Государственные архивы играют важнейшую роль в обеспечении социальной защиты граждан, подтверждении их пенсионных прав, а также в предоставлении документально подтвержденной информации для получения различных льгот и компенсаций. Эффективная и грамотная организация работы с обращениями граждан является одной из главных задач архивных учреждений.

Нормативно-правовая база

Вся деятельность государственных архивов по работе с запросами населения строго регламентирована законодательством Российской Федерации. Основополагающим документом в этой сфере является Федеральный закон от No 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Данный закон устанавливает единые правила и сроки работы с обращениями, гарантируя реализацию конституционного права граждан на обращение в государственные органы.

Помимо базового закона, порядок предоставления услуг закрепляется в специальном Административном регламенте. Этот документ устанавливает стандарты предоставления государственной услуги по организации исполнения федеральными государственными архивами запросов на получение:

• Архивных справок;
• Архивных выписок;
• Архивных копий.

Эти документы, как правило, связаны с социальной защитой граждан, их пенсионным обеспечением и получением законных льгот.

Кто может выступать заявителем?

Круг лиц, имеющих право направлять запросы в государственные архивы, достаточно широк. В соответствии с установленными правилами, заявителями могут быть:

1. Физические лица: граждане Российской Федерации, иностранные граждане, а также лица без гражданства.
2. Органы государственной власти и местного самоуправления: в рамках межведомственного взаимодействия или для исполнения собственных полномочий.
3. Организации и общественные объединения: юридические лица, запрашивающие документальную информацию для ведения своей уставной деятельности.

Способы поступления обращений

Современные реалии и курс на цифровизацию государственного управления диктуют свои правила. Сегодня архив рассматривает запросы заявителей, поступающие самыми различными способами:

• При личном обращении гражданина в архив;
• По почте или факсу;
• По электронной почте;
• Через Единый портал государственных и муниципальных услуг (Госуслуги) и региональные порталы;
• По электронным каналам связи в рамках системы межведомственного взаимодействия (СМЭВ);
• Через официальный сайт архивного учреждения.

Этапы работы с обращениями

В большом потоке документов, поступающих от граждан и юридических лиц, сложно навести порядок даже опытному специалисту. Работа с обращениями, это не просто подготовка ответа, это сложный многоступенчатый процесс, который можно разделить на несколько ключевых этапов:

Прием и регистрация обращений

Согласно требованиям Федерального закона No 59-ФЗ, письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента его поступления в государственный архив. Регистрация присваивает документу уникальный входящий номер, что позволяет отслеживать его дальнейшее движение.

Рассмотрение и исполнение

На данном этапе обращение анализируется специалистами архива. Производится поиск необходимых сведений в архивных фондах, описях и каталогах. Документы нужно не просто найти, но и провести через десяток других этапов с соблюдением строгих сроков рассмотрения. Специалисты подготавливают проект архивной справки, выписки или копии, которые затем заверяются в установленном порядке.

Оформление результатов и направление ответа

Оформление результатов рассмотрения и исполнения обращений осуществляется в соответствии с законодательством РФ. Подготовленный ответ подписывается руководителем архива или уполномоченным должностным лицом и направляется заявителю тем способом, которым было получено первоначальное обращение (по почте, в электронном виде или выдается на руки при личном визите).

Хранение и архивное дело

После завершения работы и отправки ответа заявителю, материалы по обращению (само обращение, копия ответа, сопроводительные документы) формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел архива. Это обеспечивает последующее хранение этих документов в самом архиве (ведомственном архиве делопроизводства) в установленные сроки.

Цифровизация процесса: электронный журнал регистрации

В связи с действием Федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», на первый план в деятельности работников органов власти всех уровней выходят вопросы применения единых подходов к организации нормативно-документационного процесса и его совершенствования. Ручной учет уже не справляется с объемами.

Для построения эффективной работы многие учреждения переходят на автоматизированные системы. Например, с 2012 года в ряде государственных архивов (в частности, в Государственном учреждении «Объединенный государственный архив Челябинской области» — ОГАЧО) успешно внедрен электронный журнал регистрации обращений граждан. Подобные программные решения, разработанные профильными ИТ-компаниями, предназначены для:

• Автоматизации процесса регистрации;
• Контроля за соблюдением сроков исполнения;
• Маршрутизации документов между отделами и специалистами;
• Формирования аналитической отчетности по работе с обращениями.

Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» обязывает органы власти, в т.ч. и государственные архивы, обеспечивать прозрачный, своевременный и качественный ответ на каждый запрос. На все поступившие в Росархив и входящие в его компетенцию обращения российских граждан в установленные сроки должны быть даны ответы или необходимые разъяснения.

Грамотная организация работы с обращениями, использование современных информационных систем и неукоснительное соблюдение Административных регламентов позволяют государственным архивам успешно справляться с этой задачей, обеспечивая граждан важнейшими документами для их социальной защиты.