Настоящий регламент определяет порядок и стандарты предоставления государственных и платных услуг архивов, а также права и обязанности заявителей и архивных учреждений. Основой регулирования являются:

• Приказ Федерального архивного агентства (ФАА) от 14 сентября 2023 г. № 93 «Об утверждении Административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги»;
• Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации;
• Методические рекомендации по оказанию платных услуг федеральными казенными учреждениями, подведомственными ФАА;
• Федеральные законы и подзаконные акты, регулирующие архивную деятельность.

Цель регламента

Обеспечить:

1. Прозрачность и предсказуемость процесса предоставления архивных справок, выписок, копий и иных услуг;
2. Соблюдение сроков и качества выполнения запросов;
3. Защиту прав граждан (российских и иностранных) и юридических лиц;
4. Контроль за использованием государственных архивных фондов.

Термины и определения

В рамках данного регламента применяются следующие основные термины:

• Заявитель – физическое или юридическое лицо, обратившееся в архив с запросом.
• Услуга – действие (или совокупность действий) архивного учреждения, направленное на удовлетворение запроса заявителя (выдача справки, копии, выписки, проведение генеалогического исследования и др.).
• Государственная услуга – услуга, предоставляемая бесплатно в рамках уставных задач архива.
• Платная услуга – услуга, за оказание которой взимается плата в соответствии с уставом и методическими рекомендациями.
• Запрос – письменное или устное обращение заявителя, содержащее конкретные требования к архивным документам.

Виды архивных услуг

В соответствии с Приказом № 93 и методическими рекомендациями, архивы предоставляют следующие услуги:

• Выдача архивных справок (подтверждение факта наличия/отсутствия документов);
• Выдача архивных выписок (полные или частичные копии документов);
• Выдача архивных копий (репродукции оригиналов);
• Оказание генеалогических запросов (поиск сведений о предках, родственниках и т.п.);
• Методическая помощь в организации документооборота и комплектования архивных фондов;
• Консультационные услуги (правовые, нормативные, технические).

Государственные vs. платные услуги

Государственные услуги предоставляются бесплатно, если они входят в уставные задачи архива. Платные услуги могут быть оказаны в следующих случаях:

1. Запросы, не относящиеся к обязательным функциям (например, генеалогические исследования, копии документов для частных нужд);
2. Услуги, требующие привлечения дополнительных ресурсов (срочное исполнение, доставка документов и т.п.).

Порядок подачи и рассмотрения запросов

Способы подачи

Заявитель может обратиться в архив:

• Лично, в приемный пункт архива;
• Почтовой отправкой (заказным письмом);
• Электронным способом (через официальный сайт архива, электронную почту или специализированный портал государственных услуг);
• По телефону (только для уточнения порядка подачи, не для передачи документов).

Содержание запроса

Запрос должен содержать:

1. Полные ФИО (для физических лиц) или наименование организации;
2. Контактные данные (почтовый адрес, телефон, e‑mail);
3. Точное наименование или описание требуемого документа (с указанием периода, номера, дела и т.д.);
4. Цель получения (социальная защита, пенсионное обеспечение, научные исследования, личные нужды и др.);
5. При необходимости – копию удостоверения личности (паспорт) или доверенности.

Регистрация обращения

После получения запроса архив обязуется:

• Присвоить заявлению регистрационный номер;
• Сформировать входящий акт (в электронном виде – ЭА);
• Уведомить заявителя о получении запроса в течение 3 рабочих дней.

Сроки рассмотрения

Согласно регламенту ФАА:

• Для государственных услуг – не более 30 календарных дней с момента регистрации запроса;
• Для платных услуг – сроки согласовываются с заявителем в предварительном порядке (обычно от 5 до 45 дней, в зависимости от сложности).

Результат рассмотрения

По завершении работы архив направляет заявителю:

• Ответное письмо (в электронном или бумажном виде) с выводами о наличии/отсутствии запрашиваемых документов;
• Запрошенные справки, выписки, копии (при их выдаче);
• Счет‑фактуру (для платных услуг) и акт выполненных работ.

Стоимость и порядок оплаты платных услуг

Оплата производится в рублях и может быть осуществлена следующими способами:

1. Наличный расчет в кассе архива;
2. Банковский перевод (реквизиты указываются в счете‑фактуре);
3. Электронные платёжные системы (по согласованию).

Тарифы устанавливаются в уставных документах конкретного архивного учреждения и публикуются на его официальном сайте. Примерные категории тарифов:

• Выдача справки – от 200 до 500 ₽;
• Копирование документа (одна страница) – от 5 до 15 ₽;
• Генеалогический запрос – от 1 000 до 5 000 ₽ (в зависимости от объёма и срочности).

Согласование стоимости

Перед началом выполнения платной услуги архив обязан:

• Согласовать с заявителем предварительный расчёт стоимости и сроки исполнения;
• Получить письменное согласие (подписанный договор или согласие в электронном виде).

Права и обязанности сторон

Права заявителя

• Получать полную и достоверную информацию о порядке и сроках выполнения запроса;
• Требовать соблюдения установленных сроков;
• Получать копии всех документов, связанных с рассмотрением запроса (входящий акт, решение, акт выполненных работ);
• Обжаловать действия (бездействие) архива в установленном порядке.

Обязанности заявителя

• Предоставлять достоверные сведения и необходимые документы;
• Своевременно оплачивать платные услуги;
• Соблюдать конфиденциальность полученных архивных материалов, если они подпадают под ограничения (секретность, персональные данные).

Права архива

• Отказать в предоставлении услуги, если запрос противоречит законодательству (например, запрашиваются документы, подпадающие под охрану государственной тайны);
• Запросить дополнительные сведения, необходимые для уточнения запроса;
• Взять плату за оказание платных услуг в соответствии с установленными тарифами.

Обязанности архива

• Рассматривать запросы в установленные сроки;
• Обеспечивать сохранность оригинальных документов и их копий;
• Сохранять конфиденциальность персональных данных, содержащихся в архивных материалах;
• Вести реестр всех запросов и предоставлять статистику в органы контроля (Росархив, Росстандарт и др.).

Порядок обжалования решений архива

Если заявитель не согласен с решением архива (отказ, несоответствие сроков, качество предоставленных материалов), он имеет право:

1. Подать апелляционную жалобу в тот же архив в течение 10 рабочих дней с момента получения ответа;
2. Если апелляция не удовлетворена, обратиться в Росархив (Федеральное архивное агентство) в течение 30 календарных дней;
3. В случае нарушения прав заявителя, подать иск в суд в соответствии с Гражданским процессуальным кодексом РФ.

Все обращения рассматриваются в порядке, установленном Федеральным законом «Об обращении граждан в органы государственной власти».

Особенности предоставления услуг иностранным гражданам

Согласно регламенту, изложенному в публикации «Регламент Росархива по предоставлению услуги по выдаче архивных справок российским и иностранным гражданам», для иностранных заявителей действуют дополнительные требования:

• Необходимо предоставить документ, подтверждающий личность (паспорт иностранного гражданина) и законный интерес к получаемой информации;
• Согласовать сроки и стоимость работ в предварительном порядке – архив обязан уведомить заявителя о предполагаемых затратах до начала выполнения услуги;
• В случае генеалогических запросов – услуга считается платной и оформляется на основании договора.

Контроль и мониторинг выполнения регламента

Контроль за соблюдением регламента осуществляют:

• Федеральное архивное агентство – ежегодный аудит качества предоставляемых услуг;
• Росстандарт – проверка соответствия процессов установленным стандартам (ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Управление архивными фондами»);
• Граждане и организации – через портал Госуслуги могут оставлять отзывы и жалобы.

Показатели эффективности

Ключевые показатели (KPI), используемые в оценке работы архивов:

1. Средний срок выполнения запросов;
2. Процент запросов, выполненных в установленный срок;
3. Уровень удовлетворённости заявителей (опросы, отзывы);
4. Количество жалоб и их разрешённость в установленный срок.

Регламент на оказание услуг архива – это комплексный документ, который обеспечивает:

• Прозрачность и предсказуемость процесса взаимодействия граждан и организаций с архивными учреждениями;
• Соблюдение прав заявителей и сохранность государственных архивных фондов;
• Эффективный контроль со стороны надзорных органов и возможность своевременного исправления нарушений.

Соблюдение всех пунктов регламента гарантирует качественное и законное предоставление архивных услуг, а также укрепляет доверие общества к работе государственных архивов.

Дата актуализации: 10 июля 2026 г.