- Законность. Документы должны соответствовать действующему законодательству РФ о архивном деле (Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле»).
- Аутентичность. Оригиналы или заверенные копии, подтверждающие подлинность материалов.
- Уникальность. Документ не должен дублировать уже хранящиеся в архиве материалы, если только не требуется их консервация в нескольких экземплярах.
- Сохранность. Подача должна осуществляться в условиях, не наносящих вреда бумаге, фотоматериалам, электронным носителям и т.д.
Кому и какие документы могут быть переданы в архив
В архив могут быть переданы:
- Государственные и муниципальные органы власти;
- Организации и предприятия (в т.ч. частные);
- Физические лица (наследники, авторы, исследователи);
- Образовательные учреждения, научные институты, библиотеки.
Типы документов
- Печатные и рукописные документы (акты, протоколы, письма).
- Фотографии, аудио‑ и видеоматериалы.
- Электронные файлы (текстовые, графические, базы данных).
- Артефакты, карты, чертежи, схемы.
Порядок подачи документов
Предварительная подготовка
Перед тем как отправлять документы, необходимо выполнить следующие шаги:
- Составить перечень. Оформить пакет документов с указанием названий, дат, авторов и краткого содержания.
- Оценить состояние. При наличии повреждений – провести консервацию (при необходимости обратиться в специализированную службу).
- Оформить сопроводительные документы. Это может быть акт приёма‑передачи, заявление о передаче, согласие на обработку персональных данных;
- Выбрать форму подачи. Лично, почтовой отправкой, курьером или через электронный сервис (если архив поддерживает онлайн‑приём).
Подача в электронном виде
С 2026 года многие архивы (в т.ч. государственные) используют специальные суперсервисы для приёма документов онлайн. При этом необходимо соблюдать следующие требования:
- Файлы должны быть в форматах PDF/A, TIFF, MP4, WAV, CSV и др., указанных в правилах конкретного архива.
- Размер отдельного файла не превышает 100 МБ (при необходимости – разбить на части).
- Для каждого файла требуется заполнить метаданные: название, дата создания, автор, ключевые слова.
- Подтвердить подлинность подписью (ЭЦП) или сканированным оригиналом подписи.
Подача в бумажном виде
Если документы передаются в физическом виде, следует:
- Упаковать их в неповреждающие материалы (папки, конверты из нейтрального картона, без пластика).
- Нанести маркировку: «Для архива», «Срочно», «Не открывать без согласования» – в зависимости от характера.
- Сопроводить пакет оригиналом акта приёма‑передачи, подписанным обеими сторонами.
- Отправить через проверенного курьера или лично с подписью в журнале приёма.
Требования к оформлению сопроводительных документов
Сопроводительные документы оформляются в соответствии с ГОСТ 7.32‑2001 (деловая переписка) и ГОСТ 7.0‑2003 (библиографическое описание). Основные элементы:
- Шапка: название организации‑передатчика, реквизиты, дата.
- Текст заявления: цель передачи, перечень передаваемых материалов, срок хранения.
- Подписи ответственных лиц (руководитель, архивист).
- При необходимости – печать организации.
Сроки и условия хранения
После приёма архив обязуется:
- В течение 5 рабочих дней оформить акт приёма‑передачи и выдать копию заявителю.
- Провести классификацию и оценку состояния в течение 30 дней (в зависимости от объёма).
- Установить срок хранения (постоянный, временный, условный) в соответствии с нормативными актами.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли передать в архив электронные документы без бумажных оригиналов?
Да, если архив имеет соответствующую техническую инфраструктуру и подтверждена юридическая сила электронных подписей.
Что делать, если часть документов имеет дефекты?
Необходимо предварительно провести консервацию в специализированной лаборатории. При невозможности восстановления – оформить акт о частичном приёме с указанием причин.
Как узнать, приняты ли мои документы?
После подачи вы получаете регистрационный номер. По этому номеру можно отслеживать статус в личном кабинете архива или по телефону приёмной.
Соблюдение перечисленных условий гарантирует корректный приём документов в архив, их надёжное хранение и возможность дальнейшего использования исследователями и общественностью. При подготовке материалов рекомендуется заранее уточнить специфические требования конкретного архива, так как они могут различаться в зависимости от типа хранилища (государственное, муниципальное, частное) и формата передаваемых материалов.
Помните: правильная подготовка и оформление – залог сохранения исторической памяти для будущих поколений.
Дата публикации: 11 июля 2026 г;