Обращение в архивы Казахстана — это часто необходимый шаг для подтверждения трудового стажа, получения пенсии, восстановления утерянных документов об образовании или проведения исторических и генеалогических исследований. На система архивного дела страны предоставляет несколько удобных каналов взаимодействия: от личного визита и почты до современного портала электронного правительства eGov.kz.

Самое главное помнить: успех запроса зависит от правильного определения архива-хранителя и точности предоставленных исходных данных (ФИО, даты, названия организаций).

Основные архивы-хранители и их компетенция

В Казахстане существует иерархическая система архивов. Куда именно направлять запрос, зависит от типа искомого документа:

• Архив Президента Республики Казахстан (г. Астана, г. Алматы) — комплектующийся архив, хранящий документы политической истории страны с 1918 года. Исполняет социально-правовые и тематические запросы физических и юридических лиц (госуслуга «Выдача архивных справок»), обеспечивает доступ к фондам через читальный зал для исследователей.
• Центральный государственный архив РК (ЦГА РК) (г. Алматы, пр-т Абая, 39, e-mail: info@cga.kz) — главный хранилище документов республиканского значения. На сайте доступны указатели (описания фондов), позволяющие предварительно оценить наличие нужных дел.
• Областные и городские управления архивов и документации — территориальные органы Министерства культуры и информации (Комитет информации и архивов). Здесь хранятся документы местных органов управления, предприятий, организаций, колхозов/совхозов, ЗАГСов, образовательных и медицинских учреждений соответствующей территории.
• Ведомственные архивы (например, архивы МВД, МО, КНБ, Генеральной прокуратуры, Нацбанка и др.) — хранят документы конкретных ведомств. Обращение туда часто требует официального запроса от организации или юриста, либо направляется через территориальные архивы.

Виды архивных запросов и результатов

В зависимости от цели, запрашиваются разные виды документов. Результатом рассмотрения запроса является один из следующих документов:

1. Архивная справка — официальный документ, подтверждающий сведения социально-правового характера (стаж, зарплата, должность, факт рождения/брака/смерти и т.д.).
2. Копия архивного документа — заверенная копия первоисточника (лист личного дела, приказа, метрической записи).
3. Архивная выписка — извлечение из документа, содержащее только запрашиваемые сведения.
4. Ответ об отсутствии документов — официальное уведомление, что запрашиваемые сведения на хранении в данном архиве не обнаружены (с указанием, куда возможно обратиться дальше).
5. Мотивированный отказ — в случае, если запрос не соответствует законодательству (например, запрос закрытых сведений без оснований, неполный пакет документов).

Способы подачи запроса

Через портал eGov.kz (Самый удобный способ для физлиц)

Госуслуга «Выдача архивных справок и/или копий архивных документов» доступна в разделе «Культура, спорт, туризм» -> «Архивное дело».

• Требуется ЭЦП (электронная цифровая подпись) или вход через СМС/приложение eGov Mobile.
• Заполняется электронная форма заявления (образец заявления также доступен на сайте Архива Президента РК в разделе «Архивные справки»).
• Сканы документов прикрепляются к заявке.
• Готовая справка приходит в личный кабинет или на почту (можно заказать отправку Почтой Казахстана).

По электронной почте

Подходит для обращений в ЦГА РК (info@cga.kz), Архив Президента или областные управления. В письме необходимо указать:

• ФИО заявителя (полностью), ИИН, контактный телефон, адрес проживания.
• Цель запроса (пенсия, суд, родословная и т.д.).
• Максимально полные данные по искомому лицу/организации (ФИО, дата рождения, название организации, годы работы, название архива/фонда/описания/дела — если известны из указателей).
• Сканы удостоверения личности и документов, подтверждающих родственные связи (если запрашиваете не свои данные).

Почтовым отправлением (Казпочта / международная почта)

Письмо-запрос отправляется заказным уведомлением на юридический адрес архива. В конверте должно быть:

• Заявление в свободной форме (или по образцу) с подписью.
• Нотариально заверенная копия удостоверения личности (для физлиц из-за границы, апостилированная/легализованная копия с переводом на казахский/русский).
• Документы, подтверждающие полномочия (доверенность, свидетельство о рождении/браке для родственников).
• Конверт с обратным адресом и марками для ответа (или оплата почтового перевода на отправку ответа).

Лично в читальном зале / окне приема

Возможен для консультаций, работы с указателями (путеводителями) и сдачи оригиналов документов. В Архиве Президента и ЦГА РК работают читальные залы для исследователей.

Необходимый пакет документов (Чек-лист)

Очень важно: неполный пакет — главная причина отказов или задержек.

Сроки исполнения и стоимость

• Срок исполнения госуслуги: согласно законодательству РК, архивные справки выдаются в течение 15 рабочих дней со дня регистрации запроса. В сложных случаях (поиск в нескольких фондах, запрос в другой архив) срок может быть продлен до 30 рабочих дней с уведомлением заявителя.
• Стоимость: Госуслуга «Выдача архивных справок» для физических лиц, запрашивающих сведения о себе или близких родственниках для социально-правовых целей (пенсия, пособия), бесплатна.
  
  Платные услуги: тематические справки (для судов, бизнеса, науки), копирование больших объемов, сложные поисковые работы, выдача копий документов для коммерческих целей. Тарифы устанавливаются архивом.

Особенности запросов из-за границы

Гражданам РК и иностранцам, находящимся за рубежом, доступны все каналы, но с нюансами:

1. eGov.kz: Работает с любой точки мира при наличии действующей ЭЦП (получить можно в консульстве РК) или доступе к СМС/приложению (требуется казахстанский номер телефона).
2. Почта: Используйте международные почтовые службы (EMS, DHL, Kazakh Post International) с отслеживанием. Обязательно вложите международный ответный купон (МОК) или предоплатите курьерскую доставку ответа.
3. Консульство/Посольство: Можно подать запрос через консульский отдел РК (они направят его по дипкурьерской связи в Министерство культуры/Комитет информации и архивов), но это значительно увеличивает сроки (до 2-3 месяцев).
4. Доверенность: Самый быстрый и надежный вариант — оформить нотариальную доверенность на доверенное лицо в Казахстане (в консульстве РК за границей или у местного нотариуса с апостилем/легализацией изацией и переводом). Доверенное лицо получит справку за 15 дней и пришлет её курьером.

Как повысить шансы на успех: Советы экспертов

Предварительный поиск по указателям (Путеводителям)

Перед отправкой запроса проверьте онлайн-указатели на сайте ЦГА РК или Архива Президента. Они показывают: какие фонды есть в архиве, за какие годы, какие организации. Если вы укажете в запросе номер фонда, описи и дела (например: Ф. 123, Оп. 4, Д. 567), срок поиска сократится с недель до дней.

Точность данных — залог результата

• Пишите ФИО полностью (как в документе того времени), учитывайте возможные ошибки в старых документах (например, «Ким» вместо «Ким», «Гайнутдин» вместо «Гаятдин»).
• Указывайте диапазон лет работы/жизни, а не точную дату, если не уверены.
• Полное название организации на момент работы (заводы часто меняли названия: «Завод № 5» -> «Казхиммаш» -> «АО «Казхиммаш»).

«Письма-запросы» от организаций

Если вы юрист, HR-специалист или представитель ведомства, официальное письмо-запрос на бланке организации с синей печатью и подписью руководителя обрабатывается приоритетно и позволяет получать сведения, ограниченные для физлиц (ст. 15 Закона «Об архивном деле и архивах»).

Что делать, если в архиве «нет документов»?

Получите официальный ответ об отсутствии. В нем архив обязан указать:

• Почему документы не найдены (не сдавались на хранение, сгорели, утеряны, переданы в другой архив).
• Куда именно переданы фонды данной организации (название и адрес архива-хранителя).

Этот документ необходим для суда (восстановление прав) или обращения в вышестоящий архив/прокуратуру.

Полезные контакты и ссылки (актуально на 2026 год)

• Портал госуслуг: egov.kz (Услуга «Выдача архивных справок»)
• Архив Президента РК: Официальный сайт (раздел «Архивные справки» -> Образец заявления).
• ЦГА РК (Алматы): пр-т Абая, 39. E-mail: info@cga.kz. Сайт с указателями фондов.
• Комитет информации и архивов МКИ РК: Надзорный орган, реестр архивов РК.
• Областные управления архивов: Адреса и телефоны на сайте Комитета в разделе «Территориальные подразделения».

Получение архивной справки в Казахстане, это структурированная административная процедура. Ключ к успеху — правильный адресат (определение архива-хранителя), максимально полные исходные данные и правильно оформленный пакет документов. Использование портала eGov.kz с ЭЦП является оптимальным вариантом для жителей страны, а для зарубежных заявителей — оформление доверенности на представителя в РК. Не пренебрегайте предварительным изучением указателей фондов на сайтах ЦГА РК и Архива Президента — это сэкономит вам недели ожидания.

Статья подготовлена на основе открытых данных интернета и законодательства РК по состоянию на . Перед подачей документов рекомендуется уточнить актуальные требования на официальных ресурсах или по телефонам конкретного архива.