Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Обращение в архив за справкой — это стандартная процедура для подтверждения трудового стажа, заработной платы, награждений или получения копий документов․ Однако незнание правил оформления запроса или самой справки может привести к отказу или задержке․ В этой статье мы подробно разберем, как выглядит образец архивной справки в 2026 году, какие существуют виды документов, как правильно составить заявление и какие нюансы учитывать при обращении в архивные учреждения (Государственный архив, архивы ЗАГСов, ведомственные архивы организаций)․

Основные виды архивных документов: Справка, Выписка, Копия

Прежде чем просить «справку», важно понимать разницу между тремя основными видами архивных информационных документов․ Согласно методическим рекомендациям (в т․ч․ Росархива) и данным КонсультантПлюс (Приложение 13, Приложение 42), они имеют разную юридическую силу и форму:

Архивная справка — документ, содержащий сведения из архивных фондов, излагаемые в хронологической последовательности событий (а не документов)․ Если приводятся выдержки из текстов документов, они обязательно берутся в кавычки․ Оформляется на бланке архивного отдела с надписью «АРХИВНАЯ СПРАВКА»․
Архивная выписка — дословное воспроизведение части текста архивного документа (например, пункта приказа о приеме на работу)․ Также оформляется на бланке с надписью «АРХИВНАЯ ВЫПИСКА»․
Архивная копия — полное дословное воспроизведение текста всего документа с указанием архивного шифра (фонд, опись, дело, номера листов), заверенная в установленном порядке (печатью, подписью заведующего архивом)․

Важно: Для пенсионного фонда (СФР) и судов чаще всего требуются именно архивная справка (форма № 9 или ведомственная) или архивная копия приказа о приеме/увольнении/переводе․

Структура и обязательные реквизиты архивной справки (Образец 2026)

Единого государственно утвержденного бланка на все случаи жизни не существует (кроме Формы № 9 для стажа до 2002 года), но ГОСТ Р 7․0․97-2016 и ведомственные инструкции (например, Управления архивами Свердловской области, ИГУ, Администрации Одинцовского района) устанавливают единый набор реквизитов․

Обязательные элементы бланка:

Шапка: Наименование организации-архивополучателя (или организации, в архиве которой хранится дело)․
Название документа: Крупно по центру, АРХИВНАЯ СПРАВКА․
Регистрационные данные: Исходящий номер и дата регистрации в журнале учета исходящих архивных справок (например: № 04-5/173 от )․
Адресат: Кому выдана (ФИО полностью, адрес проживания, серия/номер паспорта — по требованию)․
Основание для выдачи: Номер и дата входящего заявления гражданина (или запроса организации/суда)․
Текст справки (содержательная часть):
- Перечень просмотренных дел (Фонд, Опись, Дело, Название дела, Года, Номера листов)․
- Изложение сведений в хронологическом порядке: дата события, наименование документа-основания (приказ, решение, договор), реквизиты документа (номер, дата), суть события (прием на работу, перевод, увольнение, назначение зарплаты, награждение)․
- Правило кавычек: Прямые цитаты из документов берутся в кавычки․
Заключительная фраза: «Иных сведений по данному вопросу в архиве не обнаружено» (или «Справка выдана для предъявления в․․․»)․
Подписи: Подпись заведующего архивом / архивариуса с расшифровкой и датой․
Печать: Печать организации (архива) — обязательна для юридической силы․ МП (место печати) ставится над подписью․

Образец заполнения текста справки (Пример для трудового стажа)

Ниже приведен типовой образец содержательной части архивной справки о трудовом стаже и заработной плате, адаптированный под современные требования (на основе Приложения 42 к п․ 8․2․2 и образцов Администрации СПб)․

 АРХИВНАЯ СПРАВКА № 1245-ОТ от Кому: Иванову Ивану Ивановичу, г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 10, кв․ 5
 По входящему № 567 от 
На основании просмотра дел личного состава, хранящихся в Архиве ООО «Ромашка» (Ф․ 15, Оп․ 2, Д․ 45 «Личные дела работников за 1995-2005 гг․»), сообщаю:
 Приказом № 45 от г․ Иванов Иван Иванович принят на работу в ООО «Ромашка» на должность инженера отдела контроля качества со стажем на г․ 5 лет 2 месяца․
 В трудовой книжке (серия ТК 1234567 № 890123) запись сделана г․ под № 12․
Приказом № 112 от г․ в связи с перестройкой штата переведен на должность старшего инженера того же отдела с установлением оклада 1500 руб․ в месяц․
Приказом № 205 от г․ за отличную работу в производстве награжден грамотой Генерального директора․
Приказом № 301 от г․ по собственному желанию уволен с должности старшего инженера․
 Заработная плата за последние 12 месяцев работы (июнь 2002 – май 2003 гг․) составила 215 400 руб․ (двести пятнадцать тысяч четыреста рублей 00 коп․), в т․ч․ оклад, премии, надбавки․
Иных сведений по трудовой деятельности Иванова И․И․ в ООО «Ромашка» за период 1995-2003 гг․ в архиве не обнаружено․
Заведующий архивом Петрова А․С․
 (подпись) (расшифровка)
М․П․ 

Специализированные формы: Форма № 9 и Справка Жителю блокадного Ленинграда

Форма № 9 (Приказ Минтруда России от № 10)

Это единственная строго регламентированная форма для подтверждения стажа и заработной платы за период до года (для расчета страховой пенсии по старости)․

Заполняется в двух экземплярах (один остается в архиве)․
Содержит таблицу с разбивкой по годам/месяцам, указанием заработка, оснований исчисления․
Обязательна для СФР (бывш․ ПФР) при расчете пенсии «по старому закону»․

Справка Жителю блокадного Ленинграда / Ветеран труда

Согласно информации Администрации архивов СПб, архивы выдают справки для подтверждения права на социальные меры поддержки:

Справка о подтверждении награждения знаком «Жителю блокадного Ленинграда»․
Справка о подтверждении награждения медалью «Ветеран труда»․
Оформляются по аналогичной схеме: основание — дело личного состава или карточка учета награждений; текст содержит реквизиты документа-награждения (указ, приказ, номер знака/медали)․

Как правильно написать заявление в архив (Образец заявления)

Получение справки начинается с заявления․ Без него архив не имеет права выдать документ (ФЗ «Об архивном деле в РФ», ст․ 22)․

Структура заявления (по правилам делопроизводства):

Шапка: Кому (Название архива/организации, ФИО руководителя), От кого (Ваши ФИО, адрес, телефон, паспортные данные)․
Заголовок: ЗАЯВЛЕНИЕ (по центру)․
Суть просьбы: «Прошу предоставить архивную справку / выписку / копию документа о․․․ (конкретно: трудовом стаже за 1990-2000 гг․, награждении медалью, составе семьи по дому №․․․ и т․д․)»․
Цель получения: «Для предъявления в СФР / суд / нотариата / МФЦ» (обязательно, от цели зависит вид документа)․
Данные для поиска: ФИО (в т․ч․ до брака), дата рождения, место работы/жительства, период, название организации, номер дела (если известен)․
Способ получения: Лично / По доверенности (указать данные доверенного лица) / По почте / Через Госуслуги․
Подпись и дата․

Пример текста заявления:

 Кому: Директору ГАРХИВА г․ Москвы
 От: Петрова Петра Петровича
 проживающего: г․ Москва, ул․ Ленина, д․ 1, кв․ 1
 тел․: +7 (999) -23-45-67 ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу предоставить мне архивную справку формы № 9 о трудовом стаже и заработной плате за период с 1985 по 2001 год по месту работы: Завод «Свердлов» (г․ Москва) для предъявления в Клиентскую службу СФР г․ Москвы для назначения страховой пенсии по старости․
Данные для поиска: Петров Петр Петрович, д․р․ , работал на заводе «Свердлов» с 1985 по 2001 г․, должность токарь, табельный номер 4512 (если известен)․
Прошу выдать справку лично мне (паспорт 45 00 123456 выдан Тверским ОВД )․
С приложением: копия паспорта, копия СНИЛС․
 г․ Подпись _____________ /Петров П․П․/ 

Куда обращаться: Виды архивов и сроки

Выбор архива зависит от того, где хранится дело:

Тип архива	Что хранят	Примеры	Срок выдачи (ст․ 22 ФЗ-125)
Государственные архивы (областные, краевые, ГАРФ, РГАЭ)	Дела ликвидированных госорганов, предприятий, колхозов, советов, ЗАГСов (акты до 1917 и 1917-1990 гг․)	Архив СПб, ГУ Архивов Свердловской обл․, ЦГА Москвы	До 30 дней (обычно 10-15 дней)
Ведомственные архивы (министерств, ведомств, крупных корпораций)	Дела действующих и ликвидированных ведомственных организаций (МВД, МО, Росгвардия, РЖД, Газпром и т․д․)	Центральный архив МО, Архив РЖД	До 30 дней
Архивы организаций / Кадровые службы (действующие компании)	Дела личного состава действующих организаций (если архив не передан в госархив)	Кадровый отдел ООО «Ромашка», Архив Администрации Одинцовского района	В разумные сроки (обычно 3-5 рабочих дней)
Архивы ЗАГСов	Акты гражданского состояния (рождение, брак, смерть, усыновление) за последние 100 лет	Главное управление ЗАГС г․ Москвы, районные отделения ЗАГС	От 1 дня (в МФЦ) до 30 дней

Совет: Если организация ликвидирована — ищите дело в государственном архиве по последнему юр․ адресу организации․ Если действует, пишите в их кадровый отдел/архив․ Проверить, где дело, можно через портал «Архивы России» (archives․gov․ru) или Госуслуги (раздел «Получение архивной справки»)․

Оформление через Госуслуги (Электронный запрос)

С 2023-2024 гг․ многие региональные архивы (Москва, СПб, Московская обл․, Свердловская обл․) интегрированы в ЕПГУ (Госуслуги)․

Услуга: «Подготовка и оформление архивной справки, архивной выписки, копии и информационного письма по документам архивного фонда»․
Заполняется электронная форма (аналог заявления выше)․
Прикрепляются сканы паспорта, СНИЛС, доверенности (если нужно)․
Готовый документ можно получить: в личном кабинете (электронный вариант с ЭЦП), в МФЦ «Мои Документы», по почте или лично в архиве․

Типичные ошибки и причины отказа

Неполные данные для поиска: Не указано точное название организации (например, «Завод им․ Ленина» вместо «МОСКОВСКИЙ ЗАВОД ИМ․ В․И․ ЛЕНИНА»), нет дат рождения/работы․
Обращение не в тот архив: Дело передано в госархив, а вы пишете в ликвидированную организацию․
Отсутствие цели: Не указано «для СФР» или «для суда» — архив не знает, выдавать Форму № 9 или обычную справку․
Нет прав на получение: Запрашиваете чужую справку без нотариальной доверенности или решения суда․
Истечение сроков хранения: Дело подлежит уничтожению (редко для кадровых дел — они вечные/длительные, но бывает для справочных карточек)․

Чек-лист: Что проверить в полученной справке перед уходом из архива / открыв письмо

[ ] Наличие надписи «АРХИВНАЯ СПРАВКА» (не просто «Справка»)․
[ ] Исходящий номер и дата регистрации․
[ ] Печать организации-архива (круглая/треугольная с наименованием) и подпись заведующего архивом/архивариуса․
[ ] Указаны архивные шифры (Фонд, Опись, Дело, Листы) — это гарантия подлинности․
[ ] Текст излагает события хронологически, цитаты в кавычках․
[ ] Есть фраза об отсутствии иных сведений․
[ ] Для Формы № 9: заполнены все графы таблицы, стоит печать М․П․, две подписи (составителя и заведующего)․

Архивная справка — это официальный документ строгой отчетности․ В 2026 году ключевыми моментами остаются: точное указание цели получения (для СФР, Форма № 9, для суда/нотариуса — копия/выписка), полный пакет входных данных для поиска дела и соблюдение архивом формы оформления (реквизиты ГОСТ Р 7․0․97-2016)․ Используйте приведенные выше образцы заявления и текста справки как шаблоны, адаптируя их под свою ситуацию․ Для ускорения процесса рекомендуем подавать запрос через Госуслуги или МФЦ, если архив вашего региона подключен к электронному взаимодействию․

Дата актуальности информации: ․ Нормативная база: ФЗ от № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», Приказ Минтруда от № 10 (Форма № 9), ГОСТ Р 7․0․97-2016, методические рекомендации Росархива․