Обращение в архивные учреждения Республики Беларусь, это стандартная процедура для получения документальных подтверждений фактов биографии‚ трудового стажа‚ родословной истории или сведений о репрессированных родственниках. На основании актуальной информации с официальных ресурсов Национального архива Республики Беларусь и региональных исторических архивов (на )‚ мы подготовили подробную инструкцию‚ которая поможет вам правильно составить и направить запрос.

Основные архивные учреждения и их компетенция

В Беларуси существует сеть государственных архивов. Выбор конкретного архива зависит от типа искомых документов:

• Национальный архив Республики Беларусь (НАРБ) — г. Минск. Хранит документы центральных органов управления‚ публичных организаций‚ предприятий республиканского подчинения‚ а также фонды по компенсационным выплатам (фонд «Взаимопонимание и примирение»).
• Национальный исторический архив Беларуси (НИАБ) — г. Гродно. Основной центр для генеалогических и биографических исследований по западным регионам (доконные фонды‚ метрические книги‚ ревизские сказки).
• Национальный исторический архив Беларуси (Минск) — специализируется на документах дореволюционного и советского периода по центральным и восточным регионам.
• Белорусский государственный архив-музей литературы и искусства — специализированные фонды личных дел писателей‚ художников‚ театральных коллекций.
• Областные и районные архивы — хранят документы местных органов власти‚ предприятий и организаций соответствующих территорий.
• Архив КГБ РБ — для запросов‚ связанных с репрессиями‚ делами гостайны и спецфондами (имеет свой порядок обращения).

Виды запросов и предоставляемые услуги

Архивные учреждения оказывают услуги по информационному обеспечению пользователей в соответствии с Законом РБ «Об архивном деле и делопроизводстве» и Положением о платных услугах (Постановление Совета Министров РБ от ). Основные виды запросов:

Биографические и социально-правовые запросы (наиболее частые):

• Подтверждение трудового стажа и/или заработной платы (для пенсионного обеспечения).
• Подтверждение факта учёбы.
• Сведения о раскулачивании‚ лишении избирательных прав‚ выселении (реабилитация).
• Запрос о нахождении на оккупированной территории Беларуси (для статуса бывших узников гетто/лагеря‚ «дети войны»).
• Сведения о компенсационных выплатах по фонду «Взаимопонимание и примирение» (НАРБ).

Генеалогические и тематические запросы:

• Поиск сведений о предках (метрические записи‚ ревизские сказки‚ confesionalные списки).
• Составление родословных деревьев (сложные длительные исследования).

Технические услуги:

• Цифровое копирование документов (обычно до 10 страниц за один запрос в читальном зале/по регламенту).
• Ксерокопирование (обычно до 15 страниц).
• Выдача архивной справки‚ архивной копии‚ архивной выписки‚ информационного письма.
• Проставление апостиля на официальных документах‚ исходящих из госархивов (для использования за рубежом).

Порядок обращения: Пошаговая инструкция

Шаг 1. Определение архива-хранителя

Перед отправкой запроса уточните‚ в каком именно архиве хранятся нужные фонды. Используйте:

• Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ) — поиск по описанным фондам онлайн.
• Справочники и путеводители на сайтах архивов.
• Телефонные консультации отделов использования документов (НИАБ: отделы генеалогических/биографических запросов работают в будни 09:30–17:00).

Шаг 2. Подготовка текста запроса

Требования к форме (согласно законодательству и практике КГБ/архивов):

1. Язык: Обращения излагаются на белорусском или русском языке.
2. Форма: Письменная (почтой) или электронная (через официальные сайты/порталы госуслуг).
3. Обязательные реквизиты:
   • ФИО заявителя (полностью)‚ дата рождения‚ адрес проживания‚ контактный телефон‚ e-mail.
   • ФИО лица‚ по которому запрашиваются сведения (если не заявитель)‚ степень родства.
   • Конкретный вопрос: что именно нужно подтвердить/найти (стаж за 1950-1960 гг.‚ запись о рождении 1910 г. и т.д.).
   • Известные атрибуты поиска: места жительства/работы/учебы‚ даты‚ названия предприятий‚ сел/городов.
   • Цель запроса (пенсия‚ наследство‚ гражданство‚ генеалогия‚ личное дело).
4. Подпись и дата.

Шаг 3. Документы‚ подтверждающие права (для запросов о третьих лицах)

Если вы запрашиваете данные не о себе‚ приложите копии:

• Документа‚ удостоверяющего личность (паспорт).
• Документов‚ подтверждающих родственные связи (свидетельства о рождении/браке‚ меняющие фамилию).
• Доверенности (если запрос подает представитель).
• Свидетельства о смерти (если субъект поиска умер), часто требуется для доступа к личным делам по истечении 75 лет или для родственников.

Примечание: Для временного вывоза документов (например‚ для экспертизы) в БГАМЛИ требуются доп. документы: право собственности и страховка.

Шаг 4. Отправка запроса

• Почта: Заказное письмо с вложением (инвентаризацией) на адрес архива.
• Электронно: Через раздел «Электронные обращения» на портале archives.gov.by или сайтах конкретных архивов (НАРБ‚ НИАБ). Важно: запросы на выдачу архивных справок/копий через портал госуслуг могут иметь особый регламент‚ не подпадающий под общий закон об обращениях граждан.
• Лично: В приемной/отделе использования документов в часы работы.

Сроки исполнения и оплата услуг

Сроки рассмотрения

Согласно международной практике и внутренним регламентам архивов: письмо регистрируется под определенный номер‚ на него должны ответить в установленный законом срок (обычно до 15-30 дней для простых справок‚ до нескольких месяцев для сложных генеалогических поисков).

Порядок оплаты (Платные услуги)

Большинство поисковых работ и выдачи копий — платные услуги.

1. Архив проводит предварительный поиск/оценку трудоемкости.
2. Вам направляется информационное письмо и счет с указанием суммы.
3. Оплата производится только после получения счета.
4. Способы оплаты на территории РБ:
   • В любом банковском учреждении.
   • Через систему «Интернет-банкинг» (произвольный платеж по реквизитам).
5. После оплаты необходимо прислать/показать чек/квитанцию для начала работ или выдачи готовых документов.

Работа в читальном зале (Альтернатива почтовому запросу)

Если объем поиска велик или документы не подлежат выдаче копий (состояние‚ режим доступа)‚ можно работать в читальном зале архива.

• Требуется оформить читательский билет (паспорт).
• Заказывать дела через электронный каталог или картотеки.
• Снимать информацию на фото/видео (обычно бесплатно без штатива/вспышки) или заказывать сканы у оператора зала (платно).

Особенности запросов в Архив КГБ РБ

Для сведений о репрессированных‚ делах спецпоселенцев‚ органах госбезопасности:

• Обращения принимаются в письменной или электронной форме (на белорусском/русском).
• Требуется максимально полная анкета лица (ФИО‚ дата/место рождения‚ место жительства к аресту‚ статья УК).
• Сроки ответа могут быть дольше из-за необходимости согласования разграждении сведений.

Апостиль и использование документов за рубежом

Если архивная справка/копия нужна для представления в иностранных инстанциях (оформление визы‚ гражданства‚ наследства):

• Закажите нотариально заверенный перевод документа.
• Обратитесь за проставлением апостиля в Министерство юстиции РБ (или у нотариуса‚ уполномоченного на это), процедура действует для документов‚ исходящих из госархивов РБ.

Частые ошибки и советы

Полезные контакты и ресурсы (на 2026 год)

• Портал «Архивы Беларуси»: archives.gov.by (единая точка входа‚ реестр фондов‚ электронные обращения).
• Национальный архив РБ (Минск): сайт narb.by (раздел «Запросы и услуги»‚ фонд «Взаимопонимание и примирение»).
• Нац. исторический архив Беларуси (Гродно): сайт niab.gov.by (регламент услуг‚ контакты отделов: генеалогические/биографические).
• Нац. исторический архив Беларуси (Минск): сайт niab-minsk.gov.by (уточните актуальный домен).
• Главное управление юстиции Мингорисполкома: для административных процедур в г. Минске.

Резюме: Успешный запрос в белорусский архив строится на трех китах: правильный адресат (архив-хранитель)‚ конкретная формулировка вопроса с максимальным числом входных данных и полный пакет документов‚ подтверждающих ваши права на получение информации. Используйте электронные формы на портале archives.gov.by для ускорения регистрации и отслеживания статуса. Не забывайте‚ что оплата — постоплатная‚ по выставленному архивом счету.