек / Документы утилизированы»

Решение: Требуйте официальный письменный отказ со ссылкой на акт экспертизы ценности документов и акт утилизации. Если срок хранения (25 лет) не истек, а документы потеряны — это грубое нарушение. Пишите жалобу в Департамент/Министерство здравоохранения региона и в Роспотребнадзор.

Проблема 2: «Отказывают без доверенности у нотариуса» (для родственников)

Решение: Родители несовершеннолетних детей (до 15 лет) и опекуны имеют право на получение документов без нотариальной доверенности (ст. 64 СК РФ, ст. 13 ФЗ-323). Достаточно паспорта родителя + свидетельства о рождении ребенка. Для совершеннолетних детей/родителей — нужна нотариальная доверенность или личное присутствие пациента.

Проблема 3: «Долго ждут (более 30 дней)»

Решение: Напишите повторное обращение (жалобу) Главному врачу с требованием соблюсти сроки. Если не помогло, жалоба в проокуратуру или Минздрав региона. Укажите входящий номер вашего первого заявления.

Проблема 4: «Больница закрыта / реорганизована»

Решение: Архив передается правопреемнику (другой больнице) или в государственный архив региона (ГАР). Уточните правопреемника на сайте Минздрава региона или через «Госуслуги» (сервис «Поиск архива медицинской организации»).

Полезные советы (Lifehacks)

Звоните в архив/канцелярию заранее. Уточните часы приема (часто они работают 2-3 часа в будни), нужен ли предварительный запись через терминал/сайт и точный список приложений.
Фотографируйте/сканируйте всё. Сделайте фото паспорта, полиса, свидетельств, доверенности, самого заявления (2 экз.) перед поездкой. В архиве часто требуют копии, а ксерокс там может быть платным или отсутствовать.
Уточняйте номер истории болезни. Если не помните — напишите в заявлении приблизительные даты и отделение. Поиск по ФИО и дате рождения занимает больше времени.
Для суда просите «Заверенную копию». Обычную копию суд может не принять. В заявлении прямо напишите: «Прошу заверить копии печатью организации и подписью уполномоченного лица».
Электронный вариант (ЭМИАС/Госуслуги). В Москве и ряде регионов выписку 027/у и историю болезни можно скачать в ЛК «Госуслуг» или приложении «EMIAS.Инфоклиника» / «Мой врач» — это мгновенно и бесплатно. Проверьте этот вариант первым!

Написание заявления в архив больницы — процедура бюрократическая, но вполне выполнимая. Главное — четко указать ФИО пациента, даты лечения, цель получения и способ получения, приложить копии документов, подтверждающих вашу личность и полномочия, и зафиксировать факт подачи (входящий номер). Знание своих прав (бесплатность, сроки 30 дней, право родителей без доверенности) сэкономит вам время и нервы. Если больница нарушает сроки или незаконно отказывает — не стесняйтесь писать вышестоящие инстанции.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Законодательство может меняться, актуальные нормативные акты проверяйте на официальных ресурсах (consultant.ru, garant.ru) или у юриста.