Кратко: Да. Трудовые договоры и сопутствующие документы подлежат обязательному архивированию в соответствии с Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом «Об архивном деле» и отраслевыми нормативными актами. Невыполнение этой обязанности влечёт административную ответственность и может создать проблемы при проверках трудовой инспекции.
Содержание
- Правовая база
- Кто обязан вести архив
- Где хранить архивные документы
- Сроки хранения
- Формат хранения: бумажный vs электронный
- Последствия несоблюдения
- Лучшие практики архивирования
- Часто задаваемые вопросы
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие вопрос архивирования трудовых договоров:
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 80, 81, 84, 85. В них указаны обязательные документы, которые работодатель обязан вести и сохранять.
- Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле» (2002 г.) – определяет порядок создания, хранения и использования архивных фондов.
- Приказ Минтруда России № 3н от «Об утверждении формы и порядка ведения личных дел работников» – конкретизирует перечень документов, подлежащих хранению.
- ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Система стандартов по информации, документации и издательскому делу; Архивные документы. Требования к оформлению» – регламентирует оформление и классификацию архивных материалов.
- Отраслевые нормативы (например, в банковском, страховом, энергетическом секторах) могут предусматривать более длительные сроки хранения.
Кто обязан вести архив
Обязанность вести архив трудовых договоров возлагается на:
- Юридических лиц (ООО, АО, ПАО и др.) – в их личных делах работников.
- Индивидуальных предпринимателей, если они имеют наёмных работников.
- Государственные и муниципальные организации – в рамках их государственных архивов.
Если у организации нет собственного архивного отдела, документы передаются в филиал архивного управления или в федеральный архив по месту нахождения организации.
Где хранить архивные документы
Существует два основных варианта хранения:
Собственный архив организации
- Помещение должно отвечать требованиям пожарной безопасности, климат-контроля и защиты от влаги.
- Необходимо вести журнал учёта архивных документов (регистрационный лист).
- Документы классифицируются по деловым единицам (например, «Личные дела работников»).
Передача в государственный (региональный) архив
- Обязательна, если организация обязана вести архивный фонд в соответствии с законом об архивном деле.
- Документы передаются в архив в течение 30 дней после их формирования (за исключением временных документов).
- Получение актa приема‑передачи подтверждает факт сдачи в архив.
Сроки хранения трудовых договоров
| Документ | Срок хранения (по ТК РФ) | Особые условия |
|---|---|---|
| Трудовой договор (все варианты) | 5 лет после прекращения трудовых отношений | Если договор заключён на срок более 1 года – срок может быть увеличен до 10 лет в зависимости от отрасли. |
| Приказы о приёме, переводе, увольнении | 5 лет | Считаются частью личного дела работника. |
| Трудовая книжка (копии) | 5 лет после увольнения | Если работник умер – хранить до 10 лет. |
| Документы о выплате заработной платы, премий, компенсаций | 5 лет | Для бухгалтерского учёта – 5 лет, для налоговой – 4 года. |
Для некоторых отраслей (банки, страховые компании, оборонная промышленность) сроки могут быть удлинены до 10–15 лет в соответствии с отраслевыми нормативами.
Формат хранения: бумажный vs электронный
С 2015 года в России допускается электронное архивирование трудовых документов, если соблюдены следующие условия:
- Документы подписаны электронной подписью, соответствующей требованиям ФЗ № 63 «Об электронной подписи».
- Система электронного документооборота (ЭДО) сертифицирована и соответствует требованиям ФСТЭК.
- Обеспечена доступность, неизменность и защита от несанкционированного доступа (шифрование, резервное копирование).
- Сохраняется возможность построения цепочки доказательств (логирование всех действий с документом).
Преимущества электронного архива:
- Экономия физического пространства.
- Ускоренный поиск и доступ к документам.
- Упрощённое формирование отчётных форм для проверок.
Недостатки:
- Необходимость инвестиций в программное обеспечение и инфраструктуру.
- Требования к квалификации персонала.
Последствия несоблюдения требований
Нарушения могут привести к:
- Административной ответственности – штрафы для юридических лиц от 5 000 до 30 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ) и для индивидуальных предпринимателей от 1 000 до 5 000 рублей.
- Отказ в проведении проверок или вынесение предписаний о немедленном исправлении нарушений.
- Судебные споры с работниками: отсутствие оригинала договора может стать основанием для признания его недействительным.
- Потеря доказательной базы в случае трудовых споров (например, при расчёте компенсаций).
Лучшие практики архивирования трудовых договоров
- Создайте регламент внутреннего документооборота, включающий порядок формирования, подписания и передачи в архив.
- Назначьте ответственного за архив (например, руководителя отдела кадров или архивариуса).
- Внедрите ЭДО с автоматическим формированием актов приёма‑передачи.
- Регулярно проводите инвентаризацию архивных фондов (не реже одного раза в год).
- Обеспечьте резервное копирование электронных архивов и храните копии в отдельном месте.
- Обучайте персонал правилам работы с архивными документами и требованиям конфиденциальности.
- Следите за изменениями в законодательстве (подписывайтесь на рассылки Минтруда, ФСТЭК).
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли сдавать в архив каждый подписанный трудовой договор?
Да. Каждый оригинальный трудовой договор (включая дополнения и изменения) подлежит архивированию в течение 30 дней после его подписания.
Можно ли хранить только электронные копии, если оригинал бумажный?
Электронные копии могут использоваться как вспомогательные, но оригинал бумажного договора обязан храниться в архиве до окончания срока хранения.
Что делать, если договор был утерян?
Необходимо оформить акт о потере, провести расследование, восстановить документ (если возможно) и сообщить об этом в трудовую инспекцию. При отсутствии возможности восстановления могут возникнуть штрафы.
Какой срок хранения у трудовой книжки?
Трудовая книжка (или её копия) хранится в личном деле работника 5 лет после увольнения. При необходимости (например, при проверке) её можно запросить у бывшего работника.
Нужно ли сдавать в архив документы о временной работе (графики, табели учёта рабочего времени)?
Да, они являются частью личного дела работника и подлежат хранению в течение того же срока, что и трудовой договор – 5 лет после прекращения трудовых отношений.
Сдача трудовых договоров в архив – обязательный процесс, регулируемый Трудовым кодексом РФ и законом «Об архивном деле». Правильное архивирование обеспечивает:
- Защиту интересов работодателя и работника;
- Соблюдение требований контролирующих органов;
- Упрощение работы с документами в случае проверок и судебных разбирательств.
Внедрение современных систем электронного документооборота и соблюдение регламентов хранения помогут избежать штрафов и сохранить документальную чистоту бизнеса.
Дата публикации: 9 июля 2026 г.