Дата публикации: 02:56:11 ()

Обращение в государственные архивы Республики Беларусь – это стандартная процедура получения архивных справок, выписок, копий документов и проведения генеалогических исследований. В статье подробно описаны все этапы: от подготовки заявления до получения результата, а также приведены нормативные акты, образцы форм и контактные данные основных архивных учреждений.

Нормативная база

• Закон Республики Беларусь от 18 июля 2011 года № 300‑З «Об обращениях граждан и юридических лиц» – регулирует порядок подачи, рассмотрения и ответа на электронные и письменные обращения.
• Закон Республики Беларусь от 28 октября 2008 года № 433‑З «Об основах административных процедур» – определяет порядок работы с запросами, подаваемыми в архивы.
• Указ Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. № 200 «Об утверждении перечня административных процедур в сфере архивного дела» – содержит перечень услуг, предоставляемых архивами, и примеры оформления заявлений.

Кто может подать запрос?

Запрос могут подать:

• физические лица (граждане Республики Беларусь и иностранцы);
• юридические лица (организации, предприятия, учреждения);
• доверенные лица, действующие на основании нотариально оформленной доверенности.

Требования к обращению

Перед отправкой электронного или письменного обращения необходимо ознакомиться с следующими требованиями:

1. Указать полное имя (ФИО) заявителя, дату и место рождения.
2. При личном обращении – предъявить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
3. При обращении через представителя – приложить нотариально заверенную доверенность.
4. Чётко сформулировать запрос: какие именно документы или сведения нужны (архивная справка, выписка, копия документа, информационное письмо и т.д.).
5. Указать цель запроса (например, подтверждение стажа, генеалогическое исследование, оформление наследства и т.п.).
6. При необходимости – приложить подтверждающие документы (например, выписку из трудовой книжки, свидетельство о рождении).

Как оформить заявление (образец)

В архивах Беларуси используются стандартные формы заявлений. Ниже приведены основные элементы, которые должны присутствовать в любом заявлении:

• Шапка: наименование архива (например, Национальный исторический архив Беларуси в г. Гродно).
• Реквизиты заявителя: ФИО, адрес проживания, контактный телефон, электронная почта.
• Дата подачи заявления.
• Наименование запрашиваемого документа или услуги (архивная справка, выписка, копия, генеалогическое исследование и т.д.).
• Подробное описание интересующего периода, фамилий, имен, названий организаций, номеров дел и т.п.
• Перечень прилагаемых документов (паспорт, доверенность и др.).
• Подпись заявителя (или представителя).

Образцы заявлений можно скачать в следующих форматах:

• Заявление для предоставления архивной справки, архивной выписки, копий архивных документов, информационного документа по теме (.docx, 35 Кб)
• Образец заполнения заявления (.pdf, 214 Кб)

Куда подать запрос?

Национальный исторический архив Беларуси (г. Гродно)

• Адрес: ул. Гаспадарчая, 21, 230005, г. Гродно, Республика Беларусь
• Электронная почта: niabniab-grodno.by
• Услуги: изготовление цифровых копий и ксерокопий архивных документов, предоставление архивных справок и выписок, генеалогические исследования.

Национальный архив Республики Беларусь (Минск)

• Адрес: пр. Независимости, 66, 220030, г. Минск, Республика Беларусь
• Электронная почта: info@nationalarchives.by
• Услуги: выдача архивных справок, копий документов, информационных писем, работа с запросами о стаже и заработной плате (обратите внимание: сведения о стаже работы в организациях с ОПФ ООО, ОАО, ЗАО, ЧУП, ИП в Национальном архиве отсутствуют).

Центральный архив Комитета государственной безопасности (КГБ) Республики Беларусь

• Адрес: ул. Кирова, 12, 220004, г. Минск, Республика Беларусь
• Электронная почта: kgbarchives@kgb.by
• Услуги: рассмотрение обращений граждан и юридических лиц, выдача архивных справок, проставление апостиля на документах, выданных архивом.

Сроки рассмотрения запроса

Согласно законодательству, стандартный срок рассмотрения письменного обращения составляет 30 дней с даты его регистрации. При необходимости дополнительного уточнения информации срок может быть продлен ещё на 15 дней. Электронные обращения обрабатываются в тот же порядок, но часто быстрее благодаря автоматизированной системе регистрации.

Особенности конкретных типов запросов

Запрос о стаже и/или заработной плате

В Национальном архиве Республики Беларусь сведения о стаже работы в организациях с организационно‑правовой формой юридического лица (ООО, ОАО, ЗАО, ЧУП, ИП) не хранятся. Для получения таких данных следует обращаться в:

• органы социальной защиты населения;
• архивы предприятий‑работодателей (если они сохранились);
• государственные учреждения, ведущие учет трудовой деятельности (например, Пенсионный фонд).

Образец заявления на предоставление информации о заработной плате/стаже можно скачать здесь (PDF).

Генеалогические запросы

Для исследования истории семьи необходимо указать:

• ФИО интересующих лиц;
• даты и места рождения, брака, смерти;
• конфессиональную принадлежность (если известна);
• населённые пункты, где проживали предки.

Национальный исторический архив Беларуси предоставляет:

• метрические книги (рождения, браков, смертей) по различным вероисповеданиям;
• списки obyvatelства, ревизские сведения;
• архивные дела органов ЗАГС.

Образец заявления на генеалогическое исследование семьи доступен для скачивания здесь (.docx).

Апостиль и легализация документов

Если полученный архивный документ предназначен для использования за пределами Республики Беларусь, может потребоваться проставление апостиля. Эта процедура выполняется:

• в Департаменте по архивам и делопроизводству Министерства юстиции;
• в Консульском отделе Посольства Республики Беларусь в стране назначения (для документов, выданных архивами).

Основание: Указ Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. № 200 «Об утверждении перечня административных процедур в сфере архивного дела».

Полезные ссылки и контакты

Подача запроса в архив Беларуси – процесс, регламентированный четкими нормативными актами и требующий внимательного заполнения заявления. Следуя представленному руководству, вы сможете:

• правильно оформить запрос;
• выбрать подходящее архивное учреждение;
• узнать ожидаемые сроки получения ответа;
• при необходимости оформить апостиль для использования документа за рубежом.

Если возникнут вопросы, рекомендуется непосредственно обращаться в выбранный архив по указанным контактам – сотрудники всегда готовы помочь с уточнением деталей и предоставлением необходимых образцов документов.

Статья подготовлена на основе открытых источников и официальной информации, актуальной на .