Обращение в нотариальный архив — это часто необходимый шаг для получения копий нотариальных документов, совершенных до 2014 года, а также документов, составленных нотариусами, прекратившими деятельность на территории Донецкой Народной Республики. В статье подробно рассмотрен актуальный график работы, адреса структурных подразделений, порядок получения справок и копий, а также ответы на частые вопросы.

Общая информация о нотариальном архиве ДНР

Государственное учреждение «Нотариальный архив Министерства юстиции ДНР» является единственным уполномоченным органом по хранению и выдаче документов из нотариальных архивов на территории Республики. Его основные функции:

• Хранение нотариальных дел, прекративших свою деятельность нотариусов (как частных, так и государственных).
• Хранение документов, переданных в архив в связи с ликвидацией нотариальных контор и офисов.
• Выдача копий нотариальных документов (завещаний, договоров, доверенностей, актов о наследовании и др.).
• Выдача справок о факте составления нотариального действия.
• Предоставление документов по запросам судов, правоохранительных органов и нотариусов.

График работы нотариального архива ДНР (г. Донецк)

Головное управление находится в г. Донецк. Ниже приведен стандартный график работы на 2024 год. Обязательно уточняйте график по телефону перед визитом, так как в праздничные дни, дни памяти или в связи с боевой обстановкой режим работы может меняться.

Режим приема граждан (Окно приема заявлений/Выдача готовых документов):

Перерыв на обед (для сотрудников архива):

Обычно с 13:00 до 14:00. В это время окно приема может быть закрыто.

Санитарный день:

Традиционно приходится на среду. В этот день архив закрыт для посетителей, проводится обработка помещений и работа с фондами без посетителей.

Адреса и контактные телефоны

Головное управление (г. Донецк):

• Адрес: г. Донецк, ул. Артема, 98 (здание Министерства юстиции ДНР, 1 этаж / отдельный вход).
• Телефон справочной / приемной: +7 (949) -00-XX-XX (Номера актуализируются на сайте минюста ДНР, рекомендуется проверить на официальном сайте Минюста ДНР в разделе «Нотариальный архив»).
• Эл. почта: archive@minjust.dnr.gov.ru (или актуальный адрес с сайта).

Территориальные управления (Филиалы) — для жителей районов:

Для удобства граждан на территории ДНР функционируют территориальные управления Министерства юстиции, через которые можно подать заявление на получение копии документа из архива без поездки в Донецк (функция «одного окна» или приема заявлений).

1. Горловское ТУ Минюста ДНР: г. Горловка, пр. Ленина, б/н (адм. здание). Тел.: +7 (949) -00-XX-XX.
2. Макеевское ТУ Минюста ДНР: г. Макеевка, ул. Советская, б/н. Тел;: +7 (949) -00-XX-XX.
3. Ясиноватское ТУ Минюста ДНР: г. Ясиноватая, ул. Центральная, б/н.
4. Докучаевское ТУ Минюста ДНР: г. Докучаевск, ул. Ленина, б/н.
5. Амвросиевское ТУ Минюста ДНР: с. Амвросиевка, ул. Ленина, б/н.
6. Старобешевское ТУ Минюста ДНР: с. Старобешево, ул. Советская, б/н.
7. Волновахское ТУ Минюста ДНР: г. Волноваха, ул. Ленина, б/н.
8. Мариупольское ТУ Минюста ДНР: г. Мариуполь, пр. Мира / ул. Металлургов (уточняйте адрес, здание могло смениться).

Примечание: График работы территориальных управлений может отличаться от центрального. Обычно прием там ведется 2-3 раза в неделю (Пн, Ср, Пт или Вт, Чт). Звоните заранее.

Какие документы можно получить в архиве?

Архив хранит дела за период, преимущественно, до 2014 года (советский период и период независимой Украины до 2014 г.), а также дела нотариусов ДНР, прекративших деятельность после 2014 года.

Основные виды выдаваемых документов:

• Копии завещаний (открытых и закрытых).
• Копии договоров (купли-продажи, дарения, обмена, ренты, брачные контракты и т.д.).
• Копии доверенностей (в т.ч. на право управления автотранспортом, представления интересов в судах, получения почты, банковских операций).
• Свидетельства о праве наследования (акты о принятии наследства).
• Акты о подтверждении фактов, имеющих юридическое значение (факта рождения, смерти, брака, развода, приема в семью, зависимости и т.д.).
• Протесты Wechselов (исторические).
• Справки-выписки из реестров нотариальных действий (подтверждающие факт составления документа, его номер и дату).

Порядок получения копии документа (Пошаговая инструкция)

Шаг 1: Подготовка документов

Вам понадобятся оригиналы для предъявления и копии для оставления в архиве:

1. Паспорт гражданина ДНР / РФ (или иной документ, удостоверяющий личность).
2. Документ, подтверждающий ваши полномочия (если действуете от чужого имени):
   • Нотариальная доверенность (с правом получения копий из архивов).
   • Свидетельство о праве наследования (если запрашиваете документы по умершему тезатору).
   • Свидетельство о рождении ребенка (для родителей несовершеннолетних).
   • Решение суда / указы органа опеки (для попечителей/опекунов).
3. Сведения для поиска дела (чем больше, тем быстрее поиск):
   • ФИО сторон (полностью).
   • Дата рождения сторон.
   • Примерная дата составления документа (год, месяц).
   • Название нотариальной конторы / ФИО нотариуса (если помните).
   • Адрес имущества (для договоров купли-продажи недвижимости).
   • Номер дела / реестровый номер (если есть старые копии или справки).

Шаг 2: Подача заявления

Заявление пишется по установленному образцу на месте (бланки выдает сотрудник окна приема) или заранее скачивается с сайта Минюста ДНР. В заявлении указываются: ФИО заявителя, паспортные данные, контактный телефон, что именно запрашивается (копия договора №… от … г. или справка о факте составления завещания гражданином И.И. Ивановым).

Шаг 3: Оплата госпошлины

Выдача копий и справок из нотариального архива, платная услуга. Размеры госпошлины устанавливаются Налоговым кодексом ДНР / Постановлением Совета Министров ДNR.

• Копия нотариального документа: фиксированная сумма за лист (или за документ) + стоимость копирования/печатки.
• Справка из реестра / архива: фиксированная ставка.
• Льготы: отдельные категории граждан (ветераны ВОВ, инвалиды I и II группы, участники ликвидации ЧАЭС и др.) могут быть освобождены от оплаты или платить сниженную ставку, уточняйте при подаче и имейте при себе документы, дающие право на льготу;

Способ оплаты: Обычно через терминал в холле Министерства юстиции, в банке (по реквизитам, которые дадут в архиве) или через мобильное приложение «Госуслуги ДНР» / СБП; Квитанцию (чек) нужно принести в архив для отметки об оплате.

Шаг 4: Сроки изготовления

• Стандартный срок: до 30 календарных дней с момента подачи заявления (время на поиск дела в фондах, изготовление копии, заверение).
• Срочный порядок: в некоторых случаях (по решению руководителя архива, при наличии оснований — суд, неотложная поездка, угроза утере права) срок может быть сокращен до 3-5 рабочих дней, но это исключение.

Шаг 5: Получение результата

Приходите в день, указанный в талоне/справке о приеме заявления, с паспортом (и доверенностью, если забирает представитель). Выдается:

• Нотариально заверенная копия документа (синим печатным текстом, с печатью архива, подписью архивариуса/начальника, номером листов).
• Или справка о том, что документ в архиве не найден (отрицательная справка) — она также может понадобиться для суда или восстановления права через суд.

Особенности и частые проблемы (FAQ)

Вопрос: А если нотариус, у которого сделан документ, еще работает?

Ответ: Архив выдает копии только из дел прекративших деятельность нотариусов. Если нотариус работает — идите к нему. Проверить статус нотариуса можно на сайте Нотариальной палаты ДНР в реестре нотариусов.

Вопрос: Документ составлен в 1980 году в городе, который сейчас под контролем Украины (или на временно оккупированной территории).

Ответ: Если дело было эвакуировано или передано в архив ДНР (Минюста ДНР) — копию получите здесь. Если дело осталось в архиве на контролируемой Украине территории, через архив ДНР его получить нельзя. Придется обращаться в Главное управление юстиции соответствующей области Украины (через адвоката или дистанционно, если есть доступ к «Дії» или почте).

Вопрос: Могу ли я заказать копию онлайн через Госуслуги ДНР?

Ответ: На текущий момент (2024 г.) сервис «Получение копии из нотариального архива» в личном кабинете Госуслуг ДНР может быть в тестовом режиме или недоступен для полного удаленного оформления (требуется предъявление оригинала паспорта). Часто можно только подать предварительную заявку на поиск, а лично прийти за результатом. Уточняйте в ТУ Минюста или на портале gosuslugi.dnr.gov.ru.

Вопрос: Что делать, если в архиве сказали «Дело не найдено»?

Ответ: Получите официальный отказ (справку об отсутствии сведений). С этим отказом и всеми имеющимися данными обращайтесь в суд по месту нахождения имущества или по месту жительства ответчика с иском о установлении факта составления нотариального документа (ст. 264 ГПК ДНР). Суд может направить запрос в архив повторно или допросить свидетелей.

Вопрос: Нужен ли перевод документа, если он на украинском языке?

Ответ: Копия выдается на языке оригинала (русском или украинском). Для использования в российских структурах (МФЦ, Росреестр, банки РФ) потребуется нотариально заверенный перевод на русский язык. Перевод можно сделать у любого действующего нотариуса ДНР (он привлечет переводчика).

Полезные советы перед визитом

1. Звоните за 1-2 дня до визита. Подтверждайте график, наличие бланков, реквизиты для оплаты госпошлины и нужно ли записываться в электронную очередь (если внедрена).
2. Собирайте максимум данных. Даже если не знаете нотариуса, укажите в заявлении: «Договор купли-продажи дома по адресу г. Донецк, ул. Примерная, 1, составлен примерно в 2005-2007 гг. Продавец: Иванов И.И. (г.р. 1950), Покупатель: Петров П.П.». Это сильно ускорит поиск.
3. Берите папку/файл. Копии выдаются сшитыми, пронумерованными и запечатанными. Их лучше не гнуть.
4. Проверяйте копию на месте. Сверьте ФИО, даты, адреса, номера паспортов в копии с вашими данными. Ошибки архивариуса при печатке исправляются бесплатно и быстро, если вы еще не ушли. Позже, только через новое заявление и оплату.
5. Электронные копии (сканы). Архив может предоставить скан на флешку или по почте только для ознакомления (без заверения). Юридическую силу имеет только бумажная заверенная копия.

Нормативная база

Деятельность архива регулируется:

• Закон ДНР «О нотариате».
• Закон ДНР «Об архивном деле в Донецкой Народной Республике».
• Постановлением Совета Министров ДНР «Об утверждении Положения о Государственном учреждении «Нотариальный архив Министерства юстиции ДНР»».
• Инструкцией по порядку хранения, учета и выдачи документов из нотариальных архивов (утв. Минюстом ДНР).

Резюме

Получение документа из нотариального архива ДНР, процедура стандартная, но требующая времени (до 30 дней) и точности в заполнении заявления. Ключевые моменты:

• Приезжайте в Донецк, ул. Артема, 98 (или в районное ТУ Минюста).
• График приема: Пн, Вт, Чт (9:00–13:00), Пт (9:00–12:00). Среда — выходной (санитарный день).
• Обязательны: паспорт, доверенность (если не лично), данные для поиска, квитанция об оплате госпошлины.
• Уточняйте актуальные телефоны на сайте minjust.dnr.gov.ru перед поездкой.

Статья носит информационный характер. Графики работы, реквизиты для оплаты и номера телефонов могут меняться. Официальную информацию всегда подтверждайте на ресурсах Министерства юстиции ДНР или по телефонам справочных бюро.