Дата публикации: 11 июля 2026 г․, 20:28 (по московскому времени)

В 2025‑2026 годах законодательство в сфере архивного хранения электронных документов активно развивалось․ Появились новые нормативные акты, уточнены методические рекомендации, а некоторые законопроекты так и не прошли в закон․ В статье рассмотрим ключевые изменения, их влияние на практику и рекомендации для организаций, которые уже работают с электронными архивами․

Текущее состояние нормативной базы

Согласно материалу Светланы Азаровой, методолога‑аналитика компании Directum, в 2025 году не было масштабных реформ, но были приняты важные «точечные» поправки, которые формируют основу дальнейшей цифровизации архивного дела․

• Продолжается работа над регламентом создания, использования и хранения электронных документов․
• Не все анонсированные ранее инициативы вошли в силу – некоторые остаются на стадии обсуждения․
• Особое внимание уделяется методическим рекомендациям к Правилам 2023‑го года, где подробно описаны требования к системам хранения электронных документов (СЭД)․

Что уже принято и влияет на работу

1. Методические рекомендации к Правилам 2023‑го года – уточняют порядок классификации, метаданных и контроля доступа к электронным архивам․
2. Обновлённые ГОСТы (см․ ниже) – вводят новые термины и обязательные реквизиты, такие как QR‑коды и метки доверенного времени․
3. Требования к подписи и подписи‑документу стали более строгими: теперь необходимо указывать точную дату и время подписи в формате доверенного времени․

Законопроект об электронных дубликатах

В декабре 2024 года планировалось рассмотреть законопроект об оцифровке документов․ Однако в 2025 году он дважды включался в план сессий Государственной Думы (июнь и декабрь) и так и не был принят․

Экспертные сообщества называют его «нежизнеспособным» по следующим причинам:

• Высокие правовые риски фальсификации электронных копий․
• Отсутствие согласованности с существующими законами о доказательной силе электронных документов․
• Критика со стороны силовых структур, Верховного Суда и бизнеса, которые указывают на недостаточную надёжность электронных дубликатов в судебных разбирательствах․

В конце 2023 года было предложено подготовить отдельный законопроект, посвящённый именно электронным дубликатам, а не вносить поправки в уже существующие акты․ На данный момент перспективы его принятия выглядят более реальными, но окончательное решение, скорее всего, будет принято через отраслевые нормы или новый специализированный текст․

Обновлённые ГОСТы по делопроизводству и архивному делу

В 2025 году вступили в силу два ключевых ГОСТа, которые изменяют правила оформления и хранения электронных документов․

ГОСТ 7․0․8‑2025 «Системы электронного документооборота и архивного дела»

В силу с 1 марта 2025 года․ Основные нововведения:

• Добавлено 50 новых терминов, среди которых официальные определения для:
  • Систем электронного документооборота (СЭД);
  • Систем хранения электронных документов (СХЭД);
  • Технического архива․
• Термин «подпись» теперь имеет чёткое определение, а «роспись» оставлена как художественное оформление․
• Определение «электронный документ» исключено, что оставляет пространство для профессиональных дискуссий․

Если в ваших внутренних нормативных актах использовались термины из ГОСТ 7․0․8‑2016, необходимо их актуализировать в соответствии с новым ГОСТом․

ГОСТ 7․0․9‑2025 «Оформление электронных документов»

В силу с 18 августа 2025 года․ Ключевые требования:

1. Электронные документы оформляются по тем же правилам, что и бумажные, включая расположение реквизитов․
2. Введён новый 31‑й реквизит – QR‑код, который автоматизирует поиск и идентификацию документа в ИС․
3. Обязательная метка доверенного времени в электронных подписях: указывается точная дата и время подписания․
4. Требуеться обязательное оформление заголовка документа и изменены наименования некоторых реквизитов․

Организациям, использующим данный ГОСТ, следует пересмотреть регламентирующие документы и шаблоны оформления, чтобы они соответствовали новым требованиям․

Практические рекомендации для организаций

Чтобы успешно адаптироваться к новым правилам, рекомендуется выполнить следующие шаги:

Аудит текущих нормативных актов

• Сравните внутренние регламенты с требованиями ГОСТ 7․0․8‑2025 и ГОСТ 7․0․9‑2025․
• Обновите определения терминов, особенно «система электронного документооборота», «технический архив» и «подпись»․
• Убедитесь, что в шаблонах документов присутствует QR‑код и метка доверенного времени․

Техническая подготовка СХЭД

1. Проверьте, поддерживает ли ваша система автоматическую генерацию QR‑кодов и их привязку к метаданным․
2. Настройте интеграцию с сервисом доверенного времени (ТДВ) для автоматического добавления метки времени в подписи․
3. Обеспечьте резервное копирование и хранение «электронных дубликатов» в соответствии с рекомендациями отраслевых экспертов (поскольку законопроект пока не принят)․

Обучение персонала

Проведите семинары по новым требованиям ГОСТов, уделив внимание:

• Правильному заполнению 31‑го реквизита (QR‑код)․
• Использованию доверенного времени при подписании․
• Различию между «подписью» и «росписью» в официальных документах․

Взаимодействие с контролирующими органами

Регулярно информируйте органы архивного надзора о внедрении новых процедур, предоставляйте отчёты о соответствии ГОСТам и готовьте ответы на запросы о доказательной силе электронных документов․

Перспективы развития и выводы

Несмотря на то, что законопроект об электронных дубликатах пока остаётся в статусе проекта, тенденция к усилению контроля над электронными архивами очевидна․ Основные направления развития в ближайшие годы:

• Дальнейшее уточнение понятия «электронный документ» в будущих ГОСТах или федеральных законах․
• Внедрение обязательных механизмов верификации подлинности (например, блокчейн‑технологии) для повышения доказательной силы электронных копий․
• Расширение требований к автоматизации поиска (QR‑коды, метаданные) и кибербезопасности архивных систем․

Для организаций критически важно:

1. Своевременно адаптировать внутренние регламенты к обновлённым ГОСТам․
2. Подготовить техническую инфраструктуру к работе с QR‑кодами и доверенным временем․
3. Следить за ходом законодательных инициатив, особенно в части электронных дубликатов, и готовиться к их возможному принятию․

Только комплексный подход – сочетание нормативного соответствия, технологической готовности и постоянного обучения персонала – позволит эффективно управлять электронными архивами в условиях быстро меняющегося правового поля․

Автор: Светлана Азарова, методолог‑аналитик, эксперт направления «Электронных архивов», Directum

Источник: Новости законодательства в области архивного хранения в 2026 году (25 марта 2026)