Данная статья представляет собой подробный образец должностной инструкции (ДИ) для специалиста по формированию электронного архива (профстандарт 07.009, уровень квалификации 4). В ней описаны все основные разделы, которые обычно включаются в ДИ, а также приведены рекомендации по их заполнению с учётом действующего профессионального стандарта и нормативных актов.

Общие положения

1. Наименование должности: Специалист по формированию и загрузке данных в систему электронного архива.
2. Код должности: 07.009‑4.
3. Подразделение: Отдел архивного дела (или ИТ‑отдел, если электронный архив входит в ИТ‑инфраструктуру).
4. Нормативный документ, на основании которого составлена инструкция: Профессиональный стандарт «Специалист по формированию электронного архива» (Минтруд России, приказ № 266н от ).
5. Утверждающая организация: Директор (ФИО) организации.
6. Дата утверждения: .

Цели и задачи должности

• Обеспечение создания, структурирования и загрузки обобщённых данных в систему электронного архива (СЭА) в соответствии с требованиями нормативных актов и внутренних регламентов.
• Подготовка технических заданий (ТЗ) для разработки и доработки модулей СЭА.
• Контроль качества загружаемых данных, их соответствие формату баз данных СЭА и требованиям к метаданным.
• Взаимодействие с внешними поставщиками услуг и товаров, связанными с архивным делом, в части оценки предложений и проведения переговоров.
• Обеспечение соблюдения правил использования персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения в СЭА.

Должностные обязанности

1. Подготовка и формирование данных:
   • Сбор исходных документов (бумажных и электронных) из подразделений организации.
   • Классификация и кодирование документов согласно установленным классификаторам.
   • Создание метаданных (название, дата, автор, тип документа, ключевые слова и т.д.).
2. Загрузка данных в СЭА:
   • Проверка соответствия формата файлов требованиям СЭА (PDF/A, TIFF, DOCX и др.).
   • Использование специализированных программных средств для массовой загрузки (batch‑import).
   • Контроль целостности и полноты загруженных пакетов.
3. Контроль качества:
   • Проведение верификации загруженных данных по методикам оценки качества (проверка уникальности, корректности метаданных, соответствия бизнес‑правилам).
   • Формирование отчётов о качестве загрузки и передача их руководителю отдела.
4. Разработка технической документации:
   • Составление и актуализация ТЗ на доработку функций СЭА.
   • Подготовка инструкций и рекомендаций для пользователей системы.
5. Взаимодействие с поставщиками:
   • Участие в переговорах, оценка предложений по закупке программного обеспечения, оборудования и услуг, связанных с архивным делом.
   • Контроль выполнения договорных обязательств поставщиков.
6. Соблюдение нормативов и регламентов:
   • Соблюдение правил использования персональных компьютеров и специализированного ПО в СЭА.
   • Соблюдение сроков выполнения работ и норм выработки, установленных в регламенте (например, загрузка не менее 5000 документов в месяц).
7. Участие в аудите и проверках:
   • Подготовка материалов для внутренних и внешних аудитов архивного дела.
   • Устранение выявленных несоответствий.

Права специалиста

• Запрашивать у руководителей подразделений и сотрудников необходимые документы и сведения для формирования архива.
• Вносить предложения по улучшению процессов формирования и загрузки данных в СЭА.
• Получать доступ к информационным системам и программному обеспечению, необходимому для выполнения должностных обязанностей.
• Участвовать в профессиональных обучениях, семинарах и конференциях, связанных с электронным архивом.
• Получать от руководства разъяснения по вопросам, возникающим в процессе работы.

Ответственность

1. За несоблюдение сроков выполнения работ и норм выработки – дисциплинарную ответственность в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
2. За нарушение правил использования персонального компьютера и специализированного ПО – материальную ответственность в случае причинения ущерба.
3. За недобросовестное исполнение обязанностей, в т.ч. загрузку некорректных или неполных данных – ответственность, предусмотренную внутренними нормативными актами организации.
4. За утрату, порчу или несанкционированный доступ к архивным документам – административную и (при необходимости) уголовную ответственность.

Требования к квалификации

Условия работы

• Рабочее место – офис с доступом к локальной сети и серверу СЭА.
• Режим работы – 40 часов в неделю, стандартный график 5/2.
• Оборудование – персональный компьютер, сканер, программное обеспечение СЭА, средства защиты информации.
• Социальные гарантии – согласно ТК РФ и внутренним нормативным актам организации.

Показатели эффективности (KPI)

1. Количество загруженных и успешно индексированных документов за месяц (целевой показатель – не менее 5 000 единиц).
2. Уровень качества загруженных данных (процент ошибок не более 1 %).
3. Соблюдение сроков выполнения задач, указанных в ТЗ (доля выполненных в срок – 95 % и более);
4. Количество подготовленных и утверждённых технических заданий за квартал.
5. Уровень удовлетворённости внутренних заказчиков (по результатам опросов – не менее 4,5 из 5).

Пример типовой формы должностной инструкции

Должностная инструкция
№ ___ от «__» _______ 2026 г.

Наименование должности: Специалист по формированию и загрузке данных в систему электронного архива.
Подразделение: Отдел архивного дела.
Нормативный документ: Профстандарт 07.009, приказ Минтруда РФ № 266н от .
Цели и задачи: (см. раздел 2).
Должностные обязанности: (см. раздел 3).
Права: (см. раздел 4).
Ответственность: (см. раздел 5);
Требования к квалификации: (см. раздел 6).
Условия работы: (см. раздел 7).
Показатели эффективности: (см. раздел 8).

УТВЕРЖДАЮ:
_____________________/ Директор
_____________________/ Сотрудник отдела кадров

Должностная инструкция специалиста по формированию электронного архива – это фундаментальный документ, который фиксирует обязанности, права, ответственность и требования к квалификации сотрудника, а также определяет показатели эффективности его работы. При составлении ДИ необходимо опираться на действующий профессиональный стандарт 07.009, учитывать особенности используемой в организации системы электронного архива и внутренние регламенты.

Тщательно проработанная инструкция помогает:

• Обеспечить единообразие выполнения процессов архивирования.
• Снизить риск ошибок при загрузке и индексации документов.
• Упростить контроль за соблюдением сроков и качества работ.
• Повысить уровень профессиональной подготовки персонала.

При необходимости инструкция может быть дополнена разделами «Обучение и повышение квалификации», «Взаимодействие с другими подразделениями» и «Порядок внесения изменений». Главное – сохранять её актуальность и соответствие изменяющимся требованиям законодательства и технологий.