Обращение в архивные учреждения Республики Казахстан за справками, выписками или копиями документов — это стандартная процедура для подтверждения трудового стажа, заработной платы, периодах репрессий, образования и других социально-правовых фактов․ На актуальными остаются как традиционные бумажные формы, так и электронные сервисы․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить запрос, какие образцы использовать и куда обращаться․

Законодательная база и виды выдаваемых документов

Деятельность архивов регулируется Законом РК «Об архивном деле и архивах» и Стандартом оказания государственной услуги «Выдача архивных справок»․ Архивы предоставляют следующие виды документов:

• Архивная справка — документ, подтверждающий определенные факты (стаж, зарплата, награды и т․д․)․
• Архивная выписка — текстовая извлекаемая часть из архивного документа․
• Копия архивного документа — воспроизведение оригинала (фотокопия, скан)․

Важно: Справка выдается по сведениям социально-правового характера: трудовой стаж, размер заработной платы, возраст, состав семьи, образование, награждение, пенсионные взносы, ученые степени, несчастные случаи, реабилитация, проживание в зонах экологического бедствия, акты гражданского состояния и многое другое․

Официальные образцы форм (ссылки для скачивания)

Национальный архивный фонд и филиалы НАО «ГК Правительство для граждан» предоставляют утвержденные образцы․ Рекомендуется использовать именно их, чтобы избежать отказа в приеме․

1. Заявление для предоставления архивной справки, архивной выписки, копий архивных документов (формат ․docx, ~16 Кб) — это основной бланк запроса социально-правового характера․
2. ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕНИЯ заявления (формат ․pdf, ~280 Кб), наглядный пример, как правильно заполнить каждое поле․

Данные формы разработаны Архивом Президента РК для единообразия исполнения запросов физическими и юридическими лицами․

Структура правильного запроса: пошаговый разбор

Любой запрос в архив (будь то ЦГА РК, областной архив или архив МВД) должен содержать обязательные реквизиты․ Ниже приведен универсальный шаблон текста, который можно скопировать и заполнить․

Образец текста запроса (шаблон)

Ключевые моменты заполнения:

• Точность названия организации: Архивисты ищут фонды по полным историческим названиям․ Если завод менял название, укажите все известные варианты․
• Периоды: Указывайте конкретные даты (день, месяц, год)․ Запросы «за все время» затягивают сроки․
• Цель: Обязательно укажите цель (пенсия, суд, льготы), от этого зависит вид документа (справка или заверенная копия)․
• Способ получения: Укажите удобный вариант: почта России/Казпочты, электронный документ (ЭЦП), личное получение․

Особенности запросов по популярным темам

Архивная справка о трудовом стаже (для пенсии)

Самый частый запрос․ Для ЕНПФ и Центров обслуживания населения (ЦОН) критически важны: периоды работы, размер заработной платы (до 1998 г․ — в рублях, после — в тенге), основание приема/увольнения (приказ №, дата)․

Совет: Если архив организации не найден в региональном архиве, запрашивайте «Справку об отсутствии документов на хранении» — она также принимается ЕНПФ для расчета стажа по свидетельствам свидетелей․

Реабилитация и репрессии

Запросы направляются в Архив Президента РК, ЦГА РК (фонды НКВД/КГБ) или территориальные архивы МВД․ Необходимо указать: ФИО реабилитируемого, дату рождения, статью обвинения, дату приговора, дату реабилитации․

Акты гражданского состояния (ЗАГС)

Архивы хранят фонды ЗАГС старше 100 лет (рождение, брак, смерть)․ Для более свежих записей обращайтесь в ЦОН/еГов․ В запросе укажите: ФИО, дату события, место регистрации (район, село), номер записи и том (если известны)․

Куда и как подать запрос в 2026 году

Вариант А: Электронно (самый быстрый)

• Портал eGov․kz / eLicense․kz: Услуга «Выдача архивных справок, копий архивных документов и архивных выписок»․ Требуется ЭЦП․ Результат приходит в личный кабинет (раздел «История получения услуг»)․
• Сайт archiv․kz (ЦГА РК): Раздел «Читальный зал» -> «Образцы (формы) заявлений» -> онлайн-подача․
• Email: Напр․, ЦГА РК: info@cga․kz (проверяйте актуальность на сайте архива-адресата)․

Вариант Б: Через ЦОН (Центр обслуживания населения)

Можно подать заявление в любом ЦОНе («Государство для граждан»)․ Сотрудник сканирует документы и направляет межведомственный запрос в нужный архив․ Сроки увеличиваются на 3-5 дней на логистику, но не нужна ЭЦП․

Вариант В: Почтой / Лично

• Почта: Ценным бандеролем с описью вложения и уведомлением о вручении․ Адрес ЦГА РК: 050000, г․ Алматы, пр-т Абая, 39․ Адреса областных архивов ищите на сайте archiv․kz․
• Лично: В читальном зале архива (нужен паспорт)․ Часто выдают консультацию по фондам сразу․

Сроки рассмотрения и стоимость

Типичные ошибки, приводящие к отказу или задержке

1. Неполные ФИО или расхождения в документах: Если в паспорте «Ержанов», а в трудовой книжке «Ержан», — приложите справку о смене ФИО или решение суда․
2. Неизвестное название предприятия: «Завод им․ Ленина» — таких сотни․ Укажите город, отрасль, современное название․
3. Отсутствие ИИН в заявлении: Обязателен для идентификации в базах данных (tutkyn․kz, asharshylyq․kz)․
4. Запрос не в тот архив: Документы МВД, в архив МВД, военные, в Военный архив (ЦА МО РК), партийные/советские — в ЦГА РК / обл․ архивы․ Используйте указатели на сайте archiv․kz для проверки принадлежности фонда․

Полезные базы данных для предварительного поиска

Перед отправкой запроса проверьте, не оцифрованы ли данные:

• tutkyn․kz — база данных о репрессированных․
• asharshylyq․kz — база данных о жертвах голода/Ашарышылык․
• БД «Номенклатурные кадры советского Казахстана» — для поиска служащих партийных/советских органов․
• Электронный каталог ЦГА РК (archiv․kz) — поиск по фондам, описям и делам․

Что делать, если документов в архиве нет?

Архив обязан выдать мотивированный ответ об отсутствии документов на государственном хранении (формально — «Справка об отсутствии»)․ Этот документ имеет юридическую силу․ С ним можно:

• Обратиться в суд с иском об установлении факта, имеющего юридическое значение (ст․ 282 ГПК РК)․
• Представить в ЕНПФ для подтверждения стажа путем опроса свидетелей (ст․ 31 Закона «О пенсионном обеспечении»)․
• Попросить архив направить запрос по принадлежности в другой архив (межведомственное взаимодействие)․

Правильно составленный запрос — залог быстрого получения архивной справки․ Используйте официальные образцы заявлений (․docx) и образцы заполнения (․pdf) с сайтов archiv․kz или egov․kz․ Заполняйте их максимально детально, указывая ИИН, точные названия организаций, периоды и цель обращения․ В 2026 году оптимальным способом являеться электронная подача через eGov․kz с ЭЦП, это исключает потерю почты и ускоряет получение результата в личном кабинете․

Материал подготовлен на основании информации с официальных ресурсов Архива Президента РК, ЦГА РК, НАО «ГК Правительство для граждан» и портала eGov․kz․ Актуально на ․